Formularkrieg mit Word 2021

[Byteman]

Hallo,

ich muß WORD-Formulare dieser Art regelmäßig an Referenten verschicken. Die sollen ihre Unterschrift eintragen und es dann zurückmailen. Dann geht es per email an die Kassenstelle zur Auszahlung.
Dabei tritt die höchst nervige Eigenschaft auf, dass ein Teil der eingetragenen Daten VERSCHWINDET, wenn man das Dokument speichert oder druckt. Auch bei Speichern als PDF wird alles geleert.
Das Dokument ist nicht passwortgeschützt.
Wie erreiche ich, dass die Daten erhalten bleiben?

 

[Fujiyama]

Wurde den mal nachgeforscht ob das auch bei anderen Dokumenten der Fall ist?

 

[Nordwind2000]

Ich hoffe das sind keine reellen Daten?!?!

 

[kartoffelpü]

Statt Word-Datei evtl. versuchen, ein ausfüllbares PDF-Formular zu erstellen (soll z.B. mit LibreOffice funktionieren). Mit MS Office geht es glaub ich weiterhin nicht.

 

[Darklordx]

@Nordwind2000

Client? Realer Name?

Bergen am Berg mit der PLZ 9100. Also das sind keine echten Daten, die Iban ist auch falsch laut IBAN-Check.

Die BIC ist aber korrekt. DZ BANK AG DEUTSCHE

Auch die Vorwahl 09111 ist die PLZ von Chemnitz.

In Bergen auf Rügen gibt es tatsächlich eine Bergstraße! Aber die PLZ ist 18528 Bergen auf Rügen.

Alles gut also. Ich liebe solche Rätsel. Ich glaube, ich gehe mal Offline... 😉

 

[h00bi]

Wie erreiche ich, dass die Daten erhalten bleiben?

In dem man auf Software für echte Dokumente setzt statt auf Word.
AdobeSign
DocuSign
gibt zig Softwares zur digitalen (PDF)-Unterschrift.

EDIT:
Ich rechne die Aushilfen in meiner Abteilung so ab:
Neutrale .xltx Excelvorlage für alle Aushilfen (xltx kann nicht versehentlich überspeichert werden).
Zeiten und Tätigkeiten werden erfasst und als xlsx zwischengespeichert.
Am Abrechnungstag exportiere ich die fertige xlsx als PDF direkt aus Excel heraus und verschicke sie per Adobe Sign an mich selbst und an die Aushilfe.
Die von allen Parteien unterschriebenen Dokumente kann ich bequem intern zu Zahlung weiterleiten.
Die für die Zahlung zuständigen Kollegen lieben diesen Weg.

Der Spaß kostet mich ~17€ netto pro Monat fürdie Adobe Einzellizenz
Alle Beteiligten finden das System gut.

 

[Byteman]

Hallo,

danke für die bisherigen Antworten. Gelöst ist noch nichts.
An den Formular-Ersteller komme ich nicht ran.
Das Formular soll nicht mit anderer Software neu gebaut werden, weil das ein standartisiertes Verfahren bayernweit ist.
Meines Erachtens kann es nicht sein, daß Word einerseits umfangreichste Formularfeinheiten bietet, aber die simpelste Grundfunktion, nämlich "mit Daten drucken" und "mit Daten speichern" nicht zur Verfügung steht

 

[nutrix]

Wenn man mit unterschiedlichen Wordversionen rummurkst und dann noch ahnungslose Verwaltungsmitarbeiter sowas hinpfuschen, wundert man sich nicht. Ich würde den Ersteller des Dokumentes anschreiben und auf diesen Mangel hinweisen, oder Du korrigierst das Formular selbst.

 

[G.O.Tuhls]

Ich verstehe nicht, wieso die ausgefüllten Daten verloren gehen. Ist die Vorlage eine .dotx? Formularschutz? Welche Art von Formularfeldern?

