Zeiterfassung Mitarbeiter mit Nachricht an Chef bei Schichtbeginn

[fast_Manu]

Hi Leute,

ich bin aktuell auf der Suche nach einer App um einerseits die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter zu erfassen, aber auch zeitgleich eine Nachricht, Mail an mich versenden, wenn die Schicht begonnen oder nicht begonnen wird.

Hintergrund ist, dass wir mit Kundenterminen vor Ort arbeiten und ich somit z.B. 20 Minuten vor Ladenöffnung eine Nachricht bekomme und sicher bin, dass mein Mitarbeiter vor Ort ist.

Habt ihr Ideen, suche mich grad durch Google, aber geballtes Wissen und Erfahrungen sind ja nicht verkehrt
Danke!

 

[Drewkev]

wenn die Schicht begonnen oder nicht begonnen wird.
[...]
und sicher bin, dass mein Mitarbeiter vor Ort ist.

Weiß ich jetzt nicht ob das (in der Form so) sein muss ..

 

[fast_Manu]

Wir hatten leider schon 2x das jemand seine Schicht vergessen hat. Keine Sorge, da hat niemand den Kopf abgerissen bekommen. Aber da ich in der Nähe wohne, kann ich notfalls schnell hin und selber öffnen. Es geht nicht um eine Überwachung, möchte aber nicht jedes mal die Mitarbeiter nerven. So sind alle sicher. Bisher machen wir das über Whatsapp, die Mitarbeiter posten in die Gruppe wenn Sie vor Ort sind. Ist auch jeder völlig fein mit. Aber das sollte irgendwie etwas smarter gehen.

 

[Brudertuck]

Naja, man kann auch stempeln und wieder gehen
Kein plan wie das rechtlich eigentlich ist wenn man die Daten der Zeiterfassung als Präsenzerfassung nutzen will.

Ich habe irgendwann mal was über die hier bei linked in gesehen... ob das was taugt, keine Ahnung..
https://www.spica.com/de/stempeluhr-zeiterfassung-app

 

[xexex]

Aber das sollte irgendwie etwas smarter gehen.

Wie wäre es mit etwas "eigenem" auf Basis von IFTTT?
https://ifttt.com/

Damit kannst du die Prozesse selbst genau definieren und mit einem Kalender und ähnlichem verknüpfen.

 

[Millkaa]

Sowas vorab immer mit Datenschutzbeauftragten etc. absprechen. Das kann bös ins Auge gehen.
Ich verstehe den Gedankengang dahinter:

Laden macht um 10Uhr auf. Erste Termine sind direkt um 10Uhr. Vorbereitungen müssen getroffen werden, also willst du eine Nachricht erhalten, wenn der Mitarbeitende am Ort ist und gestempelt hat. Falls das bis 09:45h nicht passiert ist würdest du losziehen.

Macht ja erst einmal vom Gedankengang Sinn, sollte aber auf Rechtmäßigkeit überprüft werden.

@fast_Manu
Du rutscht da aber schnell in eine "Überwachung". Weiterhin solltest du dir bzw. ihr Euch auch einmal WA anschauen.
Unser Dienstgeber untersagt, per Dienstanweisung, jegliche dienstliche Kommunikation via WA und das aus gutem Grund. Datenschutz lässt grüßen.
Kommt natürlich auch immer auf die Branche an.

Allerdings habe ich schon oft mitbekommen, dass es bei kleineren Betrieben mit wenigen Mitarbeitenden oft am Know How und der Fortbildung fehlt und dadurch die ganzen gesetzlichen Vorschriften und Auslegungen nicht korrekt bekannt sind. Das bedarf nämlich eines Heiden Aufwandes.

Eine konkrete Lösung dafür habe ich leider nicht, bei uns ist so etwas auch nicht vorstellbar. Arbeitszeiterfassung ja, aber nicht mit direkter Meldung an Stelle XY.

Wenn es aber doch sein muss, dann wäre ggf. etwas eigenes sinnvoll. Ggf. in die Richtung:
Zeiterfassung und dann ein kleiner PC oder sowas, der eine Routine ablaufen lässt -> Wenn bis Zeit XY kein Zeiterfassung positiv, dann Mail an a@a.a

Schichten vergessen ist noch so eine Sache, die jetzt aber nicht Umstand der Diskussion werden soll.
Als "Chef" würde ich allerdings nicht das Signal geben wollen: "Wenn ihr mal verpennt oder nicht kommt bin ich sowieso immer da, alles easy." Überlege dir ganz genau ob du immer und automatisch die "fall back" Lösung sein willst.

 

[ds212+]

Mir fällt da eine Lösung mit einem Fenster-/Türkontakt ein, wo man smart per Email informiert werden kann, wenn ein Mitarbeiter die Ladentür öffnet und daher vorort sein muss...

 

[fast_Manu]

Vielen Dank an Euch. Im Grunde kam es in 2 Jahren 2x mal vor. Und ja ich bin da völlig bei euch, mit der Gesetzeslage ist es nicht ganz einfach. Mir ist wichtig, dass alle Mitarbeiter ihr okay dafür gegeben haben. Niemand hat mit der grundsätzlichen Vorgehensweise ein Problem.

