E-Mails automatisch sichern, archivieren

[Wilhelm14]

Moin liebe Computerbasler,

ich habe unter anderem ein E-Mail-Postfach gemeinsam mit Kollegen. Manchmal verschwinden E-Mails. Meist unbeabsichtigt, ich habe auch schon aus Versehen E-Mails vom gemeinsamen Postfach in mein persönliches verschoben - passiert und lässt sich kaum verhindern.
Ich würde jetzt gerne den Posteingang und Gesendete "überwachen", also im Grunde die E-Mails, sobald da, kopieren.
Was schlagt Ihr vor?
Von einem anderen Postfach per POP3 abholen? Dann würde mir der Ordner gesendete fehlen, oder?
Ein Desktop-Client mit Regeln müsste ja die ganze Zeit laufen.
Ich hätte ein Synology und/oder Qnap, ließe sich da was machen?
Es fällt der Begriff Fetchmail. Hier verlinken welche einen Docker damit: https://community.synology.com/enu/forum/1/post/153752
Qnap hat im Grunde einen E-Mail-Client, der dauerhaft laufen könnte, ich bin aber gerade wieder zu Synology gewechselt. https://www.qnap.com/de-de/software/qmailagent

Hat jemand eine ganz andere Idee?

 

[Giggity]

Rechtssichere E-Mail Archivierung buchen, aber das ist wahrscheinlich nicht so wie du dir das vorstellst

 

[tollertyp]

Spricht für mich dafür, dass ein gemeinsames Postfach nicht das richtige Mittel ist...
Also ein gemeinsamer Eingangskanal ja.

 

[nutrix]

Auf gemeinsames Postfach verzichten und lieber einen gemeinsamen Verteiler verwenden bzw. mit Aliasen arbeiten.

 

[Rickmer]

Ich würde jetzt gerne den Posteingang und Gesendete "überwachen", also im Grunde die E-Mails, sobald da, kopieren.

Nennt sich Journaling.

Gibt's von verschiedenen Anbieten inkl. möglicherweise wo auch immer du die Postfächer gehostet hast.

 

[00Julius]

ich habe unter anderem ein E-Mail-Postfach gemeinsam mit Kollegen.

Wie wird das Ganze denn gehostet?
Ich habe so ein Postfach auch auf der Arbeit. Das ist ein Exchange-Server in Microsoft365.
Wenn dem bei euch auch so ist, würde ich mal eure IT ansprechen, die sind dafür da.

 

[tollertyp]

Ich frag mich halt: Woher wisst ihr, wann ihr ins "Archiv" (wie auch immer es umgesetzt wird) schauen müsst? Wenn das kein "Problem" ist, kann man den Weg gehen.

 

[Wilhelm14]

Rechtssichere E-Mail Archivierung buchen, aber das ist wahrscheinlich nicht so wie du dir das vorstellst

Danke für das Schlagwort, scheint man bei IONOS buchen zu können. Und ja, ich stelle mir das lokal vor.

Spricht für mich dafür, dass ein gemeinsames Postfach nicht das richtige Mittel ist...
Also ein gemeinsamer Eingangskanal ja.

Welches wäre denn das richtige Mittel, bei zum Beispiel info@ usw.?

Auf gemeinsames Postfach verzichten und lieber einen gemeinsamen Verteiler verwenden bzw. mit Aliasen arbeiten.

Wie kann man auf info@ verzichten?

Nennt sich Journaling.
Gibt's von verschiedenen Anbieten inkl. möglicherweise wo auch immer du die Postfächer gehostet hast.

Danke für das Schlagwort, MailStore Server hatte ich mir schon angeguckt, läuft allerdings "nur" auf Windows, wäre aber wohl das richtige.

Wie wird das Ganze denn gehostet?
Ich habe so ein Postfach auch auf der Arbeit. Das ist ein Exchange-Server in Microsoft365.

Noch ist das IONOS, IMAP (vermutlich auch POP3).

Ich frag mich halt: Woher wisst ihr, wann ihr ins "Archiv" (wie auch immer es umgesetzt wird) schauen müsst? Wenn das kein "Problem" ist, kann man den Weg gehen.

