Word-Vertragsdokument mit Eingabefeldern

[Joachim87]

Hallo,

wir haben eine Word-Vorlage für einen Mietvertag den wir ca. 10-15 mal im Jahr ausfüllen. Es werden da Namen, Anschrift, Überweisungszweck, Mietdatum, Preis u.s.w. immer ergänzt. Teilweise werden aber auch Sachen manuell ergänzt oder sind atypisch.

Die Problematik ist, dass es immer Jemand anderes ausfüllt. Teilweise gibt es dann Probleme mit der Formatierung, es werden Sachen im Fließtext vergessen, evtl. wird auch mal die Vorlage überspeichert und es stehen noch die vorherigen Daten drinnen. Es gibt in LibreOffice die Möglichkeit direkt Formulare zu erstellen, aber es soll halt keine .pdf werden. Man soll durchaus noch die Möglichkeit haben unter einem § noch was zu ergänzen oder im Text was abzuändern.

In Word 2013 gibt es die Entwicklerwerkzeuge, da kann man irgendwie mit Interaktiven Elementen arbeiten. Ich weiß nicht ob das eine zielführende Lösung wäre.

Was wir uns gedacht haben:
1.) Es wäre sinnvoll, wenn man irgendwelche Eingabefelder hätte. Das man halt im Regelfall nicht den Text des Dokumentes anfässt, sondern nur was in die Felder schreibt. Im Optimalfall sollten die Felde auch Farbig sein, wenn diese leer sind. Beim Druck sollte dann natürlich kein Rand oder Farbe gedruckt werden.

2.) Es wäre auch irgendwie gut, wenn man die Vorlage nicht überschreiben könnte sondern diese immer leer bleibt.

3.) Was irgendwie auch gut wäre, wenn man das Dokument einmal irgendwie als .docx und als .pdf abspeichert. Aktuell wird es einmal als .docx abgespeichert und danach noch mal als .pdf.

4.) Ich weiß nicht was es für Möglichkeiten gibt den Dateinamen irgendwie aus den Eingabefeldern zu generieren?
Das Speicherformat ist aktuell:
2022_10_11_MaxMUstermann_Hochzeitsfeier.docx
Datum_Nutzer_Nutzungszweck

Mit PDF24 kann man einen separaten PDF-Drucker erstellen, der z.B. ein PDF erzeugt was man direkt in einem Ordnerpfad speichern kann und man kann auch sowas wie das aktuelle Datum im Dateinamen. Das sind aber halt keine Informationen die aus dem Dokument direkt kommen.

Vielleicht hat Jemand Lösungsideen, wie man es am Besten angeht. Zumindest irgendwelch gut sichtbaren Eingabefelder im Word-Dokument wären halt gut.

Grüße

 

[Demon_666]

Ich hab das mal für dich gegoogelt:
https://support.microsoft.com/de-de...n-können-040c5cc1-e309-445b-94ac-542f732c8c8b


zu 2)
Was spricht dagegen, ein template immer wieder neu auszufüllen und das ausgefüllte Dokument unter anderem Namen abzuspeichern? Verstehe hier das Problem nicht.
zu 3)
???
zu 4)
Geht nur mit Makro/Script im Dokument und ist etwas komplexer/kompliziert

 

[User007]

Hi...

Da die Benennung des zu speichernden Dokuments eh manuell erfolgt könnte man natürlich die leere Word-Vorlage auch mit einem Schreibschutz versehen, so dass beim Speichervorgang auch keine inhaltlichen Änderungen mitgespeichert werden können. Außerdem lassen sich auch Eingabefelder sicherlich mit Nicht-zu-druckender Hintergrundfarbe formatieren und somit visuell leicht erkennbar machen.

