Datensicherung kleine Firma

[Smily]

Ich bin ganz bei Post 18. Das ganze funktioniert so lange, bis es plötzlich nicht mehr funktioniert und keiner merkts, weil keiner Ahnung von PCs. Oder derjenige der Ahnung hat, ist am Nordpol Urlaub machen, leider auch kein Handyempfang. Und dann?!
Es geht kein Weg am externen Support vorbei. Ob Systemhaus oder kleiner Dienstleister muss man dann entscheiden. Aber jemand muss haften und jemand muss immer zur Verfügung stehen.

 

[Dr. McCoy]

Ja genau, das Problem ist entstanden, als ein Mitarbeiter abends vergessen hat ein Backup vom Tag zu machen und dann ist die extere Platte kaputt gegeangen. Da hat dann ein Tag "Kundenarbeit" gefehlt. Also alle Aufträge etc.

Moment -- wenn die externe kaputt gegangen ist, müssen die Daten doch noch auf der internen gelegen haben! Oder verschiebt Ihr die Dateien von intern auf extern, anstatt sie (wie es richtig wäre) zu kopieren?

 

[snaxilian]

Raid Sytem

Offenbar weißt du auch nicht unbedingt was sinnvoll ist und stocherst im Nebel. Ein Raid war, ist und wird nie ein Backup ersetzen!
Neben dem Backup an sich soll jetzt zusätzlich der Mailprovider gewechselt werden aus falschen Gründen.

Also Bestandsaufnahme was vorhanden ist: 7 PCs und irgendwo Email-as-a-service.

Backup:
- Variante 1: Anschaffung eines NAS. Dieses kann ein Raid beinhalten wenn(!) eine hohe Verfügbarkeit notwendig ist. Auf den Clients dann entweder mit Windows-Bordmitteln die Ordner in gewünschtem Zeitraum X sichern, alternativ eine entsprechende Backup-Software verwenden. Der Veeam Agent for Windows free lässt sich auch im kommerziellen Umfeld verwenden. Damit kannst den ganzen PC sichern/wieder herstellen als auch einzelne Dateien. @Yannicki7 Nur die Dateien zu sichern erfordert strenge Disziplin desjenigen der alle zu sichernden Pfade konfigurieren muss um auch ja nix zu vergessen und ebenso erfordert es Disziplin der Anwender nix außerhalb zu speichern. Das fängt bei den Daten des Mailclients an, geht über Favoriten der Browser oder sonstiger Dinge, die dabei vergessen werden. Ja eine Sicherung des gesamten Systems benötigt mehr Speicherplatz aber nimmt dafür diese vielfältigen Fehlerquellen raus.
Da das NAS vermutlich ebenso lokal im Betrieb steht sollte es dann noch Sicherungen vom NAS woanders hin geben. Das kann eine/mehrere externe USB HDDs sein die im Wechsel am NAS hängen oder ein zweites NAS beim Geschäftsführer zuhause oder $Cloud.
- Variante 2: Die Clients sichern direkt in die Cloud. Auch hier würde ich wieder auf den besagten Veeam Agent zurück greifen, da dieser direkt in OneDrive sichern und daraus wiederherstellen kann. Das bringt uns dann zum nächsten Punkt.

Email:
Office365 Business Basic kostet 4,20€/Monat/Benutzer und jeder hat neben dem Mailkram auch die Officeprodukte dabei sowie 1 TB OneDrive eben für die Backups. Vorteil: Keine hohen Investitionskosten für ein NAS + offsite Backup, Nachteil sind dann eben die monatlichen Kosten.

Einen eigenen Mailserver betreiben geht nur gut und stabil wenn der Internetanschluss eine statische IP hat. Hinzu kommt das nicht vorhandene Fachwissen zur Einrichtung, Absicherung und Betrieb des ganzen Systems und die letzten zwei Punkte sind kontinuierlich notwendig!
Mit einem gekaperten oder nicht erreichbaren Mailserver bringt die vermeintlich gewonnene Autarkie herzlichst wenig.

Es gibt überall in so ziemlich jeder Region auch kleine IT-Systemhäuser, die die Einrichtung für euch übernehmen und dies auch dokumentieren (sofern vereinbart), ihr aber keinen monatlichen Wartungsvertrag o.ä. abschließen müsst. Bei Problemen könnt ihr die dann natürlich auch anrufen aber dann wird eben jeder Anruf etc abgerechnet vs. "Wartungsvertrag".

derjenige der Ahnung hat, ist am Nordpol Urlaub machen, leider auch kein Handyempfang.

