Kleines "Netzwerk" für mein Business, aber wie?

[Tancok]

Hallo zusammen,

ich hoffe, dass ich mit meinem Anliegen in diesem Forum richtig bin und ich meine Frage verständlich übermitteln kann. Ich gebe mir Mühe :-).

Erst zum aktuellen Stand:
Ich habe eine kleine Firma übernommen in der die Digitalisierung Jahre entfernt ist. Nun würden wir gerne von Anfang an ein Netzwerk zusammenstellen. In der Firma bin ich mit meiner Frau zu zweit und ich hoffe, dass wir in 1-2 Jahren, noch 1-2 Mitarbeiter einstellen werden.
Bei dem Unternehmen handelt es sich um ein Handelsunternehmen.
Ich kümmere mich um den Vertrieb (Akquise, Kundenbesuche, Angebote und Aufträge schreiben). Meine Frau kümmert sich um das Kaufmännische wie Bestellungen, Buchhaltung, Warenbestellung, Lagerverwaltung etc..
Es sollte also die Möglichkeit bestehen, dass beide auf das CRM und Buchhaltungssoftware zugreifen können. Am besten wäre es, wenn man den jeweiligen Nutzern bestimmte Rechte und Rollen zuteilen könne.

Was ich mir wünschen würde (ich drücke es mal in meiner Leihen-Sprache aus :-)) ist, dass jeder von uns einen leistungsfähigen Laptop hat, mit der beide auf ein Netzwerk zugreifen kann. Die Laptops sollen allerdings keine wichtigen Daten von der Firma speichern lokal speichern. Einfach ausgedrückt, falls wir mal eines der Laptops verlieren sollten oder diese kaputt gehen sollten, möchte ich ein neues kaufen, ans Netzwerk anschließen und es ist alles so wie vorher. Ich habe es jetzt mal in einfachen Worten ausgedrückt :-).

Nun meine Fragen:
1. Welche Hard- und Software benötigt man dafür?
2. Wie würde die Umsetzung aussehen?
3. Mit welchen Kosten müsste ich rechnen?

Würde mich über Feedbacks von euch sehr freuen :-)

Schöne Grüße

Tancok

 

[meph!sto]

Uff,
ganz ehrlich ?
Wieviel Ahnung habt ihr (technisch) von dem ganzen Zeug ?

Ich würde als ersten Schritt ein kleines Systemhaus mit dem Anliegen kontaktieren und schauen was die anbieten.
Technisch könnte ich mir eine simple NAS Lösung vorstellen.

 

[h00bi]

Welche Software kommt zum Einsatz?
Soll auch mobil gearbeitet werden können?
Software die nicht Netzwerktauglich ist, muss über einen Terminalserver bereitgestellt werden.
Das lohnt sich aber wegen 2 User nicht.

 

[xexex]

Systemhaus in kontaktieren, sich eine Cloud basierte Lösung anbieten lassen.

 

[tRITON]

Such dir ein Systemhaus und lass dich dort beraten und vor allem auch ein passendes Supportpaket anbieten. So, wie du das schreibst klingt das sehr blauäugig, wie Du deine Selbstständigkeit startest.

 

[Raijin]

Dem schließe ich mich an. Ja, ein Systemhaus kostet Geld, IT kostet Geld. Aber solange du nicht wieder ins Zeitalter der Schreibmaschine und der Regalwände voller Aktenordner zurück willst, ist die IT das was dein Unternehmen am Laufen hält bzw. die Basis dafür bildet.

Insbesondere wenn Kundendaten ins Spiel kommen, ist Vorsicht geboten. Werden diese nicht adäquat aufbewahrt und gar durch laienhaften Umgang damit sogar von böswilligen Menschen entwendet, kann das schnell ins Auge gehen.

Bevor du gleich Schweißausbrüche bekommst: Melde dich einfach mal bei einem Systemhaus in deiner Nähe. Die sind nicht so blöd, dir für ein Unternehmen mit 2 Leuten einen Server für 10.000€ anzubieten. Stattdessen wird es mutmaßlich auf ein NAS hinauslaufen, das du zwar auch selbst kaufen und einrichten kannst, aber deinen Aussagen nach zu urteilen würdest du nur das nächstbeste Tutorial auf Youtube nachklicken, ohne nachvollziehen zu können warum und wieso.

