Word Dokument in Excel übertragen

[Schnitzelsemmel]

Hallo, ich steh vor einer kleinern Aufgabe. Und zwar möchte ich für meine Schwester eine Rechnungsvorlage in Excel erstellen. Sie hat ein kleines Nebengewerbe angemeldet und muss nun ab und zu eine Rechnung schreiben. Da das wirklich nur in überschaubarem Rahmen abläuft, verzichtet Sie auf spezielle Rechnungsprogramme. Eine Excel Vorlage, die den Rahmenbedingungen und Anforderungen eines Kleinunternehmens gerecht werden soll reichen.

Absolutes Standardding, Logo, Kopf und Fußzeile, kleine Tabelle mit den Positionen usw...

Ich hab eine wunderbare kostenlos zur Verfügung gestellte Vorlage entdeckt. Allerdings ist das eine "dumme" Worddatei. Man muss sämtliche Einträge manuell vorgeben, nichtmal die Rechnungspositionen werden addiert. Aber sie schaut super aus. Bevor ich die jetzt Stück für Stück in Excel nachbaue, gibt es da eventuell eine Funktion für? Ich bin mal die Reiter durchgegangen aber hab nichts passendes gefunden. Hab zwar den MOS Expert Kurs abgeschlossen an der Uni, aber da wurde uns das nicht beigebracht 😅

 

[M4ttX]

Nein, außer AI hat schon Einzug darin gefunden.

Kannst ihr aber einfach auch ein kostenloses Papierkram Konto anlegen und das ganz geht wohl 3x so schnell und 3x so einfach von der Hand.
Excel ist sicher nicht einfacher, sondern nur das einzig schon bekannte Tool, das das überhaupt bewerkstelligt.

 

[Don_2020]

Softwarenetz Rechnung
Kostet einen kleinen Betrag und macht alles was DU beschrieben hast.

 

[Schnitzelsemmel]

Kann man bei beiden Varianten die Rechnung individuell gestalten oder spuckt die SOftware halt ne fertige PDF aus? Ich hab bestmme optische Ansprüche ans CI 😅

 

[M4ttX]

Komplett individuell ist bei Papierkram kostenpflichtig.

 

[Micha-]

Word kann auch rechnen. Habe mir vor 20 Jahren so ein Rechnung Formular gebastelt.

 

[G.O.Tuhls]

Wie Micha schon sagte, kann Word auch rechnen, ist aber zickig damit.
Doch warum ganz nach Excel wechseln, wenn Du für den Rechnungsteil ein Excel-Objekt in den Geschäftsbogen einbauen kannst. Da hat sie das beste aus beiden Welten in einem.
Gruß
Burkhard

 

[Schnitzelsemmel]

Ja stimmt, man kann ja bestimmte Tabellen samt Rechnung einfach übertragen?
Das haben wir im MOS Kurs sogar gemacht

Muss mich mal eben wieder reinarbeiten

 

[halwe]

Mit etwas Übung kriegt man auch die Feldfunktionen hin, mit denen Word rechnet. Also so was wie Positionen multiplizieren und addieren, US dazu, Zahlungstermin ausrechnen ist alles kein Hexenwerk. Und wenn man die Vorlage einmal hat, muss man das auch nicht immer wieder anfassen.

 

[Micha-]

Und dann noch in den Optionen einstellen "Felder beim Drucken aktualisieren"

 

[Schnitzelsemmel]

Das wäre das Ziel. Manuell die Kundenadresse, die Rechnungsnummer und die Anzahl der Artikel reinschreiben. Rechnungsdatum wird automatisch ans heutige Datum angepasst. Die Berechnung der Rechnungssumme erfolgt automatisch.

Dann nur noch die Datei als PDF exportieren, in nem Ordner archivieren, ausdrucken und die Word Datei dann beim nächsten Mal wieder von neuem als Muster verwenden.

Klar, man könnte auch noch irgendwelche Kundennummern vergeben und die dann in einem Adressbuch pflegen, dass man zukünftig nur noch den Kunden anklicken muss anstatt manuell die Adresse reinschreiben. Oder dass sich die Rechnungsnummer nach jedem Mal um eins erhöht. Aber das sind allers Spielerein die bei der geringen Anzahl an zu schreibenden Rechnungen vermutlich overdone wären. Zumindest weiß ich nich wie man das implementieren würde 😁

Das einzige was tatsächlich noch sehr praktisch wäre, wenn beim Exportieren als PDF automatisch ein Dateiname aus Rechnungsnummer + Datum + Kunde in dem Namensfeld stünde

Weiß jemand, ob man das hinbekommen kann? Ich klick mich grade durch die Optionen und Dokumenteeigenschaften

 

[Micha-]

Das habe ich damals mit einem makro gelöst, wenn ich mich richtig erinnere. Also bis auf den Teil mit Adressverwaltung.

 

[Schnitzelsemmel]

Das ist mir leider zu hoch 😀 Die Word Funktionen verstehe ich noch halbwegs aber Markos usw übersteigt meine Office Kentnisse

 

[cumulonimbus8]

Ohne geht’s leider nicht.
Googeln hilft einen Namen zurechtzubauen und dann an ein Speichern-unter zu übergeben (Zweck einer Vorlage!)

Aber jetzt will ich mal lügen.
Word und eine 2-spaltige Tabelle (oder 3, was immer man frau braucht; Artikelname + Preis war mein Duo), bisschen Linien radieren (Ecke unten-links) - und dann ging es doch in der untersten Zelle mit Rechtsklick oder so alle Zahlen darüber aufzuaddieren??!

CN8

 

[wuselsurfer]

Das ist mir leider zu hoch 😀 Die Word Funktionen verstehe ich noch halbwegs aber Markos usw übersteigt meine Office Kentnisse

Du brauchst keine Makros:

.

Die Datei ist in Word erstellt.
In die Kopfzeile kommen Firmenname und Logo und was sonst noch benötigt wird

Rechnung und das Datum sind einfache Texteinträge, das Datum ist das Feld "Datum" aus Einfügen - Text - Datum und Uhrzeit.

Dann fügt man eine Excel-Tabelle ein, formatiert sie und gibt die Formel für Summenspalte (Anzahl x Preis) ein.
Nun die Zeilen mehrfach nach unten kopieren mit den Formeln und die Gesamt-Zeile ausfüllen und die Formel für den Gesamtbetrag eingeben.

Ein Doppelklick verankert das alles im Word-Dokument.

Nun noch die Bankendaten, Telefon, Fax und Internet in die Fußzeile und schon ist das Formular fertig.

Die Mehrwertsteuer ist etwas kniffliger, aber auch so ungefähr machbar.

 

[halwe]

Excel in Word einzufügen ist sicher die konsequenteste Antwort, hatten wir ja hier auch schon, aber wenn man sich ein bisschen in die Word Felder einfuchst, ist das nicht notwendig.

Das Speichern unter dem gewünschten Dateinamen ist tatsächlich am Besten über Makros zu bewerkstelligen. Allerdings, eher für Perfektionisten, gibt es auch einen denkbaren Weg ohne Makros. Dazu müsste man ausnutzen, dass Word für neue, aus einer Vorlage generierte Dateien als Namen den Text der ersten Zeile im Dokument vorschlägt (zumindest ist das in meiner Version so).
Man müsste also in der Vorlage eine erste Zeile, ggf. unsichtbar (weiße Schrift), so gestalten, dass die gewünschten Namensbestandteile per Querverweis dort zusammengestellt werden. Die Zeile zu gestalten ist sicher nicht schwer, aber man muss dann auch sicherstellen, dass vor dem ersten Speichern die gewünschten Daten schon im Dokument enthalten sind und mindestens einmal aktualisiert bzw. gedruckt wurde.

 

[wuselsurfer]

Excel in Word einzufügen ist sicher die konsequenteste Antwort, hatten wir ja hier auch schon, aber wenn man sich ein bisschen in die Word Felder einfuchst, ist das nicht notwendig.

Man müsste also in der Vorlage eine erste Zeile, ggf. unsichtbar (weiße Schrift), so gestalten, dass die gewünschten Namensbestandteile per Querverweis dort zusammengestellt werden. Die Zeile zu gestalten ist sicher nicht schwer, aber man muss dann auch sicherstellen, dass vor dem ersten Speichern die gewünschten Daten schon im Dokument enthalten sind und mindestens einmal aktualisiert bzw. gedruckt wurde.

Ja und es müßta auch noch ein eindeutiger (unique) Zähler rein, damit es keine zwei Rechnungen mit gleicher Nummer gibt.

 

[Schnitzelsemmel]

Du brauchst keine Makros:

Anhang anzeigen 1406200 .

Die Datei ist in Word erstellt.
In die Kopfzeile kommen Firmenname und Logo und was sonst noch benötigt wird

Rechnung und das Datum sind einfache Texteinträge, das Datum ist das Feld "Datum" aus Einfügen - Text - Datum und Uhrzeit.

Dann fügt man eine Excel-Tabelle ein, formatiert sie und gibt die Formel für Summenspalte (Anzahl x Preis) ein.
Nun die Zeilen mehrfach nach unten kopieren mit den Formeln und die Gesamt-Zeile ausfüllen und die Formel für den Gesamtbetrag eingeben.

Ein Doppelklick verankert das alles im Word-Dokument.

Nun noch die Bankendaten, Telefon, Fax und Internet in die Fußzeile und schon ist das Formular fertig.

Die Mehrwertsteuer ist etwas kniffliger, aber auch so ungefähr machbar.

Danke, aber das meinte ich nicht 😀 Mit zu hoch für mich meinte ich ein Makro zu erstellen, das mir beim Export zu einer PDF automatisch einen geeigneten Dateinamen erstellt, damit man nicht jedesmal manuell "Rechnung_123456_Max_Mustermann_07_10_2023 eintippen muss ^^

Also dass sich der Name der zu speichernden PDF seine Infos aus dem Dokument zieht

 

[Schnitzelsemmel]

Ist es möglich, eine Excel Tabelle mit genau dieser Formatierung hinzubekommen? Also Abstände, Form usw identisch? Mein innerer Monk sieht die Word-Vorlage und mir gefällt das so gut, dass ichs nichtmehr anders haben möchte 😂🙈

Ich bekomms aber nicht genauso hin 😀 Hab mich daher doch nochmal mit den Word-Formeln beschäftigt. Zb in der Tabelle bei Summe Netto den Text rauslöschen und mittels Layout→ Formel → =SUM(above) bekommt man die Summe von 600,00€ und 20,00€. Bei Geamtpreis müsste ich dann = PROD(left) machen, was aber nen Syntaxfehler zur Folge hat. Denke das hat mit den Einheiten zu tun. Word erwartet für die Formel vermutlich Zahlen. Gibts da einen Workaround (ohne, dass man die Einheiten in eine extra Zelle schreibt?)

Sonst muss ich es doch nochmal mit Excel versuchen

 

[Micha-]

Excel ist super zum Rechnen, aber Tabellen formatiert man leichter in Word. In Excel ist es ein Graus. Witzigerweise. Wo es doch eine Tabellenkalkulation ist.

Bei mir sah das so aus:

Hier mit sichtbaren Formeln. Ich vermute, das man das € da ins Zahlenformat einbauen kann.

Vielleicht hilfts

Ergänzung (8. Oktober 2023)

Ja, kann man