DAS ist ein Problem des Arbeitgebers. Einen Teufel würde ich tun und privat im Urlaub als normaler Angestellter erreichbar sein. Da gab es mehr als ein Gerichtsurteil zu und wenn mein Chef meint mich anrufen zu müssen sollte ihm klar sein, dass damit automatisch dieser Tag als Arbeitstag gilt. Aufgrund des damit erzeugten Streß (ist ja angeblich ein Notfall) würde ich mir auch eher schriftlich zusichern lassen, dass auch die Folgetage als zusätzlicher Sonderurlaub zu gewähren sind.

 

[HaZweiOh]

Das wären nur für "Basic" schon 3.600 € in zehn Jahren, plus dauerhafte Abhängigkeit von Microsoft, die willkürliche "Limitierungen" verkünden und an der Preisschraube drehen können. Bei einem NAS reden wir vielleicht von 300-400 €.

 

[BeBur]

Meine Frage nun, welche kleine Lösungen euch da einfallen?

Geh mit dem Chef durch die Räume guck dir alles an, stell fragen (kannst auch hier fragen was wichtige Fragen sind), mach Notizen, bau daraus einen Anforderungskatalog für ihn, den soll er an lokale Dienstleister schicken, den Rücklauf schickt er dir, du schaust dir das an, anonymisierst das und machst einen Thread hier auf dazu was die User hier dazu zu sagen haben und gibst dem Cheffe dann Feedback dazu.
Alternativ das selbe, aber eben beim Beratungsgespräch des Dienstleistern mit dabei sein, zuhören, fragen stellen, Feedback geben. Auch wenn du nicht der Ultra Pro bist, meiner Erfahrung nach ist es schon wertvoll, wenn da jemand sitzt, der bisschen IT affiner ist und sich vorab bisschen schlau gemacht hat.
Ich kenne von mir selbst nur mit hauseigener IT, deswegen weiß ich nicht aus eigener Erfahrung, wie die Abläufe sind, aber sicherlich zuerst bisschen Papier und dann persönlich und dann wieder Papier.

Und wenn das alles zu teuer ist? Auch ok. Dann ist das aber zumindest klar, dass eine professionelle Lösung als zu teuer bewertet und abgelehnt wurde.

DAS ist ein Problem des Arbeitgebers. Einen Teufel würde ich tun und privat im Urlaub als normaler Angestellter erreichbar sein.

Das ist ja gar nicht der Punkt, sondern dass man als Einzelperson das gar nicht leisten kann für ein Unternehmen die IT zu bewerkstelligen.

Das wären nur für "Basic" schon 3.600 € in zehn Jahren

Also quasi gar nichts. Da ist ja der Betrieb einer Kaffeemaschine teurer.

Bei einem NAS reden wir vielleicht von 300-400 €.

Die Probleme bei sowas wurden hier schon vielfältig genannt.

 

[Turian]

Bzgl Abwesender Mitarbeiter...dafür gibt es dann eine Doku bzw. Anleitung, wo das Wichtigste drin steht. (Backup wiederherstellen, wie werden neue Ordner in die Sicherung eingebunden, neuer PC muss eingebunden werden, eine Technische Beschreibung (und eine leicht verständliche um das, falls nötig, zu vermitteln), für den Fall das da doch jemand mit arbeiten muss. Wenn man vorher Mögliche Probleme durchdenkt, kann man das eigentlich gut bereitstellen.

Oder man hat einen Wartungsvertrag mit regelmäßiger Kontrolle und Inklusivstunden.

 

[HaZweiOh]

wurden hier genannt.

Das "genannte" war aber nicht besonders stichhaltig. Wie viele tausend Firmen arbeiten mit NAS-Systemen statt mit einer amerikanischen "Cloud"? Sind die heute etwa alle pleite?

Und umgekehrt, muss bei jeder Lösung ab und zu mal geguckt werden, ob das Backup funktioniert. Das ist also kein Grund für Abo-Knebel-Verträge. Hier wird einem Kleinbetrieb, der bisher noch sehr hemdsärmelig gearbeitet hat, ganz schön viel Angst gemacht und einseitig in eine Richtung gedrängt. Das NAS könnte ja ein IT-Supporter (oder einfach ein Mitarbeiter) genauso prüfen, wie er auch die "Klaut" prüfen muss.
Da fällt mir der Spruch ein: "Es gibt keine Cloud! Es gibt nur die Computer anderer Leute."