 

[Tancok]

Hallo zusammen und danke für eure Antworten.
Der Ratschlag mit dem Systemhaus hört sich sehr sinnvoll an. Ich werde ein paar kontaktieren. Ich war immer der Annahme, dass man solche Netzwerkverbindungen im Unternehmen (lokal) einrichten muss.

Ich möchte mich auch auf mein Tagesgeschäft konzentrieren und mich nicht mit Netzwerkproblemen und Co. beschäftigen.

Könntet ihr mir noch ein paar Tipps darüber geben, auf welche Kennzahlen ich bei der Auswahl eines Systemhauses explizit achten sollte?
Gibt es da z.B. Performanceunterschiede, Dienstleistungen die miteinbegriffen sein sollten und welche Preiskategorie für mein Vorhaben akzeptabel ist?

Schöne Grüße

Tancok

 

[tRITON]

Sprich mit deinem Steuerberater, der weiß, was Du ausgeben kannst und lass Dir halt 2-3 Angebote von verschiedenen Systemhäusern machen. Auch bieten einige Steuerberater niedrigere Sätze an, wenn die Daten eingespielt werden können, also Export nach SBS Rewe, Addison, Datev.

Du kannst für eine Software leicht 10.000€ ausgeben. Dann noch 2 Notebooks mit Support (2000€ / Stk.) ggfls. lokale Datenspeicherung. Du kannst Software aber auch mieten, als Cloud Lösung. Such die dann aber bitte einen entsprechend guten Provider mit Business Support.

Komm hier bitte nicht mit deinem 30€ Tarif und einer Endstörzeit von 7+ Tagen. Du weiß sicher besser, was du in der Zeit dann an Geld verlierst.

Lass dich beraten! Lass dich schulen im Umgang mit dem Program!

 

[kartoffelpü]

All deine Fragen hängen grundlegend davon ab, was für Software du nutzt bzw. in Zukunft nutzen willst.
Eventuell kommen ja Produkte, die als SaaS angeboten werden, in Frage.

 

[Raijin]

mein Vorhaben

Dein Vorhaben, das wir kaum ausreichend beurteilen können, um sinnvolle Ratschläge zu erteilen. Ich weiß, das klingt doof, aber so ist das nun mal. Es kann schließlich von täglich 3 Rechnungen mit Excel/Word bis hin zu vollintegrierter und vollautomatisierter Software für mehrere Tausend Euro alles sein. Die Anzahl der Mitarbeiter lässt nicht immer Rückschlüsse auf die Komplexität des Unternehmens und dessen Arbeitsvorgänge zu. Ein kleines Unternehmen mit 2 Mitarbeitern kann komplizierter zu managen sein als ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern. Das schließt beispielsweise auch notwendige Software mit ein.

Einfach um mal ein Beispiel zu nennen: Ein Reisebüro mit 2 Angestellten benötigt trotzdem die Reisesoftware mit Anbindung an die Buchungssysteme zahlreicher Reiseveranstalter. Diese Software kostet mutmaßlich auch mehr Geld als das banale Office-Paket, mit dem Hertha Friedrichs ihre 8 Mitarbeiter in einem Reinigungsunternehmen verwaltet, vermutlich eher schlecht als recht, aber es reicht Hertha, um die Termine zu handhaben und Einsätze zu planen.

 

[bluntman]

Tip Nr. 1 Hosteurope vps
Tip Nr. 2 nextcloud
Tip Nr. 3 Finger weg von Lexware und DATEV (DATEV macht vielleicht später Sinn um die Kosten beim Steuerberater zu senken)
Tip Nr. 4 open3a
Tip Nr. 5 Einhaltung der Datenschutzverordnung und GOBD
Tip Nr. 6 ihr braucht keinen Microsoft Server und auch kein Exchange! Der vps (Ubuntu/plesk) bei Hosteurope bietet alles was ihr braucht.
Tip Nr. 7 Firewall as a service (securepoint)
Tip Nr. 8 Backup
Tip Nr. 9 Backup
Tip Nr. 10 ein NAS ist kein Backup!

Lasst euch nichts aufschwatzen! Alles in der eigenen Hand zu haben ist für jeden Unternehmer unabdingbar.

Diese Aufstellung entspricht genau deinen Vorstellungen. Der Austausch der Endgeräte ist jeder Zeit problemlos und ohne Datenverlust möglich.

