Wozu noch Word-Formulare verwenden?

[Petrocelli]

Habe gerade eine Denkblockade. Vielleicht könnt ihr weiterhelfen.

Neulich musste ich auf Kundenwunsch das Thema Word-Formulare schulen. Die grundlegende Technik (Steuerelemente, Eigenschaften) ist ja überschaubar - aber ich hatte echt Mühe, ein praxisnahes Beispiel zu finden, wo heutzutage noch Word-Formulare verwendet werden. Die Word-Onlinevorlagen zum Stichwort "Formular" fand ich jetzt nicht sooo realitätsnah.

Kennt einer von euch Arbeitsprozesse, Aufgabenbereiche oder Branchen, wo Word-Formulare mit Steuerelementen (und nicht nur so einfache Tabellen) zum Einsatz kommen?

Den Nutzwert von Word-Formularen finde ich haarsträubend gering. Ein Word-Formular wird sinngemäß am Bildschirm ausgefüllt. Die Druckfunktion dupliziert die Daten auf ein analoges Medium, und wie werden dann die analogen Daten weiterverarbeitet? Wieder von einem Menschen in ein EDV-System eingetippt? So umständlich kann doch keine Organisation aufgebaut sein.

In Low-tech-Umgebungen (100-Artikel-Warenlager, Kita, Gebäudereinigung) werden mit Stift auszufüllende Papierformulare eingesetzt (kann ich in Word auch ohne Formularfunktionen zurechtbasteln), in High-tech-Umgebungen (Logistik, Labore, Webshop eines Händlers) werden Daten gar nicht mehr über Papier erfasst, sondern mit Barcode-Scannern oder direkter Eingabe in Datenbanksysteme verarbeitet (nicht mehr die Zuständigkeit einer Textverarbeitung).

Und wo Endkunden mit auszudruckenden Formularen arbeiten sollen: Unternehmen und Behörden stellen diese Formulare wegen besserer Kompatibilität, Komfort und Sicherheit als PDF-Dateien bereit. Word-Formulare mit Bordmitteln als PDF zu speichern, geht nicht wirklich; die Steuerelemente "veröden" beim PDF-Speichern.

Bitte helft meinem ebenso "verödeten" Geist auf die Sprünge: Wo werden heute noch Word-Formulare verwendet?

 

[updater14]

Zu den Wordformularen an sich kann ich auch recht wenig praxisnahes beitragen,
wir nutzen diese aber bspw. für Urlaubsanträge.

So umständlich kann doch keine Organisation aufgebaut sein.

Wenn ich sehe, dass bei uns Mails reinkommen und die erste Aktion damit ist: "drucken",
schüttle ich jedes Mal mit dem Kopf - aber das treibt man den Kollegen nicht mehr aus.
Ein Versuch die digital eingehenden Faxe per E-Mail oder Dateiablage weiterzugeben ist leider
auch gescheitert da sich niemand damit wirklich befassen will und so Effekte entstehen die nicht
beherrschbar sind - somit werden auch diese wieder vollautomatisiert ausgedruckt.

Ein DMS soll es zukünftig richten, aber ich denke man muss den Leuten die Option nehmen
frei nach dem Motto: "bist du nicht willig, so brauch ich Gewalt"

 

[ryan_blackdrago]

Da es das .doc Format (in den 80er) historisch länger gibt als .pdf (1993). Da zieht man eben die guten Altlasten einfach mit.

Word ist nunmal eine der Standard-Anwendungen. Die hat jeder, ob betrieblich oder privat in irgendeiner Form zum Öffnen von .doc auf seinem Rechner. Ob man nun wirklich das ganze Potential rausholen muß, ist eine Gewissensfrage.

Ähnlich dem Führen eines Kfz. Braucht man es wirklich?
Möchte ich nur von A nach B kommen, oder möchte ich mit einem Drift in die kleinste Parklücke sliden können?

//Edit:
ach ja :
für das Nutzen/Erstellen der Formular-Funktion in PDFs müsste der Adobe Acrobat eingekauft werden? (kenne nicht den Funktionsumfang vom Standard Reader; vermute es jetzt mal). So bietet eben Word diese Funktion schon an. Somit evtl. eine Kostenfrage?

