Einzelne Zelle mit mehreren Daten füllen

[Hagen_67]

Hi Leute
Unser Arbeitgeber will uns fürs Einspingen entlohnen. U.a. gibt es jetz sog. "Joker- Dienste". Ich arbeite in der Pflege. Und wenn jemand im Haus kurzfristig ausfällt, springt der "Joker" ein. Der "Joker" ist für die Schicht (Früh, Spät, oder Nacht geplant.) Wenn er nicht gebraucht wird, bleibt er auf seiner "Stamm- Station" und alle freuen sich. Wenn er gebraucht wird, bekommt er einen "Punkt".
Alle Mitarbeiter sollen nun in einer Exel- Tabelle geführt werden. Darin stehen:

1. Name, Vorname
2. Station (auf der der MA-[Mitarbeiter] regulär eingesetzt ist
3. Station auf der der MA (aushilfsweise) eingesetzt wird
4. Datum des Einsatzes
5. Summe aller Einsätze (hier sollte eine Meldung kommen, wenn 10 oder mehr Punkte erreicht sind) Die Summe soll sich aus den in "4." eingegebenen Daten errechnen.

Die Liste aller MA soll in alphabetischer Reiehenfolge erfolgen. Wenn ich jetzt in die Zelle" Datum" von "Müller" "Karl" gehe, soll eine neue kleine Tab aufgehen, in welche ich das Datum eintragen kann, wann der MA eingesprungen ist. Wenn ikch daruf gehe, sehe ich alle "Einspring- Tage" des MA. Und am Ende der Tabelle sehe ich die Summe aller eingesprungenen Tage.

Ist das mit Exel machbar?

 

[Orcon]

Gibt es keinen in der Firma oder externen Dienstleister welcher für solche Aufgaben bezahlt wird?

 

[Hagen_67]

Nö!

 

[AI-Nadja]

Ja, so eine Erfassung ist total easy machbar.

Für eine gute Antwort sollte man bei Fragen zu Excel immer eine Beispiel-Datei hochladen bzw. diese exakt abbilden. (mit anonymisierten Daten)
Damit es genau so ist, wie du es dir vorstellst, kann ich zumindest unmöglich realisieren, da die Formatierung für mich nicht ersichtlich ist und nicht mir nicht sicher bin, ob ich dich zu 100% verstanden habe.
Es klingt nach einer simplen Tabelle mit Dropdown-Menü für ein Datum und einer ZÄHLENWENN-Funktion.
Einfacher ist es aber, das Datum per Hand einzutragen. Vor allem große Excel-Listen werden sonst extrem langsam, weil für so etwas Excel mal wieder das falsche Tool ist, das ist mindestens etwas für Access... (aber jeder liebt es Excel für Dinge zu nutzen, für die es nicht gemacht wurde)

Außerdem:
Ich möchte nebenbei erwähnen, dass dies 1. unter die DSGVO fällt und damit 2. diese Liste auf keinen Fall für alle einsehbar sein darf. Das ist eine Aufgabe der Personalabteilung bzw. einer Führungskraft in Verbindung mit einem beauftragen Datenschutzbeauftragen, der besonders in der Pflege eine außerordentlich wichtige Rolle spielt!

 

[Thorakon]

Es klingt nach einer simplen Tabelle mit Dropdown-Menü für ein Datum und einer ZÄHLENWENN-Funktion.

Ich glaube Anzahl-Funktion genügt, aber Dropdown allein hilft nicht. Der TE will ja nicht nur, dass ein Datum eingetragen wird. Sondern dass er pro Mitarbeiterzeile eine (anderswo verstecke) Zeile/Spalte mit immer neuen Daten (hier: Mehrzahl Kalenderdatum) befüllen kann. Und dann ein Popup eben die Anzahl der Daten zählt, und die bisherigen Daten nur beim Anklicken zeigt.