Allerdings ist das Anforderungs- bzw. Wunschprofil doch für PDF-Formulare prädestiniert - Pt. 1 & 2 würden erfüllt, Pt. 3 wäre obsolet, da nur noch ein Dateiformat gespeichert würde und zu Pt. 4 bieten eigtl. alle bekannten PDF-Editoren eine entsprechende Option, bspw. wie hier mit dem PDF-Creator.
Vermutlich gilt hierbei dann (leider), je preisintensiver das Produkt ist, desto mehr Premiumfunktionen und umso defiziler konfigurierbar können diese genutzt werden.
Und nach wie vor ist (und bleibt) Adobe Acrobat hier auch noch das Maß der Dinge. 🤷‍♂️

Btw.:​

Man soll durchaus noch die Möglichkeit haben unter einem § noch was zu ergänzen oder im Text was abzuändern.

Dafür gibt's in Vertragsvordrucken immer ein (oder auch mehrere) separate(s) Feld(er), bspw. benannt mit Anmerkungen oder Besonderes (etc.), um jederzeit individuelle Vereinbarungen oder noch Änderungen einarbeiten zu können - und bei "nur" 10-15 Mal im Jahr darf das bestimmt durchaus sogar auch noch handschriftlich erfolgen ohne jemanden übermäßig zu überstrapazieren. 😉​

 

[Joachim87]

1.) Das "Rich-Text Inhaltsteuerelement" und das "Nur-Text-Inhaltssteuerelement" bei den Entwicklertools bei Word haben u.a. zwar die Funktion, dass beim Mouse-Over zwar eine Hintergrundfarbe (z.B. rosa) angezeigt wird. Das wäre eigentlich perfekt geeignet, aber man muss halt aktiv mit der Maus über den Text gehen um diese Stellen zu finden. Ich hab jetzt keine Option gefunden die Hintergrundfarbe dauerhaft anzuzeigen. Wenn man das Dokument öffnet und bearbeitet sieht man halt nicht unmittelbar, an welchen Stellen was eingefügt/geändert werden muss/könnte. Es wäre halt gut wenn man das Dokument aufmacht, dann schnell mal durchscrollen kann welche Infos benötigt werden, weil halt die Stellen offensichtlich markiert ist. Ohne jetzt auf der anderen Seite wieder mit der Formatierung rumzuspielen.

Man könnte an einigen Stellen lauter roter XXX machen, dann ist aber die Textfarbe rot und man muss jedes Feld wieder von rot auf schwarz ändern. Das XXen funktioniert an vielen Stellen aber nicht, da man auch Informationen hat, die nur ab und zu mal geändert werden müssten. Als Beispiel: Es gibt einen Punkt, dass man die Schlüssel spätestens am dritten Werktag wieder abgeben soll. Teilweise müssten die aber auch schon früher wieder da sein, da wird dann ein konkretes Datum eingefügt. Das sind dann so Sachen die überliest der neue Mitarbeiter, die Vertretung oder der Mitarbeiter der es lange nicht mehr gemacht hat. Wir haben schon einen Musterausdruck, wo die Stellen mit Textmarker farbig markiert sind. Wäre halt gut, wenn das auch digital im Dokument selber hinbekommt. Andere Alternative wären einfach Word-Kommentare.

Bei PDF Formularfeldern hat man aber u.a. da Problem, dass die star sind und sich nicht im Text anpassen.

Das mit der nicht zu "nicht zu druckende Hintergrundfarbe" wäre auch eine Option, wobei man die sicher auch sieht wenn man ein PDF in s/w druckt? Wobei die Sachen mittlerweile auch nur noch per Mail verschickt werden die Sachen wegen dem Logo auch "farbige PDFs" sind.

2.) Funktioniert in der Praxis nie, hat noch nie bei irgendeinem Arbeitgeber zuverlässig funktioniert. Es gibt dann immer Leute die einfach auf "Speichern" drücken, bei "Speichern unter" den Dateinamen überschreiben. Wäre halt gut, wenn da der Dateiname schon vorgegeben ist. Du kannst Schreibschutz drauflegen, dass ist vmtl. auch die praktikabelste Lösung.

3.) Aktuell wird es einfach als .docx gespeichert, falls noch mal was geändert werden muss und einmal als .pdf damit es in der Ordnerstruktur ordentlich abgelegt ist. Das ziehen halt auch nicht alle Mitarbeiter konsequent durch bzw. hat hohes Fehlerpotential.