 

[BeBur]

Das "genannte" war aber nicht besonders stichhaltig. Wie viele tausend Firmen arbeiten mit NAS-Systemen statt mit einer amerikanischen "Cloud"? Sind die heute etwa alle pleite?

Keine Ahnung? Ich weiß auch nicht, wie viel Geld Firmen im Jahr so verlieren, weil sie dachten, es reiche ja, sich ein NAS zuzulegen. Fühl dich frei, stichhaltig zu werden. Es geht auch nicht zwangsläufig um Abo oder Cloud oder gar amerikanische Cloud.
Es kann ja jeder machen wie er will, aber der TE handelt ja nur im Auftrag, das ist eben auch nochmal was anderes und verbundene Risikos bei Kostensparen müssen glasklar kommuniziert sein und schriftlich fixiert und wenn es nur E-Mails sind.

Hier wird einem Kleinbetrieb, der bisher noch sehr hemdsärmelig gearbeitet hat, ganz schön viel Angst gemacht.

Weil ein Datenverlust ggf. sehr kritisch sein kann. Angebote einholen schadet in jedem Falle nicht.

 

[HaZweiOh]

wie viel Geld Firmen im Jahr so verlieren, weil sie dachten, es reiche ja, sich ein NAS zuzulegen.

Guck an, du machst ihm schon wieder Angst.

Ich erweitere deinen Satz mal: "... wie viel Geld Firmen im Jahr so verlieren, weil sie dachten, es reiche ja, irgendein Klaut-Gedöns zu abonnieren".

 

[snaxilian]

@HaZweiOh Deine Aussage zu den Kosten ist das Paradebeispiel für: "Nicht alles was hinkt, ist ein Vergleich".
In dem Preis ist das Mailing eingepreist. Wenn dann müsstest du als Gegenbeispiel also mindestens die Kosten für den jetzigen Emailanbieter rechnen und die Kosten für Anschaffung eines NAS inklusive Platten und bitte daran denken, dass NAS + Festplatten eine durchschnittliche Lebenserwartung von 5 Jahren haben, also 2x NAS und entsprechende Platten. Ach ja und da hast dann nur die Sicherung vor Ort... Was machst mit Backup vom Backup um auch vor Einbruch/Diebstahl/Elementarschäden geschützt zu sein? Ja, das hat der Betrieb jetzt auch nicht aber wenn man sich schon verbessern möchte warum dann nicht gleich mindestens das Backup gerade ziehen? Ach ja und für die 10 Jahre bitte auch Office einpreisen. Sowohl 2016 als auch 2019 hat nur noch bis Oktober 2025 extended Support, d.h. je ein Office Paket pro Mitarbeiter muss einkalkuliert werden (office2019 Home & Business liegt aktuell bei 180€ oder mehr wenn es nicht vom LKW gefallen ist). Wenn du das alles einkalkulierst DANN kann man vergleichen was günstiger ist.

Natürlich zwingt einen niemand "in die Cloud", man kann das auch lokal betreiben hat dann aber idR nicht die Verfügbarkeit was je nach Anforderung ausreichend sein kann und hat dann halt höhere Investitionskosten und muss ggf. anfallende Reparaturen einkalkulieren.

die willkürliche "Limitierungen" verkünden

Du meinst so wie QNAP neulich als mit einem Update bestehende Funktionen entfielen und plötzlich nur noch gegen Aufpreis verfügbar waren?
Solche Abhängigkeiten hast du überall und bei jedem Anbieter und wie du siehst auch bei lokalen Produkten. Klar wenn man keine Updates einspielt dann läuft es halt bis es eben nicht mehr läuft^^ Aber ansonsten kämst du aus der Nummer nur heraus wenn du ausschließlich und überall Open Source nutzt.

 

[HaZweiOh]

Zuerst mal sollte man ihm keine unnötige Angst vor der Standard-Lösung (=NAS) machen und ihm verschweigen, dass eine Cloud genauso kontrolliert werden muss (eventuell durch einen kleinen IT-Dienstleister). Dann kann man doch gleich eine Beratung bei dem Supporter machen und fertig.

Der wird dem Chef die Vor- und Nachteile schon vernünftig erklären.

 

[Turian]

Eigentlich ist so ein Vergleich Simpel. Lösung A, Lösung B. A kostet wenig, dafür kontinuierlich. B kostet auf den ersten Blick viel, dann (wenn keine Probleme auftauchen) längere Zeit nichts. Ein Punkt ist nunmal auch wie Liquide der Betrieb ist - Kosten sind nicht die Welt, aber bei einem so kleinen Betrieb muss man schon planen, was man Problemlos stemmen kann.