 

[tRITON]

Am Ende musst Du entscheiden:

Geld sparen und selbst etwas zusammen stellen:

a) Internetanbindung
b) Hardware
c) Software
d) Support
e) Internetauftritt

oder Du möchtest jemanden haben, den Du anrufen kannst, wenn etwas nicht geht und der vorbei kommt, damit Du weiter arbeiten kannst.

Die Software von Sage könnte etwas für dich sein (früher KHK), aber dann musst Du wieder zwischen allen Anbietern und Produkten wählen. Setzt dem Systemhaus ein Limit von 10k € und frage, was Du dafür bekommst, ein gutes Unternehmen wird dir nicht nur die Software verkaufen / vermieten, sondern auch die Ersteinrichtung mit Dir machen. Die werden Support leisten, weil sie selbst Partner des Softwareanbieters sein werden.

 

[snaxilian]

@bluntman Der TE hat doch explizit geschrieben er will sich nicht bei Problemen darum kümmern, damit bleiben nur gemanagte Lösungen.
Alles selbst zu betreiben kann sinnvoll sein, muss es aber nicht und so wäre er einen Teil seiner Zeit damit beschäftigt das am laufen zu halten oder bietest du dich gleich als Admin an, der Mo-Fr zu den Geschäftszeiten des TEs erreichbar ist und asap reagiert?
Dann empfiehlst du er soll unbedingt alles in der eigenen Hand haben aber Firewall soll er as a Service einkaufen. Was denn jetzt, ich bin verwirrt...

@Tancok Du suchst also ein CRM as a Service und und irgendwas mit Datenablage drum herum. Mail und Office braucht ihr vermutlich auch? Dann ließe sich Mail, Datenablage und Office mit ms365 business basic erschlagen. Entweder direkt bei MS oder über ein Systemhaus was sich um Einrichtung und Verwaltung kümmert. Bleibt noch CRM as a Service. Der Markt ist groß und fragst 10 Leute wirst du 12 Meinungen bekommen... Für eine reine Auflistung kannst auch $Suchmaschine mit "crm as a service" füttern denn am Ende musst du entscheiden welches der Produkte am sinnvollsten für euch ist und am besten passt.

 

[bluntman]

@bluntman Der TE hat doch explizit geschrieben er will sich nicht bei Problemen darum kümmern, damit bleiben nur gemanagte Lösungen.
Alles selbst zu betreiben kann sinnvoll sein, muss es aber nicht und so wäre er einen Teil seiner Zeit damit beschäftigt das am laufen zu halten oder bietest du dich gleich als Admin an, der Mo-Fr zu den Geschäftszeiten des TEs erreichbar ist und asap reagiert?
Dann empfiehlst du er soll unbedingt alles in der eigenen Hand haben aber Firewall soll er as a Service einkaufen. Was denn jetzt, ich bin verwirrt...

Dabei bezog ich mich auf die Daten! Ich meinte auch nicht, dass er das alles selbst machen soll. Das wird sicherlich in einem Desaster enden. Ich habe die vorherigen Empfehlungen mit dem Systemhaus etwas konkretisiert. Was ich damit meine, seine Daten in eigenen Händen zu haben, auf keinen Fall Office 365 zu nutzen. Postfix/Dovecot sind super und kostenfrei. Wozu also Microsoft??

Die Firewall as a Service macht aus kostentechnischen Gründen sehr viel Sinn. Für unter 30,-€ im Monat brauchst du dich um nichts kümmern und securepoint ist ein Unternehmen aus Lüneburg mit Servern bei Wortmann. Das ist super günstig im Vergleich zu Sonicwall oder Watchguard und Dsvgo konform

 

[PHuV]

Was ich damit meine, seine Daten in eigenen Händen zu haben, auf keinen Fall Office 365 zu nutzen. Postfix/Dovecot sind super und kostenfrei. Wozu also Microsoft??

Das ist doch Quatsch. Erstens gibts eine Business-Variante, und viele Firmen nutzen heute MS Office Buisness incl. OneDrive ohne Probleme. Und wichtige Daten kann man entweder in der Cloud verschlüsseln, oder legt sich dafür ein lokales NAS oder eigenen Cloudserver zu.

