Digitalisierung aller Unterlagen

[Speedy.]

Hallo zusammen,

ich arbeite in der IT einer recht großen Firma (~1000 Mitarbeiter) und habe den Auftrag, mich über die Digitalisierung sämtlicher Unterlagen zu informieren und dies auch durchzuführen.

Momentan haben wir für alles Ordner: für Rechnungen, Lieferscheine, RMAs, Checklisten, Überlassungsverträge usw. usf.
Nun wollen wir dem Papierkrieg ein Ende bereiten und alles ab Anfang 2012 digitalisieren. Wir scannen also alle Dokumente als PDFs ein und erstellen ein Archiv auf dem Server (natürlich mit Redundanz ).
Der Plan ist nun aber, die Unterlagen, welche digital vorhanden sind, zu entsorgen. Jetzt ist meine Frage, ob das rechtlich einwandfrei ist, z. B. wenn die Finanzprüfung ansteht. Müssen wir dennoch die Unterlagen in Papierform behalten oder können wir uns ganz und gar auf die Bits und Bytes verlassen (davon betroffen ist übrigens nur die IT, nicht die Firma an sich).
Ich bin schon etwas in Google unterwegs, aber irgendwie werde ich nicht schlauer...

Danke schon einmal im Voraus.

Viele Grüße
Speedy

 

[fabig]

Also ohne digitale Signatur geht gar nichts. Das sollte euch schon bekannt sein.
Laut unserem Steuerberater ist es mit Zeitstempel und Signatur zwar nicht 100% rechtlich gedeckt aber es dürfte vor Gericht nicht so schlecht ausschauen wenn die Prüfer am Rad drehen sollten.
Es gibt wohl dazu noch keinen höchsten Entscheid und die Gesetzeslage ist nicht eindeutig.

 

[blubberbrause]

Soweit ich weiß ist hier das Stichwort Revisionsichere Archivierung, damit sichergestellt werden kann das solche Dokumente nach der Elektronischen Ablage nicht verändert werden können.

 

[devebero]

Das Thema würde mich mal aus privater Sicht interessieren.

Im Laufe der Zeit sammeln sich ja doch Rechnungen, Schriftwechsel mit Versicherungen etc. an.

Kann man die auch einfach als PDF einscannen und die Papier Originale entsorgen?

Das würde ja die Papierflut und Ordner Sammlung ein wenig einschränken.

Wie sieht das da aus?

 

[fabig]

Also privater unterliegst keinerlei Pflichten.
Deswegen kannst du das alles so machen. Nur steuerlich relevante Belege wie Spendenquittungen, Lohnzettel/ Jahressteuerbescheinigung und Kontoauszüge sollten bis zur Erstattung im Original vorhanden sein.

@blubberbrause
Ja klar ist das so. Wenn der Prüfer aber von dir den Nachweis verlangt, wird es schwierig. Papier und Tinte/Toner kann man problemlos aufs ungefähre Alter prüfen. Einer Datei hundertprozentig nachzuweisen das sie aus diesem Jahr stammt und nicht verändert wurde ist etwas schwieriger.

 

[Speedy.]

Ok, danke für die Antworten. Wenn ich das mal so zusammenfasse, dann kann ich die Daten digitalisieren, nur muss eine Signatur, ein Zeitstempel und eine Revisionssicherung vorhanden sein.
Auf den Papieren, die ich einscanne sind Unterschrift, Name und Datum sowie ein, zwei Infos Handschriftlich und mit Stempel dokumentiert. Reicht das in diesem Fall aus?
Im Archiv werden die Dokumente nach dem gleichen Schema benannt:

Datum_Ticket-Nr_Beschreibung (z. B. 20120314_TCK-000000_Bestellung_Allgemein.pdf)

Oder muss ich noch weitere Maßnahmen ergreifen?

 

[moodle]

Also privater unterliegst keinerlei Pflichten.
Deswegen kannst du das alles so machen. Nur steuerlich relevante Belege wie

Die Unterlagen liegen dann ja nicht mehr als original vor, sondern nur noch Kopie. Gibt das echt keine Probleme, z.B. bei Verträgen, etc. ...

 

[devebero]

Gute Frage. Gibt es da vielleicht eine konkrete Aussage zu?

 

[Fairy Ultra]

bitte nicht vom hören sagen beraten lassen

 

[fabig]

Die Unterlagen liegen dann ja nicht mehr als original vor, sondern nur noch Kopie. Gibt das echt keine Probleme, z.B. bei Verträgen, etc. ...