 

[BeBur]

Guck an, du machst ihm schon wieder Angst.

Du nennst meines "Angst machen" ich nenne deinen Vorschlag eines einzelnen NAS "fahrlässig", welches voraussichtlich auch noch in den selben Räumlichkeiten stehen wird wie die zu sichernden Daten was im Falle von Feuer, Wasser oder Einbruch einen Totalschaden des gesamten Datenbestandes bedeutet.

Ein NAS ist keine "Standardlösung", sondern höchstens ein einzelner Baustein einer Standardlösung, welche insbesondere gute Praxis wie 3-2-1 weitesgehend umsetzt. Selbst für meine Privatdaten würde ich nie auf ein einzelnes NAS bei mir Zuhause setzen, aber privat kann das natürlich erst recht jeder so handhaben, wie er es gerne möchte.

 

[HaZweiOh]

Wer hat denn von einem "einsamen" NAS geredet, was nie zusätzlich gesichert wird? Da hast du interpretiert.

@TE: Mach doch am besten einen Termin bei einem IT-Supporter und fertig. So teuer sind die nicht, und immerhin geht es hier um 7 Mitarbeiter. Für den Supporter ist sowas ein Standard-Problem.

Er erzählt euch dann auch alles weitere (organisatorische), was ihr wissen müsst.

 

[Smily]

DAS ist ein Problem des Arbeitgebers

Nein, leider nicht, ich rede aber nicht vom rechtlichen! Sondern einfach, man war so freundlich und hat für den Chef das geregelt, kostengünstig. Und dann geht was schief, alle Aufträge der letzten Woche sind weg, Rechnungen, Kundendaten was auch immer. Das Gespräch mit dem Chef wird nicht toll! Wenn man da steht und vor sich hin stammelt und der Chef wie ein Helium Ballon unter der Decke schwebt. Völlig egal, ob man was dafür kann, oder nicht.
Wenn überhaupt, dann soll der Chef das alles alleine regeln! Dann ist es OK, dann hat er alleine für sich das Problem. Und die Mitarbeiter eventuell später, wenn die Existenz auf dem Spiel steht.

Ich hab das selber mal gemacht, also den Support in einer kleinen Firma gemacht, obwohl eigentlich nur normaler kaufmännischer Angestellter. Aber tatsächlich mit großem Vorwissen und mit einem IT-Supporter im Hintergrund (Freund vom Chef aber egal). Ausgestattet mit allen Zugangsdaten und immer ansprechbar. Und was ich dann nicht konnte oder neu installiert wurde, das haben die dann gemacht. Und dann kann man das machen finde ich.

 

[snaxilian]

So was hab ich früher auch gemacht aber früher oder später kommen alle solche Gefälligkeiten wo man etwas "kostengünstig" und mal eben so für den Chef erledigt hat als Bumerang zurück. So Fehler passieren und oft genug muss man diese Fehler selber machen aber man sollte auch daraus lernen. Bonuspunkte wenn der Chef ein Choleriker ist aber dann sollte man ernsthaft darüber nachdenken ob man nicht mal nach links und rechts gucken will. Der nächste Chef sagt dann vielleicht eher: "Fehler darf und muss jeder machen, nur nicht den gleichen Fehler zweimal und der Fehler sollte nie zu teuer werden" aber gegen letzteres hat man einfach eine Testumgebung und frickelt nicht in Prod herum
Ich hab so KMU Gefrickel auch eine Zeit lang gemacht, sowohl im Unternehmen als auch im kleineren Systemhaus für regionale kleine und mittlere Unternehmen. Ich hab einiges in der Zeit gelernt, vor allem sehr viel "so macht man es am besten nicht" aber zurück will ich nicht dahin und sei es nur weil der Chef immer solche Flickenlösungen will aber dann nicht dafür den Kopf hinhält wenn es kracht und der Admin Urlaub hat. Andererseits sollte der Admin dann auch ein bisschen mehr dokumentieren.
Was machst du bzw. der Chef denn wenn der Admin kündigt oder gesundheitlich so ausfällt das man ihn nicht anrufen kann oder sonst was? Genau. Passiert regelmäßig überall auf der Welt und meistens erbt der neue Admin den Krams und das Leben geht weiter oder $IT-Dienstleister soll es retten. Entweder wirft der den alten Kram raus und rollt seine Standardlösung aus oder der Preis ist hoch genug um Chef-gewolltes Gefrickel am Leben zu erhalten.