 

[snaxilian]

Postfix/Dovecot sind super und kostenfrei

Der Betrieb dessen ist aber nicht kostenfrei, außerdem hinkt der Vergleich. ms365 business basic beinhaltet noch 1 TB OneDrive pro User, Adressbücher, Kalender, Office (im Browser).
Vergleichbare Alternativen wären z.B. die Geschäftskundenangebote von mailcow.org oder eine managed mailcow wobei da afaik der Cloudspeicher und Office fehlt. Oder irgendwelche Reseller von openXchange bzw. die OX App Suite.
Ich bin bei dir: Wer nur einen Mailserver bräuchte der braucht kein ms365 und dafür würde ich genauso auf postfix/dovecot und Co. setzen aber nicht bei Groupware wo eine gute Integration und Verzahnung der Teilkomponenten gefragt ist.
Ja, vieles davon kann man mit Nextcloud, Collabora Online, $Mailserver, nem LDAP als Userbackend, usw. wunderbar nachbauen. Aber das muss jemand machen und das muss jemand betreiben.

Beim CRM könnte man einen Blick auf https://nws.netways.de/de/apps/suitecrm/ werfen, sitzen in DE und sind fähige Leute wobei die vermutlich auch nur die Plattform betreiben und inhaltlich nur begrenzt supporten können. Müsste man im Detail klären.

 

[xexex]

Gibt es da z.B. Performanceunterschiede, Dienstleistungen die miteinbegriffen sein sollten und welche Preiskategorie für mein Vorhaben akzeptabel ist?

Es gibt einfach zu wenige Informationen was du letztlich benötigst und selbst wenn du uns welche geben würdest, kann es keine Beratung ersetzen und erst die Einrichtung muss sowieso ja jemand durchführen. Alleine schon CRM Systeme gibt es wie Sand am Meer und die meisten (zumindestens die kleineren) kennen sich nur mit wenigen aus.

Grundsätzlich lässt sich heutzutage aber so gut wie alles, von einer Cobra bis zu Salesforce aus der Cloud nutzen, aber es muss ja jemand die Einrichtung, Schulung und Support übernehmen, da unterscheiden sich Cloud Lösungen wenig von lokalen Lösungen, bis auf die Tatsache dass man dafür keine oft teure Hardware beschaffen muss und beliebig skalieren kann.

 

[nemix]

Tip Nr. 1 Hosteurope vps
Tip Nr. 2 nextcloud
Tip Nr. 3 Finger weg von Lexware und DATEV (DATEV macht vielleicht später Sinn um die Kosten beim Steuerberater zu senken)
Tip Nr. 4 open3a
Tip Nr. 5 Einhaltung der Datenschutzverordnung und GOBD
Tip Nr. 6 ihr braucht keinen Microsoft Server und auch kein Exchange! Der vps (Ubuntu/plesk) bei Hosteurope bietet alles was ihr braucht.
Tip Nr. 7 Firewall as a service (securepoint)
Tip Nr. 8 Backup
Tip Nr. 9 Backup
Tip Nr. 10 ein NAS ist kein Backup!

Lasst euch nichts aufschwatzen! Alles in der eigenen Hand zu haben ist für jeden Unternehmer unabdingbar.

Diese Aufstellung entspricht genau deinen Vorstellungen. Der Austausch der Endgeräte ist jeder Zeit problemlos und ohne Datenverlust möglich.

Was ein Quatsch. Ich habe letztes gelesen das nicht mehr die Frage ist ob man M365 einsetzt sondern wann. Von den Dax50 Konzernen sind ~70% in M365 und auch im Mittelstand bewegt sich vieles in Richtung einer Cloudlösung. Ob das jetzt GSuite, M365 oder irgendwas anderes ist lasse ich erst mal dahingestellt.
Irgendeinen VPS mieten und da was hinfrickeln bei kleinen Firmen kann doch nicht dein Ernst sein. Das kann man mit einer dedizierten IT Abteilung machen die sich darum kümmert aber so sorgt man einfach nur für mehr Spam in unseren Inboxen....

@TE: Da du vermutlich nicht gerade einen Goldesel im Keller hast um direkt 10.000€ in der IT zu versenken bist du der klassische Kandidat für eine vernünftige Cloudlösung. M365/Gsuite als die größten für Collaboration und dann schauen welche Buchhaltung/CRM du als SaaS einkaufen kannst. Dazu ein vernünftiges Systemhaus das dir Business Notebooks und eine vernünftige Firewall/Switch hinstellt. Ggf. mit kleinem Wartungsvertrag für regelmäßige Updates und eine Backup (gibt viele Systemhäuser die dir das mitanbieten, falls du sowas nimmst lass dir einmal Recovery von Emails und Dateien zeigen!) Willst du das auch monatlich zahlen statt einmal die große Runde einfach über Leasing gehen (Grenke ist da einer der großen im Markt). Sorgt für überschaubare Kosten und auch dafür das du nach 3 Jahren die Laptops erneuerst und das ganze nicht nach hinten schiebst...

