Wie organisiert ihr in Outlook Wiedervorlagen?

[sinkpäd]

Hallo zusammen,

ich arbeite jetzt schon etliche Jahre mit Outlook, aber habe noch immer keinen perfekten Weg gefunden, mit Wiedervorlagen zu arbeiten.

Es haben sich bei mir verschiedene Workflows herauskristallisiert:

1. Fähnchen setzen (zur Nachverfolgung)
Nervig, da ich die Mails im Posteingang weghaben möchte, mich die Seitenleiste nervt und weil ich die Wiedervorlagen gerne im Kalender haben möchte

2. Händisches Eintragen der Wiedervorlage in den Kalender
Eigentlich relativ easy, aber damit man den Kontext noch versteht, muss man sich dann den Inhalt der gesendeten Mail wieder in den Termin kopieren

3. Sich in der Mail an den Kunden BCC setzen und aus der eingehenden BCC Mail eine Besprechung machen, ohne jemanden einzuladen.
Mittlerweile mein Lieblingsworkflow, aber auch nicht perfekt.


Wie handhabt ihr das denn so?

 

[Baya]

Nachverfolgung, Datum und Zeit manuell festlegen, Mail verschieben.

 

[xexex]

2. Händisches Eintragen der Wiedervorlage in den Kalender
Eigentlich relativ easy, aber damit man den Kontext noch versteht, muss man sich dann den Inhalt der gesendeten Mail wieder in den Termin kopieren

Du ziehst eine Mail in den Kalender, setzt ein Zeitraum, fertig.

Wenn es darüber hinaus gehen soll, du häufig den Kunden hinterher telefonierst und nachvollziehen willst welche Vorgänge alle erfolgt sind, wäre eine CRM Lösung aber die bessere Wahl.

 

[sinkpäd]

Du ziehst eine Mail in den Kalender, setzt ein Zeitraum, fertig.

Für diesen Tipp hat sich der Thread schon gelohnt

 

[Nitschi66]

Warum arbeitest du nicht einfach mit "Aufgaben" in Outlook? Wird dein Kalender nicht wahnsinnig unübersichtlich wenn da jeden tag zig wiedervorlagen drinstehen?

@xexex Sehr guter Flow wenn man genau das will, was der TE sucht! Merke ich mir auch mal.

 

[sinkpäd]

Warum arbeitest du nicht einfach mit "Aufgaben" in Outlook? Wird dein Kalender nicht wahnsinnig unübersichtlich wenn da jeden tag zig wiedervorlagen drinstehen?

Ich kann nicht gut den Überblick behalten, wenn meine Tasks und Termine an zwei verschiedenen Orten stehen und das obwohl die Aufgabenleiste ja auch permanent offen ist auf Wunsch. Ich neige dann dazu, die Aufgaben zu schieben bzw. zu übersehen, weil der Kalender ohnehin immer gut bestückt ist und man dann zwischen den Terminen keine Zeit für die Aufgaben findet. Daher habe ich sie lieber als Termin drin und schiebe sie dann ggf. einen Tag weiter.

 

[Nitschi66]

Kann ich nachvollziehen. Auf verschiedenen Hochzeiten tanzen ist immer käse. Habe damit auch große Probleme und versuche selbst immer möglichst mit nur einem tool arbeiten zu können.

Aber ganz speziell: Wie machst du das mit Aufgaben/Sachen, die über mehrere Tage gehen? Also eine Aufgabe, für die ein Arbeitstag nicht reicht. Schiebst du dann immer diesen Kalendereintrag rüber in den nächsten Tag?

 

[Tamron]

Ich arbeite mit "Anpinnen". Das geht aber nur im neuen Outlook oder im alten Outlook, wenn du in der Insider Beta bist. Ich nutze das seit 2021 so.

 

[Lord B.]

Ich arbeite da auch immer mit Fähnchen und manuellem setzen des Termins aber:

Du ziehst eine Mail in den Kalender, setzt ein Zeitraum, fertig.

Das werde ich mir dann künftig auch mal überlegen, so simpel eigentlich, danke dafür.

 

[xexex]

Merke ich mir auch mal.

Wobei das nur ein simpler Weg ist, den es schon länger gibt. Mittlerweile führen mehrere Wege zum Ziel. Neben dem Drag & Drop, gibt es noch diesen Knopf, mit einem ähnlichen Effekt, nur wird daraus direkt eine Besprechung gemacht.

Desweiteren, rein als Wiedervorlage, würde sich eigentlich sogar eine Aufgabe besser empfehlen. Auch das geht per Drag & Drop, oder man konfiguriert sich über QuickSteps passende Schritte selbst.

 

[Frightener]

Ich benutze die Funktion "Erneut erinnern".

 

[sinkpäd]

Aber ganz speziell: Wie machst du das mit Aufgaben/Sachen, die über mehrere Tage gehen? Also eine Aufgabe, für die ein Arbeitstag nicht reicht. Schiebst du dann immer diesen Kalendereintrag rüber in den nächsten Tag?

Ich bin Softwareberater und plane die Termine / Tasks dann entsprechend mit genug Puffer ein. Wenn ein Termin / Task mal kürzer geht, gibt es im Posteingang immer noch was zu tun

 

[halwe]

Ich benutze manchmal die "Fähnchen. Manchmal verlinke ich die Mails auch in Aufgaben oder Termine hinein (geht bei mir per Taste).
Grundsätzlich sehe ich aber schon einen gewaltigen Unterschied zwischen Kalender (extern definierte Terminsituationen) und Aufgabenliste (intern definierte Arbeitsziele). So ist für mich die Aufgabenliste immer der erste Anlaufpunkt. Termine stehen in der Terminliste, melden sich im Zweifelsfall aber auch von selbst.

Letztlich ist es dann so, dass ich zu den Projekten jeweils Aufgaben habe, in denen relevante Mails und Termine verlinkt sind.

Innerhalb der Aufgabenliste gibt es dann die verschiedenen Kennzeichnungen, auch farblich, damit ich zwischen kleinen/großen, dienstlichen/privaten, verschiebbaren/unaufschiebbaren Aufgaben unterscheiden kann.