DMS für die GOB selber basteln?

[TobiasSchneider]

Selber basteln ist nun nicht ganz richtig...

Mir geht es darum, möglichst kostengünstig oder mit schon vorhandener Software den Ansprüchen der GOB zu genügen und ein wenig Komfort zu haben.

Ende letzen Jahres wurden eine Handvoll DMS Programme unter 350€ in der CT vorgestellt. CompuDMS war die günstigste Lösung, die allerdings dann auch auf OCR und Volltextsuche verzichten muss in der freien Version.

Nun kann mein Scanner in einen voreingestellten Ordner scannen. Dieser könnte eine CIFS Freigabe auf meinem Server (nas4free) sein oder einfach ein freigegebener Ordner in meinem GoogleDrive (hier auf meinem BüroPC, der eh immer läuft).
Ich kann so auch mit Apps meiner Android Smartphone direkt in diesen Ordner Scans von Fotos hochladen - oder via der Owncloud app). Also ein Input-Ordner (Ablage für Rohmaterial erst einmal).

Nun besitze ich Paperport Pro seit gefühlt 10 Jahren und Omnipage 19. Ich kann mit letzerem diesen Ordner überwachen und alles was darin landet wird OCR'ed und in PDF (PDF/a) gewandelt und in einen anderen Output-Ordner kopiert.
Diesen könnte ich nun "vielleicht" mit CompuDMS überwachen oder EcoDMS (free) und das DMS so automatisch füttern.

Damit ich eine Volltextsuchfunktion habe könnte ich den den Output-Ordner via SysLink klonen bzw. via irgendeiner Software (allDupPortable / Belvedere / Rsync). Diesen DoppeltenOrdner behalte ich immer unabhängig vom DMS (welches unter Umständen originale löscht bevor es sie archiviert) und nutze die Windows Cortana oder Copernic Search, um den Inhalt zu indexieren (oder Paperport oder was auch immer) und bin so immer in der Lage, schnell ein Dokument zu finden.

Ich beschäftige mich nun keine 24 Stunden mit der Materie aber es ist Anfang 2017 und zum Ende der Woche möchte ich ein DMS bei mir laufen haben (für meinen kleinen OnlineShop, der lokal ürigens PDF Rechnungen generiert, die ich natürlich ebenfalls in den Input-Ordner lenken kann).....

Hat jemand vielleicht nette Ideen bzw. Gedanken zu der Sache?
Danke

 

[halwe]

Ich würde es einfacher angehen:
- Scannen direkt mit OCR (können inzwischen fast alle Scanner und viele AIO und spart zusätzliche Schritte)
- Ablegen direkt auf PC oder NAS (wo dann Cortana oder Indexierung läuft) (bei Ablage auf NAS evtl. lokale Zwischenkopie einschalten)
- Statt Cloud das Handy lieber per Sync-Software anbinden und offline hochladen (wer weiß, was du alles speichern willst, was in der Cloud nichts zu suchen hat)

Zutreffender als die GoB dürften in diesem Fall die neuen GoBD sein. Ich denke, hier brauchst du rund um die Archivierung organisatorische Prozesse zur Sicherstellung der Unverfälschbarkeit:

[4] Bei einer Aufbewahrung in digitaler Form ist – wie auch bei der Aufbewahrung in Papierform – sicherzustellen, dass die Unveränderbarkeit der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gegeben ist. Dies wird i. d. R. nur durch eine Kombination von organisatorischen Regelungen und technischen Maßnahmen gewährleistet werden können. Beispielsweise bieten bestimmte Speichermedien (z. B. Festplatten, Magnetbänder) technologiebedingt keinen Schutz vor Veränderung der Daten. Andere Speichermedien (z. B. nur einmal beschreibbare optische Medien) bieten zwar technologisch einen gewissen inhärenten Schutz, aber auch dort verbleiben Möglichkeiten zur Änderung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (z. B. durch Austausch einzelner optischer Medien). Die gesetzlichen Regelungen für die Wahl des Datenträgers sind deshalb so gefasst, dass keine bestimmte Technologie gefordert wird. In Abhängigkeit von der eingesetzten Technologie müssen insofern technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, die eine nachträgliche Änderung an den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zuverlässig ausschließen. Diese sind so auszugestalten und zu dokumentieren, dass vom Buchführungspflichtigen der Nachweis erbracht werden kann, dass die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nicht verändert wurden.

Viele Grüße, Halwe

 

[TobiasSchneider]

ES stimmt, alleine das scannen der Dokumente muss den Vorgaben entsprechen wie auch die zeitnahe Archivierung.

Ich tüftel zur Zeit noch. Dennoch vielen Dank für den Input.