Dokumente optimal und zukunftssicher Scannen

[Schabing]

Hallo zusammen,

ich will meine Dokumente optimal einscannen, um die zukunftssicher verwahren zu können. Mit optimal meine ich, möglichst gute Auflösung und doch möglichst kleine Speichermenge.
Ich habe festgestellt, ab 300dpi sieht es ordentlich aus, aber die Dateien werden halt auch recht groß. Eine Din4 schwarzweiß Seite mit 80-100kbit finde ich ist sehr groß. Vielleicht täusche ich mich auch... Variiert sicherlich vom schwarzen Anteil, aber vom durchschnitt her...

Bei schwarzweiß habe ich gelesen, sollte man auf 1bit umstellen. Bei keinem Gerät konnte ich das bisher aktiv einstellen, daher weiß ich nicht ob das automatisch von den Geräte eingestellt wird oder ob ich hier noch etwas einsparen könnte.

Wollte mir übrigens folgenden Scanner neu zulegen Epson WorkForce DS-360W, welcher die großen inkl. Drucker ersetzen soll.
Zuletzt hatte ich einen Lexmark XC 2235 und einen Brother Multifunktionsdrucker mit Scanner (Modell folgt).

Ich vermute mal, da kann man einfach nichts ändern, zaubern wird kein Gerät können... Aber gibt es doch noch 1-2 Dinge die ich tun kann, um die Scans mehr zu "tunen"?

300dpi wird hoffentlich ausreichen, unter 300dpi wiederum wird die Qualität zu schlecht sein...
Die Dokumente werden übrigens weggeschmissen, ein späteres und besseres einscannen ist damit nicht mehr möglich, daher meine genauen Überlegungen.


Danke schon mal im Voraus!

 

[wern001]

100 kb für einen scan ist doch in ordung. Vorallem bei Festplatten in der größe weit über 10 tb

Da geht eher der Scanner kaputt als man die Platte voll bringt

 

[Schabing]

100 kb für einen scan ist doch in ordung. Vorallem bei Festplatten in der größe weit über 10 tb

Da geht eher der Scanner kaputt als man die Platte voll bringt

Das ist mir klar Aber ich würde ausschließlich nur SSDs nutzen, niemals mehr HDDs! (Daher sind wir noch gar nicht bei 10TB )

Aber ich optimiere gerne, man hat ja außerdem noch andere Daten...
Wenn man dann ständig mehrseitige Dokumente Scannt (da hat dann schnell eine Datei >1MB), hat man halt schnell zig MB, was in wenigen Jahren auch dann mal ein GB ausmacht, was ich wahnsinnig viel finde nur für Dokumente....
und das alles ohne Farbe!

Daher mein Optimierungswunsch

 

[CrunchTheNumber]

Also bei der Idee "Dokumente einscannen und Originale wegwerfen" fällt mir doch immer wieder Folgendes ein:
https://www.heise.de/tp/features/Xerox-Software-veraendert-eingescannte-Zahlen-3961586.html

Gruß,
CTN

 

[WhyNotZoidberg?]

Eine Din4 schwarzweiß Seite mit 80-100kbit finde ich ist sehr groß.

Das ist mir klar Aber ich würde ausschließlich nur SSDs nutzen, niemals mehr HDDs!

wieviele dokumente (a4) hast du, dass du dir sorgen um den speicherplatz machst, bei zb 100kb? egal ob ssd oder hdd.

 

[Schabing]

wieviele dokumente (a4) hast du, dass du dir sorgen um den speicherplatz machst, bei zb 100kb? egal ob ssd oder hdd.

Ich mache mir jetzt nicht den großen Kopf um Speicherplatz, aber ich würde es halt gerne optimal komprimieren. Wenn es sicher besser machen lässt, würde ichs gerne tun. Wenn nicht, dann halt nicht

Ich finde es einfach viel, wenn man in wenigen Jahren hunderte MB nur an PDF angesammelt hat... Wie gesagt, ein mehrseitiges Dokument hat schnell 1-5MB zusammen, was meinem Empfinden nach schon sehr viel ist.