Einfacher wäre es mit Verzicht auf Popup; Setze einfach 5. Summe Einsätze vor die Einsatzdaten und schreibe die in der Zeile einfach unendlich lang weiter Kalenderdaten in neue Felder (bei Datenüberprüfung zu Datumsformat zwingen und Startdatum festlegen).

Sonst gebe ich Al-Nadja Recht, und nicht nur Einsehbarkeit ist ein Problem, sondern natürlich kann die Person mit Zugriff die Daten auch beliebig manipulieren bei so einer Konstruktion, um z.B. bei Kollegin x die Einsätze verschwinden zu lassen, sich selbst paar mehr zu geben usw...

Name

Vorname

Station normal

Station Aushelf

Summe Einsätze (Anzahl-Funktion die von Datum 1 bis 1000 reicht; bedingte Formatierung wenn >10)

(Einsatz) Datum 1

Datum 2

Datum 3

...

Datum 1000

 

[Micha-]

Für jeden MA eine eigene Datei. Und eine Datei die die Daten aus den anderen einsammeln. Über entsprechende Zugriffsrechte wäre das dann sicher.

 

[Krik]

Für diese Aufgabe ist Access besser geeignet als eine Tabellenkalkulation.

 

[nutrix]

Für diese Aufgabe ist eine richtige Datenbank in Form vom MariaDB, Mysql, Postgresql, MS-SQL-Server (Express) usw. besser geeignet als eine Tabellenkalkulation. Vor allen Dingen läßt sich sowas leichter in eine neu Datenbank dank DDL (nicht bitte verwechseln mit DLL) überführen.

Macht ein geübter IT-Ler in ein paar Stunden oder an einem Tag mit SQL und nem JDBC Client locker fertig.

 

[Micha-]

Was vollkommen an der Realität von kleinen Unternehmen vorbei geht.

 

[halwe]

Ich finde die Problematik interessant, da ich selbst zwei Personen im Pflegeheim betreue und mich auch schon immer gefragt habe, wie sie die notwendige Flexibilität der Einsatzkräfte zwischen den Stationen organisieren und abrechnen.

Ich denke, realistisch ist hier nur die Umsetzung nach Thorakon. Die Datums am Ende könnte man leicht über eine Gruppierung ein- und ausklappen (Spalten markieren-Daten-Gruppieren), so dass wahlweise nur die Summe oder die Einzeldatums sichtbar sind.

Wobei mir noch die Aussage fehlen würde, an welchem Datum in welcher Station der MA "Joker" war. Oder ist man immer in der gleichen Station Joker? Hier müsste man entweder für den Mitarbeiter mehrere Zeilen erfassen (je Aushilfsstation eine) oder man müsste pro Zeile mehrere Spalten mit Nummern der Aushilfsstationen vorsehen.

Im Extremfall (ein Mitarbeiter ist z. B. "Joker" für potentiell 5 Stationen) könnte man auch am rechten Ende der Tabelle eine zweigliedrige hierarchische Gruppierung vorsehen, also erst per +-Symbol die Liste der Aushilfsstationen und danach per +-Symbol die Liste der jeweiligen Einsätze aufklappen.

Das Prinzip mit dem Aufklappen könnte man auch zeilenweise realisieren, also pro Einsatz eine extra Zeile und diese Zeilen per Gruppierung einklappen. Aber das könnte unübersichtlicher in der Bedienung sein, falls da noch andere dran arbeiten.

Es gibt also mehrere Umsetzungsvarianten ... 😀

 

[Krik]

Was vollkommen an der Realität von kleinen Unternehmen vorbei geht.

Excel und Strichliste auf dem Papier sind hier gleich ungeeignet. Wenn man selber bauen will, dann sollte man Access oder gleich eine vollständige DB nehmen. Wenn man nicht selber bauen will, dann gibt es Personalplanungssoftware. Eine von denen kann das beschriebene Szenario sicher abdecken. Springer sind jetzt nicht unbekannt und die Software kann auch dafür sorgen, dass es fair bleibt (jeder kommt mal dran + alle sind gleich oft dran).

