Daten automatisch im Explorer löschen

[nuxdail]

Hey zusammen,

gibt es im Explorer oder (zumindest) im Word eine Option, dass diese Datei nach Ablauf X Jahren automatisch gelöscht wird?

Hintergrund: ganz einfach die DSGVO und das ich in 5 Jahren nicht mehr an die Dokumente denke zum Löschen.

Lösungsweg 1: Kann man im Explorer einzelne Dateien (also bestefalls alles und nicht nur Word) nach Ablauf der Zeit automatisch löschen lassen?
Lösungsweg 2: Option im Word, dass zumindest die Word Dateien automatisch gelöscht werden. Lösung 1 wäre mir natürlich lieber, weil universeller.

Danke euch!

 

[Korben2206]

Nein, gibt es nicht.
Wäre per Skript/Scheduled Task möglich (muss man sich halt selber basteln)
Evtl. beherrschen das auch einige Backupprogramme (würde ich aber nicht drauf wetten)

 

[Matthias80]

Weder der Explorer noch Word sind dafür entwickelt worden. Das mal bedenken.

 

[kartoffelpü]

Falls die Daten auf einem Windows Server liegen, sollte es auch mit dem File Server Resource Manager gehen: https://learn.microsoft.com/en-us/windows-server/storage/fsrm/create-file-expiration-task

E: Nach erneutem Lesen des Artikels: Man könnte damit nur "alte" Dateien aus der normalen Struktur verschieben lassen. Das Löschen müsste man danach dann per Script machen oder ab und zu per Hand durchführen.

 

[coasterblog]

Ordner mit 2020, 2021, 2022 anlegen und darin die Dokumente speichern - nach Ablauf der Frist dann den ganzen Ordner entsorgen. Lösung eher für morgen als heute, aber dazu braucht es dann kein Programm.

 

[Abe81]

Wenn die Programme es könnten, wie sollen sie dann differenzieren zwischen Dokumenten, die der DSGVO unterliegen und denen, die es nicht oder anders tun (Finanzdaten erst nach 10/15 Jahren?)?

Das geht leider nur mit einem manuellen Skript; aber du dürftest ja nicht der erste sein, der das Problem hat.

 

[elefant]

Mach dir einen Termin in Outlook in jedem Quartal.
Such dann im Explorer oder mit einem Tool nach allen Dateien mit einem passenden Erstelldatum.
Lösche diese alle.

 

[SI Sun]

• in die Explorer-Suche eingeben: Datum: 01.01.2017..31.12.2017
• alles markieren und löschen

Man muss die Daten nach Gesetz nicht nach exakt 5 Jahren löschen. Deshalb kannst du dir einen passenden Termin im Jahr heraussuchen und diese paar Sekunden opfern.

Oder die kompliziertere und sehr zeitaufwendige Lösung der Laien:

• alle Dateien und Ordner mit Datum umbenennen, j e d e s ... e i n z e l n e ... M a l ... 5 ... J a h r e ... l a n g !
• am Stichtag alle Ordner und/oder Dateien markieren und löschen

Wurde genau so in einem mittelständischen Unternehmen gemacht! Eine Person hat täglich mehrere Stunden damit verbracht, alles umzubenennen und zu archivieren! Ordner, Dateien, E-Mails, Scans, etc.
Da bekommt der Spruch "Wer es nicht im Kopf hat, hat es in den Beinen." einen Realitätsbezug.

 

[derlorenz]

Ich würde mir dafür ein kleines Script schreiben, was die Dateien entweder direkt löscht oder in ein temp. Verzeichnis zur Sichtung verschiebt. Anregungen zur Umsetzung mit PowerShell findest du zB hier https://stackoverflow.com/questions/17829785/delete-files-older-than-15-days-using-powershell

Das kannst du dann bei Bedarf ausführen oder an einen Task hängen.

Ansonsten bietet der Explorer da keine Option & Word schon gar nicht.

 

[Tzk]

Ich würde mir ja eher kein Skript schreiben welches in Ordnern automatisiert Daten löscht. Zumindest nicht in Ordnern wo auch wichtige neuere Daten liegen… weil zum Beispiel:

https://www.mdr.de/nachrichten/thue...eloescht-finanzministerium-dokumente-100.html

Stattdessen finde ich den Ansatz mit unterordnern für jedes Jahr sinnvoller. So entsorgt man garantiert nur dieses eine Jahr und nicht versehentlich mehr. Ob man nun /Client/Jahr/ oder /Jahr/Client macht ist ja erstmal egal dabei… die Suchfunktion im Explorer kann einfach alle /Jahr/ Ordner Finden und du diese händisch löschen.

Bei dem Skripten frage ich mich zudem was passiert, falls wirklich mal das Datum des PCs falsch sein sollte. Dann müsste das Erstelldatum der Dateien auch falsch sein?!

 

[GutGilliganHyde]

Für sowas gibt es spezielle Software und davon abgesehen, sagt die DSGVO auch, dass du verpflichtet bist, dafür zu sorgen dass diese Daten nicht versehentlich gelöscht werden.