 

[bluntman]

Okay, macht was ihr wollt, ihr Microsoft Experten! Ich bin raus...

Ergänzung (1. September 2021)

Irgendeinen VPS mieten und da was hinfrickeln bei kleinen Firmen kann doch nicht dein Ernst sein. Das kann man mit einer dedizierten IT Abteilung machen die sich darum kümmert aber so sorgt man einfach nur für mehr Spam in unseren Inboxen....

Geht's noch??? Hast du überhaupt einen blassen Schimmer von der Technologie?

Du bist nicht in der Lage einzuschätzen was genau ich überhaupt definiert habe, aber machst hier ein auf Experte oder was?

Gedankenstütze:
vor 6 Monaten: Exchange gehackt. Alle Mailserver weltweit betroffen. Tausende Administratoren hatten ihr Leben satt.

Vor 2 Wochen: Exchange gehackt. Alle Mailserver betroffen, die den letzten Patch nicht drin hatten.

Letzte Woche: Azure gehackt. Unglaublicher Datenabfluss bei Microsoft. Mehr Details sind leider nicht bekannt...



Während der Betrieb bei anderen quasi lahmgelegt war, habe ich das Spektakel ganz entspannt vom Strand beobachtet. Aber, ihr Microsoft-Spezialisten werdet sicherlich eine Erklärung dafür haben.

 

[snaxilian]

Ich bin bei weitem kein "MS Experte", werde ich auch vermutlich nie mehr werden da meine Tätigkeitsschwerpunkte woanders liegen.
Hier geht's aber um die für den TE bestmögliche und kostengünstigste Lösung, die den wenigsten Aufwand verursacht und nicht nur um die aus technischer Sicht bestmögliche Lösung (abseits von MS).
Abseits der IT betreiben wir ja auch nicht alles selbst. Wir pflanzen nicht unsere eigenen Lebensmittel an, halten unsere eigenen Nutztiere, bauen nicht unsere eigenen Fortbewegungsmittel oder Häuser/Wohnungen oder Möbel. Die einen natürlich mehr, die anderen weniger.
Ja, wenn wir uns zu sehr in globale Abhängigkeiten begeben kann dies zu Problemen führen wie wir es seit ~2 Jahren spüren. Also muss man ggf. Kompromisse finden. Das kann ein Anbieter sein, der lokaler agiert aber ggf. auch dafür manche Features nicht bietet oder teurer ist.

Deine zwei Exchange-Meldungen beziehen sich auf self-hosted Lösungen wo die Verantwortlichen nicht zeitnah genug Mitigations oder anschließend Patche ausgerollt haben. Sprechen beide Infos also gegen selbst betreiben. Der Azure Hack war CosmosDB. Wird hier nicht empfohlen, irrelevant für den TE aber sei's drum. Spricht also gegen SaaS. Damit dann also 2:1 gegen self-hosting, oder?

Ja, man kann sich auch einen VPS mit Nextcloud und Postfix/Dovecot zusammen klicken mit Plesk. Im besten Fall will man ja auch einen Single Sign On bei Nextcloud und Mail haben. Muss jemand einrichten. Zugriff von Clients per Thunderbird machbar, bei Smartphones Android wird es dann schon frickelig durch fehlenden caldav/carddav Support.
Office kann man natürlich LibreOffice nehmen bis dann die zweite Präsentation oder Kalkulation beim Austausch mit Kunden nicht mehr so recht will.
Solange keine Probleme auftreten ist so eine Lösung super und kostengünstig, keine Frage. Der Stress geht erst los wenn es nicht läuft wie es soll und man dann Fehlersuche betreiben muss. Außerdem muss man sich um die Themen Backup und Updates selbstständig kümmern.
Alles kein Hexenwerk und überschaubar aber muss gemacht werden.

Ich möchte mich auch auf mein Tagesgeschäft konzentrieren und mich nicht mit Netzwerkproblemen und Co. beschäftigen.

Dieser Wunsch des TEs steht Eigenbetrieb entgegen. Bleiben also die SaaS Lösungen. Es wurden ja Alternativen zu ms365 genannt. Diese sollte oder kann sich der TE ja ansehen und anhand seiner Anforderungen und der Preise sich dann für eins entscheiden.