Wenn ich auf eine E-Mail antworten oder diese weiterleiten möchte, die ich gestern gelesen habe, heute aber verschwunden ist. Welchen Weg kann man gehen?

 

[00Julius]

Wir gehen momentan folgenden Weg, der allerdings viel Aufmerksamkeit erfordert:

• Ordner "Posteingang"; hier sind alle eingehenden Mails solange sie NICHT angefasst wurden
• Ordner "in Bearbeitung"; sobald die Mail von einem Kollegen in irgendeiner Weise "angefasst" wird, landet sie hier
• Ordner "erledigt"; hier landen die Mails und VERBLEIBEN sobald keine weitere Aktion mehr nötig ist
• Ordner "gesendete Elemente": KEINE Mail darf hier verschoben werden

Wir greifen übrigens mit bis zu 10 Personen (5 bis 7 Leute pro Tag) auf diesen Account zu.

 

[tollertyp]

Was möglich ist, wenn die Disziplin da ist. Und ich habe das Gefühl, die fehlt hier etwas.

Wenn eine Mail "verschwindet" und man das bzr weiß, weil du dich daran erinnerst, da frage ich mich halt, ob es da nicht noch eine Dunkelziffer gibt.

 

[cumulonimbus8]

Nur um die Fragen zu stellen:

Wenn man sich beruflich einen Account teilt… Wenn dort individuelle Post einläuft… Kurz, nach meinem primitiven Denken: was soll das?
Individuelle Post aus gutem Grund in individuelle Konten! Dinge wie info@ mögen dann alle anfassen - aber alles was da reinkommt sollte/dürfte/konnte in keinem Tool mal eben rausverschoben werden; noch schlimmer wann das durch… Mauszuckungen… passieren kann.
Verschiebt einer im Team aber doch hilft keine Technik wirklich sondern nur Training und Disziplin(ierung). Welch nicht auch für den Übeltäter erreichbare Sicherungsinstanz soll da wie lange puffern; und woher weiß eine Anderer Nutzer, dass da was reinkam was glatt verschwunden ist?

Mir zu hoch, das…

CN8

 

[Wilhelm14]

Vielleicht teste ich mal das hier:
https://www.ecodms.de/de/ecomailz

Wir gehen momentan folgenden Weg, der allerdings viel Aufmerksamkeit erfordert:

So ist das bei uns auch.

Nur um die Fragen zu stellen:
Wenn dort individuelle Post einläuft… Kurz, nach meinem primitiven Denken: was soll das?

Wer sagt, dass dort individuelle Post einläuft? Tut sie nicht. Ich sagte doch, das es etwas wie info@ ist.

Verschiebt einer im Team aber doch hilft keine Technik...

Scheint es zu geben. https://www.mailstore.com/de/blog/journaling-vs-postfacharchiverung/
...wichtige E-Mails, die nicht mehr gefunden werden...

Welch nicht auch für den Übeltäter erreichbare Sicherungsinstanz soll da wie lange puffern; und woher weiß eine Anderer Nutzer, dass da was reinkam was glatt verschwunden ist?

Der Übeltäter wird keine bösen Absichten, sondern nur aus Versehen etwas verschoben haben.
Ich wusste konkret von einer E-Mail und sogar deren Anhänge, weil ich darauf antworten wollte. Ich suchte im gemeinsamen und meinem Postfach. Papierkörbe waren auch nicht geleert. Sicher kann man auch eine einzelne E-Mail komplett löschen. Und, der E-Mail-Inhalt war eh schon in ein anderes System übertragen, wo Fälle bearbeitet werden. Verloren war die Sache an sich nicht.

 

[tollertyp]

Dann frage ich mich halt: Wieso willst du auf Mails antworten, die scheinbar jemand anders auch bearbeitet? Arbeiten dann mehrere Leute zeitgleich an einer Mail?
Es ist verwirrend und deshalb wird halt der Prozess hinterfragt.

