Dokumente/Unterlagen digitalisieren

[rookie1969]

Ich denke gerade darüber nach, ein paar wichtige Dokumente zu digitalisieren. Kenne mich damit überhaupt nicht aus.

1. Welche Dokumente würdet ihr als sinnvoll erachten?

2. Ist sowas wie z. B. dieses "Filee" zu empfehlen oder reicht es die Unterlagen einfach im Datentresor von One drive zu speichern?

3. Muss ich allgemein irgendwas beachten?

VG
Micha

 

[AlanK]

Schau dir mal Office Lense oder Scanbot auf dem Handy an wenn es wenige Dokumente sind.
Wenn du sehr viele Dokumente hast, oder kein gutes Handy, dann wäre ein Fujitsu Scansnap eine Idee.

Dokumente anständig digitalisieren ist der erste Schritt, Dokumentenmanagement und sinnvolle Archivierung der zweite Schritt.

Fileee kostet monatlich 4 bzw 5 Euro, ist ein Startup, ich weiss nicht ob ich ein Abo abschließen würde wo ich nur meine Dokumente ablege.
Da würde ich lieber einen "normalen" Cloud Anbieter nehmen und die Dokumente verschlüsselt ablegen.

 

[Qarrr³]

Doppelseitiger Scanner, NAS und Backup (da auch in die Cloud, wenn du willst) wäre meine Empfehlung. Würde einfach alles einscannen, so viel braucht ein komprimiertes PDF nicht.

 

[DieRenteEnte]

Da ich sämtliche Unterlagen digitalisiert habe, empfehle ich dir einfach nicht nur das zu digitalisieren, was wichtig ist, sondern auch das, wo du dir nicht sicher bist.
Was ich nicht digitalisiere sind Werbung und den ganzen Mist.

Meine Empfehlung:
1. Keine Smartphone oder Kamera basierten Apps nutzen! Die Qualität ist miserabel und wenn man die Unterlagen ausdrucken muss, wird die Qualität noch schlechter.

2. Besorge dir einen ordentlichen Duplex-Scanner mit Texterkennung (OCR) und Korrekturfunktion. Damit kannst du in Zukunft, wenn du viele Dateien hast, mit einer simplen Suche nach Begriffen, Datum, etc. suchen.
Beispiel: Canon DR-F120 Dokumenten-Scanner mit mit Duplex ADF (600dpi, CMOS CIS, USB 2.0)

3. Überlege dir eine sinnvolle Struktur, wie du deine Dateien abspeichern willst. Nicht nur die Struktur ist wichtig, sondern auch die Benennung deiner Dateien.

Beispiel:

• Ordner "Zeugnisse"
  • Ordner "Schule"
    • Datei "2009-07-31 Jahreszeugnis Klasse 1"
    • Datei "2010-07-31 Jahreszeugnis Klasse 2"
  • Ordner "Berufsschule Bürokaufmann"
    • Datei "2019 03 26 Zwischenzeugnis Ausbildungsjahr 1"
    • Datei "2020 07 25 Jahreszeugnis Ausbildungsjahr 2"
• Ordner "Berufsausbildung Bürokaufmann"
  • Ordner "Mathematik"
    • Datei "Buchführung Notizen"
    • Datei "Buchführung Prüfungsvorbereitung"
  • Ordner "alte Prüfungen"
    • Datei "Prüfung Mathe 2017"
    • Datei "Prüfung Mathe 2018"
    • Datei "Prüfung Mathe 2019"
    • etc.

4. Besorge dir zwei externe Datenträger. Alles was intern gespeichert ist, ist eine Frage des Glücks. Du musst wichtige Dateien immer mindestens doppelt gespeichert haben, außerhalb deines PC / Smartphone, damit du bei Defekten auf diese Daten immer und jederzeit zugreifen kannst.
Die Festplatte mit allen deinen Daten solltest du mit einem Programm wie "FreeFileSync" auf eine zweite Festplatte kopieren / synchronisieren, damit auch die Festplatte mit deinen wichtigen Daten bei einem Defekt nicht alles verliert.
Beide Festplatten solltest du vollständig verschlüsseln, damit nicht jeder der an die Festplatte kommt, deine Daten einsehen kann.

 

[chrigu]

Warum? Hast du im Keller keinen Platz mehr für die eine Kiste?
der Mensch ist ein Sammler und Jäger, du solltest deine Instinkte nicht unterdrücken, ausser es wird
exzessiv ausgeübt.

Welches Ziel verfolgst du mit digitalisieren? (Platz, für die Zukunft sichern, um schnell Zugriff darauf zu haben, usw)

 

[h00bi]

Ich würde hier eher auf OCR und Volltextsuche setzen als auf irgendwelche Ordnerstrukturen.

Einen (teuren) Dokumentenscanner kann man sich evtl. auch aus der Firma übers Wochenende ausleihen, wenn man nett in der IT fragt.

 

[DieRenteEnte]

@h00bi
Eine Kombination kann nur gut sein.
Die Textsuche wird dadurch nicht gestört, sondern unterstützt.
Unter Umständen kann es nämlich sein, dass ein Begriff nicht gefunden werden kann, weil die OCR Funktion genau bei diesem Begriff nicht zu 100% funktionierte.
OCR ist leider nicht 100% zuverlässig, deshalb ich habe Beides kombiniert. So kann ich auf Strukturebene manuell suchen oder wie gewohnt über die Textsuche direkt.

 

[sPeziFisH]

ich hätte das Thema eher bei Office und Text eingeordnet, 'Dokumente digitalisieren' bedeutet ja von analog > digital.
online Speicherung, Verfügbarkeit, Daten-Tresor ist wiederrum ein weiteres Thema.

• ich kann mich Highspeed Opi nur anschließen. Ohne Ordnerstruktur ist alles nur die Hälfte wert, Du möchstest den Inhalt ja auch wiederfinden. Wenn Du schon digitalisierst, sollte Qualität ein wichtiges Thema sein. Das ist sonst echt verschenkte Mühe/Aufwand.
• mach Dir eine Liste, was Du als wichtig erachtest. Frage dann Familie und Freunde, was die als wichtig erachten. Mach das am besten bei Gelegenheit, nebenbei, das nimmt keinem Zeit und stresst nicht und tut ja auch keine Eile.
• was einem wichtig ist, und viele Dokumente sind es schon mal, sollte nicht mit zu wenig Geld oder Aufwand bedacht werden. Man kann sich durchaus ein gutes Gerät kaufen und es später ja auch wieder verkaufen, weitergeben. Oder woanders sparen.
• Software
  • ScanTailor Advanced kann helfen (beim Scannen)
  • http://vietocr.sourceforge.net/scanning.html
  • https://www.diybookscanner.org/en/intro.html
  • suche YouTube nach 'document digitalization', 'book digitalization' oder 'book/document scanning' o.ä. für allgemeine Hinweise
  • Bilder/Scans sauber im DinA-Seitenverhältnis: IrfanView > Edit > create custom selection > 1.4142 / 0.7071 bzw. Shift+C für Querformat/Hochformat. Siehe auch wichtige Hinweise in dem gleichen Dialog !
  • bei Scans: GIMP > Colors > Levels, pick schwarz, pick weiß, .zB.
• Dokumente: Zarges Aluminiumkiste Mini-Box 42l o.ä. kaufen. Wichtiges Zeugs da rein und im Notfall, wenn Hände frei, mit der Kiste wegrennen..