Zusatztool Verwaltung öffentliche Ordner in Outlook

[Daniel Albert]

Hallo,

wir habe aus verschiedenen Gründen viel mit öffentlichen Ordnern in Outlook. Folgende 2 Nachteile müssen gelöst werden:

1. versendete emails landen in dem Ordner "Gesendete Elemente" der persönlichen eMail und nicht in einen festgelegten Ordner unter dem öffentlichen Ordner. Somit haben die anderen Benutzer keinen Zugriff auf diese eMails
2. Wenn Aufgaben erstellt werden ist Aufwand größer als wenn ich eine in meinem persönlichen eMail Account erstelle.

Gibt es dafür Programme die sich in Outlook integrieren und diese Punkte übernehmen ? Leider greifen keine Regeln bei öffentlichen Ordnern.

Kann mir da jemand bitte Helfen ?

Gruß Daniel

 

[zazie]

Ich kann dir keine technische Lösung bieten, aber einen Erfahrungsbericht:
Bei uns gibt es ebenfalls eine Reihe öffentlicher Postfächer, die entweder in den Randstunden oder ausserhalb der Bürozeiten von verschiedenen Leuten betreut werden. Weil teilweise Anfragen darunter sein können, wo die Reaktionszeit sehr kurz sein muss (das ist unsere eigene Anforderung), ist es also wichtig, dass sämtliche Mitarbeitende dieser Postfächer über den aktuellen Stand informiert sind. Deshalb senden wir interne Zwischenmeldungen (XY übernimmt die Beantwortung o.ä.) oder dann die Antwort immer mit bcc (blind copy) auch ans öffentliche Postfach. Hat darüberhinaus den Vorteil, dass die ganze Gruppe mit der Datums- oder der Stichwort- oder der Betreff-Suche leicht auffindbar ist.
Ist zwar wenig elegant, hat sich aber in jahrelanger Praxis bewährt.

 

[Daniel Albert]

Hallo, naja die Lösung denke geht nur wenn auf den öffentlichen Postfächern wenig Traffic ist. Wir haben da recht viel. Ich habe es jetzt mit einer Regel lösen können. Die wir Signaturen nutzen konnte ich sogar das erstellen der kopie in einen Unterordner des öffentlichen Postfachs auf die emails begrenzen die über das öffentliche Postfach versendet werden. Mal schauen wie es auf die Dauer so funktioniert.