 

[Demon_666]

So wie du das schilderst ist das meiste eher ein Prozessproblem. Wenn die Prozesse vorgegeben sind, müssen sich die MA dran halten, ggf. per "Order per Mufti"

Um den MA zu "helfen", kann man ja das template in einen schreibgeschützten Ordner kopieren. Dann ist nix mit Überschreiben. Auch einige der anderen Probleme lassen sich mit entsprechenden Zugriffsrechten und definierten Ablageorten lösen.

Zudem könntest/solltest Du mit Versionisierung und/oder einem Freigabeprozess arbeiten, dann besteht auch kein Problem des nachträglichen Änderns. Die freigegebene Version ist die einzig gültige. Änderungen müssen erneut freigegeben werden.

 

[Joachim87]

Bei den Steuerelementen kann man im "Entwurfsmodus" auch die ganzen Felder im Dokument anzeigen. Das geht noch und sollte auch nicht zu kompliziert sein. Ist halt nur schleiße, dass man die Steuerelemente scheinbar nicht im Text dauerhaft hervorheben kann, sondern erst bei Mouse-Over kommen. Ansonsten kann man da auch relativ simpel das Datum auswählen, sogar mit automatischer Angabe Wochentag. Für Zahlen hab ich noch nichts gefunden, aber geht laut Internet auch. Da kann man sich dann hoffentlich relativ gut durchklicken. Mit den Word-Kommentaren als Ergänzung ist das hoffentlich dann ganz gut.

Es sind "Prozessprobleme", aber keine die man schnell lösen könnte. Man müsste die die MA mehrere Monate zur IT-Schulung schicken und das Gehalt/Aufwandsentschädigung so extrem anheben, dass die lange bleiben. Wenn man nicht mal den Webbrowser bei Windows 10 findet oder im Explorer den Ort, wo der USB-Stick eingesetzt ist.

Zuhause lege ich mir auch alles möglichst ordentlich ab. Da geht es mir persönlich auch auf den Sack, wenn ich alles doppelt und dreifach speichern muss, weil das Programm da einfach keine Möglichkeit bietet. Wenn man ein Word-Dokument als .pdf speichert, dann müsste man es in vielen Fällen auch immer noch als .docx abspeichern. Dann ändert man schnell noch was, muss man wieder beides separat speichern. Sicher könnten es die Leute anders machen, aber eine derartige Funktion könnte ja auch in der Software mit enthalten sein.

 

[User007]

Also,... dann muß man vllt. eben auch konsequent eine Mitarbeiter-Einweisung/Schulung für die angedacht einheitliche Bedienung sowie einen entsprechend genau zu befolgenden Prozess-Leitfaden umsetzen - Strukturiertes ist ohne konsequente Befolgung eben nicht mehr strukturiert! 🤷‍♂️
Allerdings sind mir solche aus der Notwendigkeit für DAUs oder einfach nur faule und bequeme Anwender bedienbar zu sein heraus geborene Umsetzungsarten auch nicht gerade unbekannt.
Ich hatte früher mal für ein familiär geführtes Hotel verschiedenste Brief- sowie Rechnungsvorlagen (Word/Excel) erstellt und da bspw. auch im Fließtext zwecks visueller Erfassung an welchen Stellen Eingaben erfolgen sollen mit farblichen Textfeldern gearbeitet.
Wie sind denn die Eingabefelder zurzeit umgesetzt?

Außerdem würd' ich für das Word-Dokument sowieso erstmal das Vorlagenformat .dotx (trotzdem dann auch mit Schreibschutz) verwenden - damit sollte auch die leere Vorlage vor unbeabsichtigtem Überschreiben bewahrt bleiben, da dann immer nur der "Speichern unter"-Dialog für das mit einer manuellen Benennung zu speichernde Dokument angezeigt wird.​

Btw.:

[...] aber eine derartige Funktion könnte ja auch in der Software mit enthalten sein.

Gibt's ja - in PDF-Editoren, die arbeiten sogar auch mit Versionierung.