Na eine richtige notarielle Urkunden würde ich schon im Original behalten.
Eine LV könnte Stress machen der Originale Versicherungsschein nicht vorhanden ist.
Also alles was Kohle bedeutet würde ich im Original behalten.
Zulassungsbescheinigungen etc würde ich auch im Original aufheben.
Geburtsurkunde kannst du dir jederzeit neu ausstellen lassen wenn du die Kopie hast.

Als Verbraucher bist du gut geschützt. Da reichen die Belege in Kopie. Kontoauszüge sind dein persönlicher Spaß. Hast spezielle Konstruktionen bei deiner Steuererklärung würde ich Originale behalten. Verpflichtet bist du aber als Privatperson zu nichts.

Dagegen müssen Unternehmen nach AO aufbewahren.


@devebero
was oder wen meinst du?

 

[devebero]

@fabig

Ja, mir ging es einfach darum ob es eine, ggf. gesetzliche, Aussage dazu gibt, ob Privatpersonen Unterlagen digitalisieren können und sich vom Papier Balast befreien dürfen.

 

[fabig]

Da sie keinerlei Aufbewahrungspflichten unterliegen, außer wenn die AO greift, können sie alles wegwerfen ohne oder mit digitalisieren.
Die Probleme die man dann als Erbe bei der LV hat, weil die das Original für die Auszahlung haben wollen, ist ein rein zivilrechtliches Problem.
Die Verletzung der AO kann aber eine nette Steuerschätzung zur Folge haben. Sprich nicht nur das ich kein Geld bekomme wie bei einer LV, nein ich muss sogar was zahlen weil ich nicht nachweisen kann, das die Scans das Original 1 zu 1 abbilden.
Sobald irgendein Hacker die digitale Signatur knackt und solche Dokumente fälscht, ist die reine digitale Archivierung für den nach AO Aufbewahrungspflichtigen ein Problem.
Meine Glaskugel kann mir nicht sagen was da in den nächsten 10 Jahren passieren wird.

 

[blubberbrause]

Zum Thema Datum, vor jahren war ich mal mit dem Thema beschäftigt und da gab es sog. WORM Medien die genau das sicherstellen (Write Once, Read Many war mein ich die Abkürzung)

 

[fabig]

Hat das Worm eine eingebaute Funkuhr?
Wenn ich das mit einem Rechner beschreibe, der meinetwegen auf 13.12.2004 steht, wie soll das Worm das merken?

 

[Labtec]

NTP-Abgleich mit einigen Servern?

 

[fabig]

Wie wenn ich den nicht in ein Netzwerk hänge und dann die Worm beschreibe?

 

[-oSi-]

ich arbeite in der IT einer recht großen Firma (~1000 Mitarbeiter) und habe den Auftrag, mich über die Digitalisierung sämtlicher Unterlagen zu informieren und dies auch durchzuführen.

Bei der Größenordnung deiner Firma habt ihr bestimmt auch eine Rechtsabteilung oder zumindest eine Person, die dafür zuständig ist.
Die kann in diesen Fragen, bestimmt weiter helfen.

Dann weisst du schon mal, woran du dich orientieren musst.

 

[Cibren]

Bei der Größenordnung deiner Firma habt ihr bestimmt auch eine Rechtsabteilung oder zumindest eine Person, die dafür zuständig ist.
Die kann in diesen Fragen, bestimmt weiter helfen..

/sign

Bin kein Rechts- oder Sicherheitsexperte aber ein Teil meiner Kunden hat Probleme mit digital signierten Rechnungen und besteht unbedingt auf die Übermittlung per Post. Das gleiche könnte auch bei abgelegten Verträgen & Co drohen wenn du dir da keine fachliche Beratung einholst.

Lieber mal 5k für ein ordentliches Consulting ausgeben

 

[Oxienergie]

Um auch noch was anderes anzusprechen, da du ja Projektverantwortlicher zu sein scheinst:
Macht ihr das wirklich einfach so, indem ihr alles als PDF einscannt und dann in einer entsprechenden Ordnerstruktur ablegt?
Meinst du nicht, dass das mit der Zeit und steigender Größe mal richtig unbequem wird?

Ich will ja hier keine Werbung machen, aber für solche Zwecke gibt es wirklich gute Software, wo man die Dateien auch Verschlagworten kann etc. In unserer Firma verwenden wir dafür ELO. Hier hat man sowohl revisionssichere Archivierung als auch einfache Verschlagwortung etc.
Ob sich das rechnet, müsstet ihr natürlich vorher prüfen.