 

[Byteman]

Die Datei ist eine docx-Datei.
Wahrscheinlich wurde sie von einer wenig motivierten Schreibkraft an der Führungsspitze schon vor 5 Jahren mit einem älteren Word hingefummelt und die kann schon in Rente sein. Und andere Schreibkräfte sagen, sie kennen sich nicht aus oder haben keine Zeit. Und die Führung sagt "für Honorarabrechnungen ist genau dieses Formular zu verwenden, sonst gibts kein Geld"
Mittlerweile haben meine Experimente ergeben, daß am Privatrechner mit aktuellem Word die Formulare gefüllt gespeichert werden und gedruckt werden.
D.h. es ist irgendwie das dienstliche Word verfummelt.
Damit, dass ich die Formulare auf dem Privatrechner ausfülle und dann mit Stick in den Dienst trage, kann ich leben, auch wenn das alles andere als professionell ist.

 

[cumulonimbus8]

Du wirst vermutlich «der Führung» nicht nahebringen können, dass dort ungeeignete Altversionen von Office laufen?

CN8

PS: ich bekam auch mal eine zurechtgefummelte Datei; Word-Amateure hat. Da wird eine Textbox auf meiner älteren Version ›verschluckt‹. Libre Office zeigt mir wo sie ist (aber das Layout ist dabei nicht mehr existent) und ich kann die Box (an)greifen. Unsereins kann sich also helfen; bei so was sollte indes eine aktuelle Version spendiert werden…

 

[G.O.Tuhls]

Typisch Führungskräfte: keine Mitarbeiter richtig ausbilden, gepfriemelte Scheinlösungen verbindlich machen, und dazu eine veraltete, nicht richtig funktionierende IT. Viel Erfolg!

 

[N00bn00b]

Gibt es unter Datei > Info > Dokument überprüfen > "Machen Sie sich vor der Veröffentlichung dieser Datei bewusst, dass sie folgendes enthält" diesen Eintrag:

• "eine Einstellung, die automatisch Eigenschaften und persönliche Daaten entfernt, wenn die Datei gespeichert wird"

Falls ja: den dazugehörigen Link "Erlauben , diese Informationen in der Datei abzuspeichern" wählen.

In meinem Screenshot unten gibt es diesen Eintrag nicht, dient nur zur Ilustration.

Fragen an @Byteman:

1. Im Formular wird nur die Unterschrift eingetragen? Als Bild?
2. Welche Informationen verschwinden denn sonst noch, immer die gleichen?
3. Gibt es Formularfelder?

 

[nutrix]

Alternative, Du machst daraus ein ausfüllbares PDF.

Ich hab auch permanent mit Behörden zu tun und bekomme auch öfter solche Formulare, bisher hat mir keiner das irgendwie zum Nachteil gereicht, wenn ich das Formular eigenhändig änderte, um die Formatierung zu verbessern.

 

[G.O.Tuhls]

wenn ich das Formular eigenhändig änderte, um die Formatierung zu verbessern.

Formulare, die man als Ausfüllender verändern kann, gehen i'wie am Sinn des Formulars vorbei.

 

[nutrix]

Deswegen macht man das auch mit PDF und nicht mit Word. 😉

 

[G.O.Tuhls]

Ja, als Profi! 😁

 

[Byteman]

Hallo,

vor allem der Hinweis von N00bn00b hat jetzt viel Klarheit gebracht. DANKE!

ALSO: Die Sekretärin in der Zentrale wollte "nett" sein und hat bei den Adressen schon die betroffenen Referenten eingetragen. Weil das Dokument aber nicht geschützt war, hat sie dabei schludrigerweise die Eingabefelder beseitigt. Deshalb blieb IHR Text beim Speichern erhalten.
Ich habe aber fachgerecht gearbeitet bei Eintrag von Bankverbindung und Datum, daher blieben zwar die Felder selbst erhalten, aber ihr Inhalt war weg beim nächsten Öffnen.
Und in Dokumenteeigenschaften war Formulartext als "ausgeblendet" definiert. Das habe ich rausgemacht.
Es scheint nun alles zu funktionieren, die Bankverbindungen werden nicht mehr gelöscht.
P.S., weil gefragt wurde: Ein Teil der Referenten unterschreibt manuell auf dem Blatt und skannt es dann wieder ein. Ein Teil fügt ihre Unterschriften als jpg ein, was bisher akzeptiert wurde.

Sache scheint also gelöst, vielen Dank.