Wir sind eine Lasertag Arena, knapp 8 Mitarbeiter. Ihr habt mir schon mal Input gegeben. In meinem vorigen Unternehmen (auch eine Lasertag Arena), wurde automatisch eine Mail an mich gesendet, sobald das System hochfuhr. Diese Mail wurde aber über die Lasertag Software ausgelöst, Inhalt war eine Analyse des Ladezustands etc der Technik. Ich jedoch wusste dann, Mitarbeiter ist vor Ort und System wurde gestartet.

So in der Art wäre auch völlig ausreichend.

 

[xexex]

So in der Art wäre auch völlig ausreichend.

Wie schon gesagt, kannst du über IFTTT fast alles verknüpfen. Sehr schön wird es bei Timesaver gezeigt, was übrigens auch direkt eine Möglichkeit zur Zeiterfassung wäre, das wird ja sowieso früher oder später praktisch zu Pflicht.
https://timesaver.ch/doc/wiki/IFTTT

https://timesaver.ch/

Technisch gäbe es verschiedene Trigger, ein Smart Lock, eine App, Geolocation. Zumindest wenn man selbst mit wenig Aufwand sich was passendes erstellen kann, sicherlich eine Alternative zu den oft teuren Lösungen zur Zeiterfassung.

 

[andy_0]

Ich würde mir sowas wie IFTT, Microsoft Power Automate oder ähnlichen lösen. Es gibt auch andere "No Code" Lösungen, kannst nach diesem Begriff suchen.

Damit das ganze für dich schöner ist (weniger Spam) und für den Mitarbeiter keine Überwachung würde ich vorschlagen, Einträge des Stempelsystems werden vom der No Code Lösungen überwacht und wenn z.B. 10 Minuten vor Öffnungszeit kein Eintrag vorhanden ist, DANN schickst du eine Email raus.

 

[amorosa]

Ich bin mir gerade nicht sicher, aber evtl. kann das Papershift und Konkurrenz, aber wie dort die Kosten sind, weiß ich nicht. Aber ich glaube dort hast Du auch die Möglichkeit den Standort beim Einstempeln zu erfahren.

Denn dies wurde mir in der MA-App so angezeigt. Ich habe mich testweise eingestempelt und der Standort wurde gleich ermittelt.

Mehr kann ich dazu nicht sagen.

LG

 

[jgobond]

Wie wärs mit ner smarten Steckdose vorm Rechner, die eine Nachricht verschickt, wenn sich der Schaltzustand ändert? Die AVM Dinger können das, andere vielleicht auch. 2h nach FA geht die Dose automatisiert aus. Einschalten muss dann morgens der MA per Tastendruck.

Das mit dem Türkontakt: bekommt der Chef dann bei jedem Kunden der den Laden betritt ne Mail?

Was den Datenschutz angeht bin ich zwar kein Experte, kann mir aber nur schwer vorstellen, dass ein Arbeitgeber den Dienstantritt seiner Mitarbeiter nicht kontrollieren darf. Auf welche Art, da mag es Unterschiede geben.
Ich würde da den Ball eher flach halten und keine Begehrlichkeiten wecken.

 

[hzdriver]

Verpass Ihnen eine Uhr mit Tracker, da hast Du sie immer auf dem Schirm, falls Sie die Uhr nicht am AP ablegen. mfg

 

[Millkaa]

@fast_Manu
Habt ihr nun andere Software? Ist die neue Überlegen, dass diese nicht genutzt wird? Scheint ja funktioniert zu haben.
Ich würde das von der Arbeitszeiterfassung komplett isolieren. Du könntest auch eine Indoor Cam am Eingang positionieren mit Bewegungsmelder. Damit wäre auch ein gewisser Einbruchschutz gewährleistet.
Aber auch hier Datenschutz beachten.
Ansonsten Türkontakt oder smartes Türschloss.

Läuft die Software auf einem PC? Dann darüber gehen. Für das konkrete Szenario gibt es mehr Möglichkeiten. WA wird dabei auch weniger kritisch sein wenn keine Kundendaten dabei sind. Gut, dass du das Szenario beschrieben hast.

 

[Kasjo]

bin auch grad am Überlegen. Kann man sowas nicht mittels bsp. ner Alexa und nem Bewegung Sensor Realisieren? Wobei.. könnte sein das die dann jedesmal ne Benachrichtigung sendet wenn wer durchläuft.

 

[h00bi]

. Ihr habt mir schon mal Input gegeben. In meinem vorigen Unternehmen (auch eine Lasertag Arena), wurde automatisch eine Mail an mich gesendet, sobald das System hochfuhr.

lass dir doch ganz banal eine Email über einen Windows Task senden, der bei Anmeldung am PC vor Ort ausgelöst wird.
Bisschen .bat datei oder powershell skills und dann per "blat" als Mail verschicken lassen.

Alternativ könntet ihr, da scheinbar ein gemeinsamer Kalender vorliegt, auch eine Aufgabe erstellen, die bei dem zuständigen MA aufpoppt und er bestätigen muss. Wenn du siehst, dass die Aufgabe nicht abgehakt ist, weißt du Bescheid.

Davon ab: Brauchst du trotzdem eine neue Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung?