Brief Kopfzeile Vorlage

[J. Schatz]

Hallo an alle, bin neu hier und freue mich mitlesen zu dürfen!
Habe selbst aber ein kleines Anliegen: Ich arbeite in einem Unternehmen, dass häufiger Briefe (z.B. Rechnungen, Mahnungen, direkte Korrespondenz etc.) verschickt. Bisher wurde für jede "Sorte" von Brief eine eigene Vorlage in MS Word genutzt. Nachdem nun Änderungen im Briefkopf zu machen sind und dies in der Vergangenheit wiederholt der Fall war, ist das natürlich bei 30-40 Vorlagen ein riesigen Aufwand (und hinterher schaut jede Vorlage anders aus...). Ich habe mir nun gedacht man könnte doch eine einzige Briefvorlage kreieren, die in der Kopf- und Seitenzeile rechts auf ein einziges Dokument oder Bild verweist. In Zukunft müsste dann nur noch das Bild oder Dokument verändert werden, auf das verwiesen wird, sodass die Änderung dann bei allen Briefvorlagen automatisch erfolgt. Ist dies möglich?
Viele Grüße

 

[User007]

Hi und willkommen im Forum...

Ja, grundsätzlich ist das möglich - für die strukturelle Anwendung sollte dazu diese Anleitung behilflich sein, kann allerdings durchaus je nach genutzter (Word)Version abweichen.​

Btw.:

Bitte zukünftig für Fließtext gern eine sinnvolle Absatzformatierung zwecks leichterer Lesbarkeit des Beitrags nutzen.​

 

[zazie]

Zwei Bemerkungen (unter der Annahme, dass das Unternehmen MS Office verwendet):
1. Logos und weitere ständig wiederkehrende Elemente lassen sich problemlos in einem Dokument unter Vorlagen so ablegen, dass sie allen dem Netzwerk angeschlossenen PCs zur Verfügung stehen. MS nennt die Vorlagen "Templates". (Dort könnten beispielsweise auch Varianten des "Ur-Templates" vorhanden sein, damit beispielsweise der Vertrieb eine leicht andere Version als das Rechnungswesen hat, oder so.) Zugriff nicht über CTRL - N, sondern über Datei > neu > [Auswahl]
2. Je nach Grösse des Unternehmens sollte überlegt werden, die ständig wiederkehrenden Elemente von Dokumenten in gedruckter Version zu verwenden. Vor allem farbige Logos sind im Verbrauch von "Tinte" (in jeder Form ...) ab einer bestimmten Höhe von monatlichen Druckexemplaren teurer als gedrucktes Papier. Noch deutlich tiefer als die Schwelle ökonomischer Betrachtung ist sie bei ökologischer Betrachtung: Da schneidet gedrucktes Papier ab einem deutlich tieferen Schwellenwert besser ab!

 

[J. Schatz]

Hallo und vielen Dank für Die Anleitung! Hat funktioniert!!
Eine kleine Frage noch: in der "Vorlage" verwende ich auch die Datumsangabe für den Briefkopf. Ändert sich das Datum dann tagtäglich mit?
Grüße!

 

[User007]

Ändert sich das Datum dann tagtäglich mit?

Das kommt darauf an, mit welcher Methode das Datum eingefügt wird/wurde - falls nach dieser Anleitung als Feldfunktion, kann mittels der Option "Automatisch aktualisieren" diese Funktionalität aktiviert werden.​

 

[cumulonimbus8]

Feldfunktion..!?
Jetzt bin ich aus meinem eingerosteten Erfahrungsschatz raus, aber der eingefügte Wert müsste auch dem Aktualisieren widerstehen damit ein Datum quasi dokumentarisch unverändert beleibt.
Aber da war irgendwas… Wenn ich die Datei wieder öffne[te] muss ich, um ans Datum zu kommen, stets das (damals ja allgemein Usus) Datum des letzten Drucks (FAX…) sichten.

Ich würde als mal prüfen was bei Verwenden einer Vorlage DOCT mit dem Atomatikdatum beim damit gespeicherten DOCX wird. Damals verwendete ich ebenfalls DOTs für meine Briefe und FAXe.
Es wäre schon blöd wenn man plötzlich mit ungewollten Angaben dasteht wenn man alte Dokumente heranziehen (mithin öffnen) muss.

CN8

 

[zazie]

@cumulonimbus8 : Unter der Annahme, dass eine aktuelle Word-Version verwendet wird. ist das ganz einfach (es ergibt sich auch aus der Anleitung von @User007, wenn auch etwas verklausuliert):

Word > Einfügen > Text > Datum und Uhrzeit [unter dem Symbol mit der winzigen Uhr auf "Klemmbrett" versteckt] > Format auswählen und jetzt rechts unten neben der Formatauswahl das Kästchen "Automatisch aktualisieren anklicken (oder deaktivieren).

Damit legt man fest, ob man ein immer aktualisiertes Datum sehen will oder eben ein "dokumentarisches" Datum (also automatisch erstellt, aber danach ohne zusätzliche Eingriffe unveränderlich).
Diese Funktionalität gab's schon im letzten Jahrtausend (Word 98).

 

[cumulonimbus8]

…sagte ich ja indirekt: Kalk der rieselt weil die Übung ausgeblieben ist 😁
CN8