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Wie lange die Kaution einbehalten werden darf, ist gesetzlich nicht geregelt. Daher gibt es eine Vielzahl von Gerichtsurteilen, die die Einbehaltungsfrist – je nach Einzelfall – unterschiedlich beurteilen.
Grundsätzlich darf der Vermieter die Kaution so lange einbehalten, bis er Gewissheit darüber hat, ob noch offene Forderungen gegen den Mieter bestehen. Wie lange diese Überlegungs- bzw. Abrechnungsfrist sein darf, ist je nach Einzelfall zu beurteilen.
In der Regel wird dem Vermieter zumindest eine Frist von drei bis sechs Monaten eingeräumt, wobei eher sechs Monate die Regel sind. Das bedeutet, dass der Vermieter zumeist sechs Monate Zeit hat, etwaige Forderungen gegen den Mieter zu prüfen und ggf. eine Abrechnung zu erstellen. Ergibt sich innerhalb dieser Frist, dass keine offenen Forderungen bestehen, ist der Rückforderungsanspruch des Mieters fällig und der Vermieter muss die Kaution zurückzahlen.
Bestehen hingegen offene Forderungen, muss er eine Abrechnung über die Verrechnung der Forderungen mit der Kaution erstellen und sie dem Mieter zukommen lassen.
Jedoch kommt unter bestimmten Umständen eine Verlängerung der üblichen sechs Prüfungsmonate in Betracht. Die Kaution dient unter anderem auch der Sicherung von Ansprüchen auf Zahlung von Betriebskosten. Dazu gehören auch Ansprüche aus einer noch zu erstellenden Betriebskostenabrechnung. Ob der Vermieter die Kaution so lange einbehalten darf, bis die Frist zur Betriebskostenabrechnung abläuft, wurde noch nicht abschließend gerichtlich geklärt. Für den Mieter würde das im ungünstigsten Fall bedeuten: Der Vermieter darf die Kaution so lange einbehalten, bis er die Nebenkostenabrechnung erstellt hat. Für die Erstellung hat er zwölf Monate ab Beendigung der Abrechnungsperiode Zeit.