Und um ein Konkurrenzprodukt auszuboten, gibt man den User eben die Möglichkeit in einem bekannten Produkt, entsprechend die Funktionen vornehmen zu können (User soll am besten kein MS-Konkurrenzprodukt installiert haben).

 

[Smily]

Urlaubsanträge, damit ich nicht mit dem Kugelschreiber drauf rum malen muss.
Gutscheine (wenn die nicht im Warenwirtschaftssystem erfasst werden)

Halt alles das, wo man am PC etwas ausfüllen muss, aber beim Speichern definitiv ein neues Dokument erzeugt werden muss. Beim Urlaubsantrag (in Excel) habe ich zum Beispiel die ganzen Zellen gesperrt, dass man nur Datum und Name eintragen kann. Dann versaut keiner den Urlaubsantrag.
Und als normales Dokument würden die Trottel die Vorlage sofort versauen und abspeichern. Ganz sicher.

 

[halwe]

Für manche Prozesse, z. B. Ausfüllen eines Unfallbericht, mag ein Formular hilfreich sein. Ich selbst habs auch noch nie gebraucht.
Sehe in schlecht umgesetzten Formularen eher ein Problem bei der Dokumentation von Entscheidungsprozessen, denn die Optionen, die der Ausfüllende hatte (z. B. Drop-Down), sieht man im Nachhinein nicht mehr.

 

[nurmalsoamrande]

Der Serienbrief/die Serienmail ist ein sehr gutes Beispiel, wofür man ein Wordformular benötigt. Dazu kommt: Wenn du ein Word-Formular erstellst und daraus ein PDF machst, hast du ein PDF-Formular, was du z.B. auf deine Homepage zum runterladen und vorab ausfüllen benutzen kannst. Das Word lässt sich wesentlich leichter bearbeiten als das PDF direkt, wofür du ein (mitunter teures) PDF-Authoring-Tool benötigen würdest.
Ebenso kannst du ein Wordformular mit Werten aus einer Datenbank füllen lassen. Ob du es glaubst oder nicht, wir haben einige Kunden, die die Dokumentation für Genehmigung, Ausführung, Kaltinbetriebnahme, Warminbetriebnahme, Qualitätssicherung und Wartung und Instandhaltung über Wordformulare lösen. Je nach Verkaufter Anlage setzt sich die Gesamtdoku aus unterschiedlichen Textbausteinen zusammen. Innerhalb der Textbausteine werden die Formularfelder mit technischen Werten, Tagnummern usw. aus Datenbankfeldern gefüllt. Warum? Weil es relativ Flexibel ist und bei Änderungen in den Textbausteinen die Sekretärin den Text neu schreiben kann, ohne Ahnung von einem Engineering-Tool haben zu müssen. Das mag aus technischer Sicht nicht die beste Lösung sein, es ist aber eine ziemlich günstige, da du Arbeit von deinem teuren Engineering-Personal auf günstigeres Sekretariatspersonal bzw. den Einkauf/Verkauf umverteilen kannst.

 

[DocWindows]

Wenn ich sehe, dass bei uns Mails reinkommen und die erste Aktion damit ist: "drucken",
schüttle ich jedes Mal mit dem Kopf - aber das treibt man den Kollegen nicht mehr aus.

Ich wurde mal gefragt ob man Outlook so einstellen kann dass ankommende Mails automatisch über einen bestimmten Drucker ausgedruckt werden

 

[nittels]

Es gibt imho mehrere Gründe warum heute noch mit Word Formularen gearbeitet wird. Einige wurden ja schon genannt:

1) Windows lastige Betriebe haben meist auch Office Lizenzen, aber eben keine für Adobe, und noch weniger Leute die mit Adobe umgehen können. Office hat/kann "jeder"
2) Kompatibilität zu anderen Technologien. Es ist richtig, dass ein ausgedrucktes Formular erst wieder von jemanden eingegeben werden muss. Aber gerade in der Buchhaltung oder HR kommen immer noch Altlasten wie AS400 oder andere Hostsysteme zum Einsatz. Da ist nix mit direkten Daten import/export. Da muss der Mensch manuell übersetzten.
3) "Zettel" bieten immer noch gut die Möglichkeit zum Unterschreiben bzw. der analogen Ablage. Mit Digitaler Unterschrift und sicherer Digitaler Ablage sind die meisten Betriebe heute noch überfordert.
4) Für Word Formulare brauchts nicht viel, weder an Technik noch an Leute die sie verstehen. Wenn du andere Techs einsetzen willst wie z.B. Webforms brauchst du schon wieder einen Arschvoll tech (Webserver, Datenbankserver,...) und natürlich schon wieder die Leute dahinter die es können. Zu viel für viele Unternehmen, auch noch heute.