 

[Wilhelm14]

Was soll denn daran verwirrend sein? Nein, da arbeitet immer nur einer dran? Abgearbeitete E-Mails werden in passende Unterordner sortiert. Falsch einsortiert kann also auch passieren. Aber dann sollte man die E-Mail per Suche finden können. Ich habe sogar über das Webportal gesucht.
Die E-Mails und deren Inhalte sind sowieso in ein anderes System übertragen, beim ganzen Vorgang ist E-Mail eh nur ein Teil vom Prozess.

 

[tollertyp]

Ich finde das halt verwirrend. Ich weiß, für dich mag es verwirrend sein, dass wir nicht wissen, was du weißt.

Also:

Ich wusste konkret von einer E-Mail und sogar deren Anhänge, weil ich darauf antworten wollte. Ich suchte im gemeinsamen und meinem Postfach.

und:

Und, der E-Mail-Inhalt war eh schon in ein anderes System übertragen, wo Fälle bearbeitet werden. Verloren war die Sache an sich nicht.

Für mich hört es sich hier nicht so an, als wäre jedem klar, wer woran gerade arbeitet. Wenn ich mich irre, solltest du deinen Text eben so formulieren.

 

[Wilhelm14]

Doch es ist jedem klar voran er arbeitet. Wenn ich im E-Mail Client 2 Postfächer habe und eine E-Mail in Postfach A vermisse, kann sie ja theoretisch aus Versehen in Postfach B gelandet sein. Ich habe dann eben in beiden Postfächern gesucht. Jetzt kann ja ein anderer Mitarbeiter die E-Mail auf seinem Client in sein Postfach geschoben haben, unabsichtlich, aber da kann ich ja nicht suchen.

 

[00Julius]

Aber dann sollte man die E-Mail per Suche finden können. Ich habe sogar über das Webportal gesucht.

Das kann aber auch ein Thema des Mailprogramms sein.
Haben wir gerade mit Outlook 365 durch.
Betreff hatte "AB123456"
Suche nach "123456" -> kein Treffer
Suche nach "AB" -> alle Mails mit "AB" (278 Mails)
Suche nach "AB1234" -> die gewünschte Mail wurde gefunden
Ergo; man kann in der Outlooksuche anscheinend nicht einfach "Teile" des Betreffs suchen, sondern muss den Anfang nehmen

Toll ist auch noch: bei der Outlooksuche muss man schauen, ob gerade nur den momentane Ordner oder alle Ordner (was meist sinnvoller ist) durchsucht werden.

 

[tollertyp]

@Wilhelm14:
Da sich der Dialog im Kreis dreht, bin ich da raus, weil ich würde schlicht wiederholen:
"Warum verschiebt er die Mail denn raus, wenn jemand anders daran arbeitet?"
Oder in den Worten des Beitrags davor von mir:
"Für mich hört es sich hier nicht so an, als wäre jedem klar, wer woran gerade arbeitet"

 

[00Julius]

Jetzt kann ja ein anderer Mitarbeiter die E-Mail auf seinem Client in sein Postfach geschoben haben, unabsichtlich, aber da kann ich ja nicht suchen.

Dann sollte man bei POP3 auf jeden Fall "Nachricht vom Server löschen, wenn Nachricht aus dem Posteingang entfernt wird" deaktivieren.

 

[Wilhelm14]

Wieso jetzt POP3? Es handelt sich um IMAP. Und ja, wenn man von einem IMAP Postfach in ein anders IMAP-Postfach zieht, ist die E-Mail im Grunde beim ersten Postfach gelöscht.

Das kann aber auch ein Thema des Mailprogramms sein.

Ist mir auch bekannt, Outlook findet manchmal E-Mails nicht, die aber eigentlich da sind. Ich habe parallel mit Thunderbird gesucht.

"Warum verschiebt er die Mail denn raus, wenn jemand anders daran arbeitet?"

Aus Versehen. Bis jetzt ist das aber auch nur eine Vermutung oder meine einzige Erkärung. Ich kann oder will dem auch gar nicht auf den Grund gehen. Ich hätte halt gerne so eine Art Einwegsynchronisierung zu einem anderen Ort.

...dass wir nicht wissen...

Naja, einige wissen es ja und haben auch schon Lösungen bereitgestellt.