Wie den Postausgang eines Email Postfaches kontrollieren? Outlook 2010

[timo82]

Hi,

ich habe bei meienr Firma bisher nur 1 Emailadresse:

info@musterfirma.de

Bislang habe ich die immer alleine abgerufen. Zum Glück bekomme ich immer mehr Arbeit, jetzt habe ich eine Sekretärin angestellt, die mir bei der Arbeit hilft und den Laden schmeißt, wenn ich nicht da bin.

Bislang habe ich das mit ihr so gelöst:

Ihr Notebook ruft die Emailadresse info@ per IMAP ab, sie hat also den aktuellen Serverstand auf ihrem PC.
Wenn da was dringendes dabei ist kann sie die Mails beantworten. Ihre gesendeten Mails habe ich in den Posteingang auf den Server kopieren lassen.

Wenn ich nun wieder im Büro bin, dann chekce ich an meinem Notebook die Emails (per POP3). Auf meinem PC landen nun alle Emails, die in meiner Abwesenheit ankamen und ihre Antworten.
Wenn Sie jetzt abruft ist ihr Posteingang leer.

So weit, so gut.

Jetzt stellt sich aber mittlerweile die Situation, dass Emails kommen, die an mich persönlich gehen sollen.

Ich habe dazu eine weitere Emailadresse und ein weiteres Postfach angelegt:
timo@musterfirma.de

Auf meinem Server habe ich nun 2 Postfächer:

Postfach 1 - hier landen alle Emails an die Info Adresse

Postfach 2 (jetzt neu) - hier landen alle Emails an Timo.


Sie ruft jetzt mit Ihrem PC per POP3 das Postfach 1 ab.

Ich rufe mit meinem PC das Postfach 2 ab.


Sie bekommt so keine Emails, die an mich persönlich gehen.
Ich habe ausserdem eine Weiterleitung von Postfach 1 an Postfach 2 auf dem Server eingerichtet, so dass ich auch alle Emails an die Info Adresse bekomme.


Jetzt meine Frage:

Wie kann ich einstellen, dass sie das Postfach 1 abruft, eine Kopie ihrer gesendeten Emails im Postfach 2 landen?

Kann ich das mit Outlook konfigurieren?

Hoffentlich kapiert das jemand

 

[Dr. Onk]

Probier mal den Regel-Assistenten im Outlook - der kann mehr, als man denkt.
Da gehste auf Datei --> (Punkt Informationen sollte schon vorgewählt sein) --> Regeln und Benachrichtigungen verwalten

Ich könnte mir vorstellen, dass Du da bei Deiner Sekretärin ne Regel erstellst. Mach am besten ne Regel ohne Vorlage. Da gibt es beim Assistenten schon unten den Punkt "Nach dem Senden einer Nachricht". Da könnte ja z.B. automatisch eine Kopie der Nachricht an Dich geschickt werden und Du erstellst ne Regel bei Dir, dass diese Mails in nen speziellen Unterordner landen.

Oder so ... :-)

 

[icyFranky]

Gute Idee, oder die Markierungsoption von Outlook verwenden,
wer die Mail bearbeitet hat - eine Farbe zuordnen.

Alternativ beantwortete Mails direkt in einen Ordner verschieben.

Jedenfalls kein Pop...

 

[timo82]

Mir geht es darum, dass ich auf meinem Notebook ALLE eingegangenen Emails und alle ausgegangenen habe, weil ich manchmal beim Kundne nachschauen muss, wann ich/meine Sekretärin geantwortet haben.

Markieren, dass einer geantwortet hat bringt da nichts. Ich brauche auch dne Inhalt der Antwort.

@ Dr. Onk:
Der Tipp ist gut, ich habe es soweit gebracht:

Nach dem Senden einer Nachricht
über Konto info@musterfirma.de
und nur auf diesem Computer
diese an einer Person/öffentlichen Gruppe kopieren (cc)

Ich sitze gerade am Notebook der Sekretärin - die hat schon Feierabend.
Das wäre so schon gut. Bcc wäre perfekt!

 

[Luca Brasi]

Ich würde beide Accounts nur per Imap abrufen. Die Sekretärin ruft nur Account 1 ab, du rufst beide ab. Die von ihr gesendeten Mails siehst du dann im Gesendet-Ordner von Account 1.

 

[Dr. Onk]

Genauso gut könnte man sich auch einfach das Postfach der Sekretärin zusätzlich anbinden. Soweit ich weiß, muss man dazu ja auch seit Outlook 2007 kein zusätzliches Profil anlegen.

Das hätte den Vorteil, dass man alles sehen kann, was die Sekretärin so im Mailpostfach empfängt und sendet.

 

[timo82]

Ich würde beide Accounts nur per Imap abrufen. Die Sekretärin ruft nur Account 1 ab, du rufst beide ab. Die von ihr gesendeten Mails siehst du dann im Gesendet-Ordner von Account 1.