Also in der Theorie haste schon recht; Wordformulare sind überholt und es gibt um einiges bessere Lösungen. Problem ist nur dass viele Betriebe und deren Mitarbeiter noch nicht auf der Überholspur gelandet sind.

 

[Sgt.Seg]

Willkommen im 21 Jahrhundert, in den "grünen" Unternehmen, die seit Jahren das papierlose Büro nach außen propagieren.

@Topic
Ich habe auch keine Beispiel mehr. Trotz Großkonzerns geht bei uns inzwischen alles über Tools oder es wird zwar in Word erstellt, aber dann in einer Datenbank als PDF abgespeichert. Dank digitaler Signatur ohne Drucken und Unterschrift.

 

[diablobase]

Um PDF-Vorlagen zu erstellen werden meist teure und komplexere Programme benötigt (Adobe Acrobat usw.), Wordvorlagen kann hingegen jeder DAU erstellen.

Die meisten hier denken wohl auch hauptsächlich an interne Dokumente von Unternehmen und nicht an Dokumente die an Endkunden ausgegeben werden.
Wir verwenden hunderte Wordformulare für Verträge im Finanz-/Versicherungssektor.
Diese sind in einem DMS und werden größtenteils mit den Daten des Kunden vorgefüllt, der Sachbearbeiter muss dann meistens nur noch so Sachen wie Begründungen usw. ausfüllen und den Kunden unterschreiben lassen.
Digitale Unterschriften sind zwar im Kommen, unterliegen aber strengen rechtlichen Vorgaben wodurch man schon fast bei jedem einzelnen Vertrag diskutieren muss ob es sich lohnt.

 

[Smily]

Genau. Es sind Sachen wie ein Spätdienst Plan oder so. Nix besonderes, nix wichtiges und nix, was 10 Jahre irgendwo archiviert sein muss.
Aber warum sollte man für sowas simples wie einen Spätdienstplan ein Programm kaufen, was auch nix besser kann.

Dafür reicht eine Vorlage absolut!

 

[nurmalsoamrande]

Willkommen im 21 Jahrhundert, in den "grünen" Unternehmen, die seit Jahren das papierlose Büro nach außen propagieren.

@Topic
Ich habe auch keine Beispiel mehr. Trotz Großkonzerns geht bei uns inzwischen alles über Tools oder es wird zwar in Word erstellt, aber dann in einer Datenbank als PDF abgespeichert. Dank digitaler Signatur ohne Drucken und Unterschrift.

Naja, das liegt mitunter auch daran, dass, sobald du Externe einbinden musst, du mit deinem internen DMS in der Regel nicht weiterkommst. Wenn dein Subunternehmen für dich Dokumente erstellt, wird er in aller Regel keinen Zugriff auf eure internen Kalender, Notizen, Protokolle usw. haben, was er aber haben müsste. Auch er hat an Besprechungen teilgenommen und brauch ein Protokoll, Gerade wenn es um das Liefern von technischen Dokumenten geht, dann kommt er mitunter mit 3, 4 oder 5 Unterschiedlichen Versionen, die werden dann mit dem Sub abgesprochen und es landet letztendlich nur 1 davon im Projekt, Mitunter brauch dein Sub aber auch Informationen eines anderen Subunternehmers, um mit seiner Arbeit weiter machen zu können. Zum Beispiel muss sich derjenige, der die Heizung baut wissen, was derjenige, der das Gebäude errichtet hat, gemacht hat.
Und an der Stelle sind Word, PDF und Excel einfach mal der kleinste gemeinsame Nenner, mit dem alle Parteien in der Regel umgehen können. Auch da kann so ein Formular eben hilfreich sein, wenn man immer wieder ähnliche Dokumente produziert.