 

[wern001]

Das ist mir klar Aber ich würde ausschließlich nur SSDs nutzen, niemals mehr HDDs! (Daher sind wir noch gar nicht bei 10TB )

Wenn eine SSD kaputt geht kann man zu 99% nichts mehr retten. Bei Festplatten gibt es genügend Firmen.
Wenn es unbedingt SSD sein muss. Einfach einen echten Raid-Kontroller nehmen und ein Raid-5 machen. Das läst sich dann ohne Probleme erweitern.
So 3x 2 TB SSD kosten nicht die Welt und man hat 4 TB an Platz

 

[beercarrier]

1 Bit ist schwarz weiß. Das ist schlecht, entweder ist der pixel dann schwarz oder weiß. Da gibt es nicht viel zu tunen. Scannen und mehrere Backup machen.

Edit: und wenn schon das sind keine Datenmengen die relevant sind. Was du sicher nicht willst ist etwas kaputt komprimieren oder ein ach so tolles Format verwenden für das es in 1,5 Jahren kein Programm mehr zum lesen gibt. Für eine große Bibliothek lohnt es sich dann sw engineers dranzusetzen die paar Stunden für x-tausend Euro basteln, willst du dir das leisten?

 

[shibuya]

Wie viele Ordner möchtest du denn überhaupt einscannen?

 

[Schabing]

Wie viele Ordner möchtest du denn überhaupt einscannen?

Aktuell nichts. Es geht und kommende Dokumente. Ich habe eigentlich nur noch Zeugnisse und Arbeitsvertrag sowie Mietvertrag, die würde ich erneut und besser einscannen.

Also nicht viel.

 

[Affenzahn]

Dokumente und Digital. Da werf ich doch glatt mal ein Stichwort in den Thread:
https://www.google.com/search?q=OCR


Einscannen und Originale wegwerfen würde ich frühestens nach 10 Jahren. Da kann einfach zu viel passieren.
Vor allem bei Vertragswerk und Urkunden!
Papier ist geduldig. Digital erfahrungsgemäß eher nicht so.

Es würde mich wundern wenn ich meine alten 3 1/2" Disketten z.B. oder meine alten Word 95 Dokumente noch unter W10 Problemlos zum laufen bekomm.

Auch wenn sich PDF als Standard etabliert hat: Standards können abgelöst werden. Flash war auch mal ein Standard.

Digitalisieren um es durchsuchbar zu machen: Gute Idee
Originale wegwerfen: Eher nicht so.

 

[the_pi_man]

Genau dafür habe ich mir einen kleinen Dokumentenscanner (DS-530) gekauft und inzwischen gut 3000 Seiten gescannt. Zig Leitz-Ordner weniger... freu

 

[shibuya]

Ich kann dir die FI-Serie von Fujitsu empfehlen. Gebraucht bekommt man ein aktuelles Gerät dieser Serie bereits ab ca. 300€. Ich habe mir neulich ein Fujitsu fi-7140 für 300€ auf eBay gekauft mit gerade Mal 2.000 gescannten Seiten. (Das Gerät ist für 12.000 Seiten pro Tag ausgelegt). Also so gut wie neu.

 

[Schabing]

Genau dafür habe ich mir einen kleinen Dokumentenscanner (DS-530) gekauft und inzwischen gut 3000 Seiten gescannt. Zig Leitz-Ordner weniger... freu

Ich kann dir die FI-Serie von Fujitsu empfehlen. Gebraucht bekommt man ein aktuelles Gerät dieser Serie bereits ab ca. 300€. Ich habe mir neulich ein Fujitsu fi-7140 für 300€ auf eBay gekauft mit gerade Mal 2.000 gescannten Seiten. (Das Gerät ist für 12.000 Seiten pro Tag ausgelegt). Also so gut wie neu.

Danke für die Tipps!

Leider wären die mir jetzt zu groß. Aber wie es aussieht, funktioniert das Prinzip gut

 

[omavoss]

@Schabing:
Zum Dokumenten-Scanner und der rechtssicheren Speicherung von Dokumenten gehört aber dann definiv noch eine gute Dokument-Management-Software, also ein DMS- oder CMS-System. Scannen ist das eine, verschlagworten und rechtssicher speichern ist das andere.

 

[Schabing]

@Schabing:
Zum Dokumenten-Scanner und der rechtssicheren Speicherung von Dokumenten gehört aber dann definiv noch eine gute Dokument-Management-Software, also ein DMS- oder CMS-System. Scannen ist das eine, verschlagworten und rechtssicher speichern ist das andere.

Danke für den guten Hinweisen. Mit Tags/Stichwörtern Arbeite ich auch mit meinen Bildern.

Mein PDF XChange (Editor Plus Mega Ultra Unendlich k.A. Version) kann Stichwörter, hier "Schlüsselwörter" genannt.
Bisher habe ich meine PDFs bspw. so benannt: "2020-06-01 Amazon - Epson WorkForce DS-360W".

Da braucht man kein System. Wenn ich z.B. was für die Steuer suche, suche ich nach einsprechendem. Ein Entscheidender Punkt ist, dass auch im Inhalt aller PDFs gesucht wird.

Daher hab ich nie einen Mehrwert von Tags gesehen. Aber ich denke aktuell drüber nach und werde evtl. Tags doch einführen. Die Texterkennung lässt ja oft zu wünschen übrig.

Guter Denkanstoß, danke!

 

[omavoss]

@Schabing:
Ja, du hast es richtig erkannt, "Schlüsselwörter" meint dasselbe wie "Verschlagwortung".
Je mehr Schlagwörter bzw. Schlüsselwörter Du einem Dokument zugeordnet hast, desto schneller und effizienter ist die Suche nach eben dem gesuchten Dokument.

Trotzdem ist es manchmal besser, sich für die Verschlagwortung ein System auszudenken, das es einem ermöglicht, effektiv zu arbeiten. Beispielsweise "Rechnung", "Datum", "Nummer", "Lieferant", "Lieferschein'", "LS-Nummer", "Wareneingangsdatum", usw. usw.

Wenn du erst einmal ein solches System etabliert hast, wird alles in Deinem selbst kreierten "DMS" viel einfacher.

Danke für Dein Feedback; Du machst das schon richtig. Es gibt auch Freeware-"DMS", teilweise sogar mit Scanneranbindung. Diese Freeware erfordert einen Haufen Einarbeitung; besser wäre eine professionell verwendbare DMS-Software; deren Hersteller lassen sich allerdings teilweise fürstlich entlohnen, aber bei ihnen ist der Support inbegriffen.

 

[Schabing]

@Schabing:
Ja, du hast es richtig erkannt, "Schlüsselwörter" meint dasselbe wie "Verschlagwortung".
Je mehr Schlagwörter bzw. Schlüsselwörter Du einem Dokument zugeordnet hast, desto schneller und effizienter ist die Suche nach eben dem gesuchten Dokument.

Trotzdem ist es manchmal besser, sich für die Verschlagwortung ein System auszudenken, das es einem ermöglicht, effektiv zu arbeiten. Beispielsweise "Rechnung", "Datum", "Nummer", "Lieferant", "Lieferschein'", "LS-Nummer", "Wareneingangsdatum", usw. usw.

Wenn du erst einmal ein solches System etabliert hast, wird alles in Deinem selbst kreierten "DMS" viel einfacher.

Danke für Dein Feedback; Du machst das schon richtig. Es gibt auch Freeware-"DMS", teilweise sogar mit Scanneranbindung. Diese Freeware erfordert einen Haufen Einarbeitung; besser wäre eine professionell verwendbare DMS-Software; deren Hersteller lassen sich allerdings teilweise fürstlich entlohnen, aber bei ihnen ist der Support inbegriffen.

Ein System habe ich an sich, habe meine gut sortierten Bilder komplett durch getagged. Mach mir eher gedanken, ob sich das so übertragen lässt bzw. welche Änderungen nötig wären.

Das ist für eine (mich) Privatperson, ich habe in 30 Jahren unter 300 PDF Dateien bis jetzt. Das System muss nicht so groß ausfallen.
Da reichen Datum, Firma/Marke/Arzt (etc). und paar individuelle Zusatzinfos.

Ich denke aber, ich werde jeder PDF so 3-5/8 Stichwörter geben. Damit lässt sich bei mir alles finden und die Texterkennung erledigt den Rest.