 

[Hagen_67]

Sorry für die späte Rückmeldung.
@AI-Nadja: Ich kann bei den ActiveX- Elementen den Date and Time-Picker nicht installieren. Das geht scheinbar nur bei den 32bit- Versionen von Office.

@All: Access ist leider keine Alternative. Zum einen kenne ich mich damit überhaupt nicht aus, weiter habe ich kein Access - kann mich also auch nicht reinfuchsen. Und es müssen mehrere Leute (alle Stationsleitungen und die Pflegedienstleitung) Zugriff darauf haben.
Scheint nicht "so leicht" umsetzbar zu sein, wie ich mir das erhofft hatte. Schade. Dann werde ich den Ball an die Personalabteilung zurückspielen müssen.
Danke Euch trotzdem.

Ergänzung (16. Oktober 2024)

Hmmmm,
lässt mir doch keine Ruhe. Kann ich in der Zelle, in die ich das Datum eintrage nicht eine Funktion einfügen, dass dann automatisch eine kleine Liste aufgeht mit unendlich vielen Zeilen und nur 1 Spalte. Dann hintelege ich dort die Funktion, dass nur Datum eingetragen werden kann. Wenn ich das Datum dann eingetragen habe minimiert sich das ganze wieder und ich sehe nur das zuletzt eingetragene Datum. Wenn ich draufklicke ploppt die Liste wieder auf. Und in der Zelle "Summe aller Einsätze" werden einfach nur die Zeilen der eingetragenen Datumsangaben zusammen gezählt?!?
Ich hoffe, Ihr versteht, was ich meine?!?

 

[halwe]

Naja, aber das Aufklappen, nach rechts, kannst du ja auch mit den von mir beschriebenen gruppierten Spalten erreichen. Das kommt deinem Ansinnen doch recht nahe, oder?
Gruppierte Zeilen zum Aufklappen geht auch, dann müsstest du jedoch eine extra Zeilengruppe je Mitarbeiter einrichten.

 

[AI-Nadja]

@Hagen_67
Die einfachste - und datenschutzfreundliche - Alternative für normale Angestellte ist es händisch auf einem Blatt Papier (mit Strichliste?) zu führen und der Personalabteilung zu übergeben, die es datenschutzkonform digitalisiert.

Alternativ könnte man eine automatische Zeiterfassung einführen, die es ja schon 3? Jahrzehnte gibt und entsprechend ausgereift ist. 😜
Der "altmodische" Klassiker ist die Zeiterfassung mit Chip-Karte irgendwo am Eingang, bei der man mit einem Knopfdruck hinterlegen kann, dass es keine reguläre Schicht ist.

Die moderne Methode läuft per (Web-)App, bei der jeder seine eigenen und HR alle Daten einsehen kann. Mit extra Funktionen wie Urlaubsanträge, Krankmeldung, usw. online.

 

[Wischbob]

Die Frage ist ja immer, gibt es eine HR die sowas organisiert. Viele von uns setzen das voraus, aber ich denke ein kleines bis mittelständisches Unternehmen hat sowas entweder outgesourct oder es macht eben die Bürokraft, die 2x die Woche da ist
Ich denke, ihr wisst was ich meine.

Eine Frage noch an @Hagen_67 :
Seid ihr denn ein größeres Unternehmen, wo z.B. jeder einen eigenen Office Zugang hat?
Ich hab sowas ähnliches mal gemacht (allerdings gabs da die DSGVO so noch nicht, weiß also nicht ob das überhaupt noch möglich wäre heutzutage) wo der Zugang beschränkt und getrackt wurde über den Anmeldenamen in Office/Windows. Über VBA kann man sowas machen.

Generell würde ich aber beim selber machen heutzutage auch auf Access zugreifen bei so nem Anwendungsfall. Oder eben eine Personalplanungsoftware kaufen, muss ja nicht gleich SAP o.ä sein - dann hast du auch meistens alle Bereiche wie Ablage, DSGVO etc abgedeckt und musst dir darüber (zumindest wenig) Gedanken machen

 

[Micha-]

Auf eine komplette (neue) HR Software umsteigen nur um eine Strich Liste auf Papier zu ersetzen? Welche GF wird sowas genehmigen? Die Excel Tabelle wird in 30 Minuten erstellt, die Einführung einer HR Software dauert 12 Monate - und scheitert oft genug.

 

[Wischbob]

@Micha- Das hab ich nicht geschrieben

 

[nutrix]

Und es müssen mehrere Leute (alle Stationsleitungen und die Pflegedienstleitung) Zugriff darauf haben.
Scheint nicht "so leicht" umsetzbar zu sein, wie ich mir das erhofft hatte. Schade. Dann werde ich den Ball an die Personalabteilung zurückspielen müssen.

Dann seid Ihr doch was Größeres? Dann habt Ihr doch auch bestimmt eine IT-Abteilung, die sich darum kümmern kann? Aber an die Personalabteilung weiterleiten ist auch schon mal eine gute Idee.

 

[halwe]

Ich finde jedenfalls die Aufgabenstellung interessant, nicht nur wegen meines Bezugs zu Pflegeheimen.

Access oder spezielle Lösungen halte ich auch für zu aufwendig, das gilt eigentlich auch für den Einsatz von IT-Profis, weil das im Zweifelsfall eine in diesem Fall unnötige Abhängigkeit erzeugen würde.
Das Teil soll schließlich einfach nur einen Zettel ersetzen.

Aber ich habe eine (einfache) Lösung für die gewünschte Umsetzung mit dem Drop-Down gefunden. Das geht tatsächlich!

Hier die beispielhafte Umsetzung für Mitarbeiterzeile 5:
1. Zeile 5 Spalte A-D mit Name und Basisstation füllen. Spalte F ist für die Summe der Jokereinsätze vorgesehen (s. u.).
2. Die Joker-Einsätze wie von mir (und Thorakon) schon vorgeschlagen rechts dahinter (hier ab Spalte G) eintragen. Und zwar als Text, z. B. "16.10.24: A4", "17.10.24: B3".
3. In F5 kommt =ANZAHL2(G5:Z5) rein. Hier werden die nicht leeren Zellen rechts, also die Joker-Einsätze zusammengezählt.
4. Nun wird eine Datenüberprüfung vom Typ "Liste" für Zelle F5 eingestellt. Bei Quelle wird $G5:$Z5 eingetragen.
Dadurch entsteht eine Dropdown mit den rechts daneben stehenden Datums. Die Zelle ist nun für Einträge zwar eingeschränkt, aber das ist egal, da die Formel zum Zusammenzählen trotzdem funktioniert.
Die Gültigkeitsprüfung erzeugt also das gewünschte Dropdown mit den rechts eingetragenen Einzeldatums.
5. Nun kann man noch Spalten G bis Z per Spaltengruppierung einklappen, sie werden zum Eintragen einzelner Einsätze per +-Symbol ausgeklappt. für die Anzeige im Dropdown ist das egal.
Die Zeile 5 lässt sich kopieren und man kann das Schema leicht für alle Mitarbeiter übertragen.
Schließlich kann man pro Monat ein neues Tabellenblatt anlegen.

Ich denke, für diese Art der Umsetzung braucht man keine externe Hilfe.

 

[Hagen_67]

So, und wie heißt der Depp des Tages? Kleiner Tip: Fängt mit H an und hört mit 67 auf.
Hab grad erst gesehen, dass Access Bestandteil von Office 365 ist.
Werd mich also mal ein bisserl da reinfuchsen.
...und Euch dann bei Gelegenheit ein wenig nerven mit blöd-dusseligen Fragen

Bzw. Gibt es gute Einsteiger- Tuts? Denn mit Access habe ich noch nie gearbeitet. Habe keine Vorstellung davon. Aber hätte schon Spaß daran mich ein wenig damit auseinanderzusetzen.