Dann platzt mein Server in 3 Monaten...


Problematisch wirds ausserdem, wenn sie auch noch eine persönliche Emailadresse haben möchte.

 

[Dr. Onk]

@Timo82:
Hab es eben auch mal so getestet wie Du es eingestellt hast - Ein BCC macht er natürlich dabei nicht, sondern nur ein CC.
Ansonsten würde es klappen.

Auf jeden Fall solltest Du Deiner Sekretärin aber Bescheid geben, dass Du alle Mails von ihr in CC bekommst, ansonsten bekommste vielleicht Ärger wegen privaten Mails von ihr

 

[Luca Brasi]

Dann platzt mein Server in 3 Monaten...


Problematisch wirds ausserdem, wenn sie auch noch eine persönliche Emailadresse haben möchte.

Dann würd ich mir vielleicht mal Gedanken über den Provider machen. Imap ist halt schon nützlich, weil deine Mails relativ sicher beim Provider und auf deinen Geräten liegen. Erst recht wenn die Sekretärin noch einen eigene Adresse braucht würde ich es so einrichten, sonst blickt da bald doch keiner mehr durch...

 

[timo82]

@Timo82:
Hab es eben auch mal so getestet wie Du es eingestellt hast - Ein BCC macht er natürlich dabei nicht, sondern nur ein CC.
Ansonsten würde es klappen.

Warum ist das so klar, daass es nicht als BCC geht?

Bei CC ist blöd, dass hier alle Mails 3 mal ankommen, wenn jemand auf "allen antworten" klickt.

Einmal an timo, einmal an info sekretärin und einmal an info über pop.

Meiner Sekretärin sag ich natürlich Bescheid, was denkst du denn?

Blöd ist, dass ich auf meinem Server nur 2 Postfächer habe.
Denen kann ich zwar unendlich viele Adressen zuordnen, aber ich weiß nicht, wie ich es optimal mache.

timo@ rufe ich per POP ab. Davon bekommt sie nichts mit. Postfach 1 aufm Server

sekretariat@ ruft sie per POP ab - das ist privat für sie. Postfach 2 aufm Server

Bis hierher kein Problem.

Nun gibt es aber noch die info Adresse. Die kann ich ja nicht Postfach 1 oder Postfach 2 zuordnen, weil:

wäre es postfach 1, dann würde sie beim Abrufen auch alle Mails an mich lesen.
wäre es postfach 2, so liefe es umgekehrt...

Also habe ich mir ausgedacht, dass alle Mails an die Info Adresse im Postfach 1 liegen und (auf dem Server) in Postfach 2 weitergeleitet (kopiert) werden.
So sind eingehende Emails an die Info@ in beiden Postfächern.

Bis hier funktioniert alles super.

Nur wir komme ich an die Emails, die sie über die Info@ beantwortet?

Die Regelsache mit BCc wäre perfekt, wenn es BCC wäre.

Oder kann sie die irgendwie über Postfach 1 raussenden (anderer Postausgangsserver geht ja) und die Kopien bleiben im Postfach 1 aufm Server?

Ich mach gleich Feierabend, melde mich dann in ner Srtunde von zuhause wieder...

Dann würd ich mir vielleicht mal Gedanken über den Provider machen. Imap ist halt schon nützlich, weil deine Mails relativ sicher beim Provider und auf deinen Geräten liegen. Erst recht wenn die Sekretärin noch einen eigene Adresse braucht würde ich es so einrichten, sonst blickt da bald doch keiner mehr durch...

IMAP ist Mist für mich. So viel webspace kann ich gar nicht mieten. Manchmal kommen hier 100mb am Tag rein. Wielange soll das denn gut gehen bzw. qwieviel Serverplatz brauche ich da?

Sicher leigen die Mails hier auch. Sicherungen sind auf 4 Notebooks und NAS.

 

[Dr. Onk]

Nach dem Senden einer Nachricht
über Konto info@musterfirma.de
und nur auf diesem Computer
diese an einer Person/öffentlichen Gruppe kopieren (cc)

Die zweite Zeile kannste bei der Regelerstellung übrigens auch ohne Auswahl überspringen, dann gilt die Regel für alle Mails, die von diesem Outlook aus gesendet werden. Er bringt dann noch einmal zur Sicherheit ne Warnmeldung über diesen Fakt.
Wegen BCC schau ich nochmal. Da muss es doch auch was geben

 

[timo82]

Ich hoffe, dass es da was gibt!

Damit wären meine Probleme erstmal gelöst!

 

[Dr. Onk]

Boah, ich glaub jetzt hakt es aus bei mir - hab nischt zum automatischen BCC gefunden im Outlook direkt.
Brauch auch Feierabend jetz.

Cya!