Microsoft Outlook E-Mails herunterladen

[UhrenPeter]

Es geht um einen Account, der seit es Outlook kostenlos gibt genutzt wurde und nun aufgelöst werden soll.
Ich habe versucht über die "versteckten" Optionen eine Möglichkeit zu finden, sämtliche E-Mails der letzten 10+? Jahre herunterzuladen. (Einstellungen / Allgemein / Datenschutz und Daten / Postfach exportieren)
Nach einer halben Woche konnte man eine Datei herunterladen, mit der ich nichts anfangen konnte.

Ich habe auch nur Anleitungen gefunden, wie man einzelne E-Mails in PDF umwandeln kann, was aber viel zu viele Schritte waren.
Ich möchte aber keine 1000+ E-Mails manuell mit jeweils mehreren Schritten umwandeln. Das würde mich Monate kosten.

Gibt es eine Möglichkeit ALLE E-Mails mit minimalem Aufwand herunterzuladen und jede einzelne E-Mail als PDF zu speichern und dabei die Meta Daten zu behalten? (Absender, Empfänger, Alias, Betreff, Datum, etc.)

In Zukunft sollen alle wichtigen E-Mails als PDF gespeichert werden, damit die offline einsehbar sind und aus dem Account gelöscht werden. Es soll auch kein Outlook mehr sein.

Da es sich nicht um meinen Account handelt, kann ich Tipps / Anleitungen erst nach ein paar Tagen testen.
Deshalb bitte keine pauschalen Links von Google zu alten Anleitungen schicken, die nicht mehr funktionieren oder sich nur auf einzelne E-Mails beziehen.
Es geht um über 1000 E-Mails

 

[madmax2010]

Darf ich kurz fragen: Warum?
Hast du da regulatorische Anforderungen?

 

[Nilson]

Ich werfe dafür mal: Mailstore Home in den Raum.

 

[Mickey Mouse]

habe ich jetzt (wieder mal) etwas falsch verstanden?
was spricht denn dagegen, ein "lokales Postfach" (PST File) anzulegen und da alle Mails rein zu kopieren? (alle markieren und rüber ziehen, geht doch in einem Rutsch)
inzwischen sollte sogar Thunderbird PSTs importieren können.

 

[UhrenPeter]

@Nilson
Das habe ich gerade damit versucht und wie Thunderbird, will das Program einfach nicht.


@Mickey Mouse
Weil es einfach nicht funktioniert... anscheinend will Microsoft, dass man das teure Outlook kauft:

 

[BlubbsDE]

Du musst einfach nur im Mailclienten einstellen, alle Mails runter laden und keine zeitliche Begrenzung. Dann hast Du sie alle auf dem Rechner.

Du syncst via IMAP? Gibts da Probleme synce einfach via POP. Da holt er dann definitiv alle ab.

 

[UhrenPeter]

Wo bitte stelle ich das ein?
Unter E-Mail / E-Mail synchronisieren gibt es nur die Option:

Von irgendwelchen zeitlichen Begrenzungen ist da nicht die Spur.

Eine Frage nach IMAP oder POP kommt bei Mail Store Home nicht mal.

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Aber auch Programme wie Thunderbird wollen einfach nicht.
Thunderbird macht genau zwei Dinge, wenn ich meine E-Mail und Passwort (100% richtig) einfüge:
1. Es hängt in einer Ladeschleife, wenn Thunderbird frisch installiert ist und das erste Mal die Daten abfragt
2. Wenn man abbricht und die Daten neu eingibt, sagt es:

Die Möglichkeit eine PST Datei einzufügen existiert auch nicht.

Aber wo bitte wird es verwendet, wenn die Einrichtung nicht mal funktioniert.
Ich finde auch keine einzige Option, wo man sehen kann, welche Konten bereits angelegt wurden, welche verwendet werden könnten, weil die Ersteinrichtung ja schon nicht funktioniert. Deshalb dürfte es auch nichts zu finden geben.

Ich habe die Vermutung es ist irgend eine versteckte Einstellung oder es hat etwas mit 2FA zu tun, aber der Authenticator ist absolut still, wenn man versucht sich anzumelden.

Oder es ist irgend ein anderes Sicherheits-Feature, welches alle Drittanbieter-Programme blockiert. Aber ich wüsste nicht welches und wie man es prüfen kann.

Bei allen Anleitungen im Internet ist alles nach wenigen Klicks fertig.
Wenn ich diese Anleitungen 1:1 nachmache, kommen die erwähnten Fehlermeldungen heraus.

Bei mir Zuhause mit meinem Outlook konnte ich auch niemals Thunderbird verbinden, weil das Passwort angeblich immer falsch war. Wenn man das Passwort aber nicht mal eintippt, sondern kopiert und einfügt und es überall funktioniert, außer in Thunderbird, liegt es nicht am Passwort, sondern an Thunderbird oder an einer Sicherheitseinstellung.
Es muss wohl irgend ein anderes Passwort eingegeben werden, aber welches?
Oder die Meldung, dass die Anmeldedaten falsch sind, ist falsch, weil die Anmeldedaten richtig sind, aber irgend ein Sicherheits-Feature blockiert. Dafür gibt es anscheinend keine separate Fehlermeldung.

Verstehe nicht, warum alles so kompliziert sein muss.

 

[BlubbsDE]

1. Es hängt in einer Ladeschleife, wenn Thunderbird frisch installiert ist

Das bringt nichts. Wenn er schon mal installiert war, existiert ein Profil. Das wird nicht entfernt, deinstalliert man den Thunderbird. So sieht das bei Dir jetzt aus. Du hast ihn vermutlich schon mal benutzt.

So kannst Du Profile verwalten und löschen:

https://www.thunderbird-mail.de/lexicon/entry/40-profil-manager-profile-verwalten-erstellen-und-löschen/

 

[SI Sun]

Ich habe die Vermutung es ist irgend eine versteckte Einstellung oder es hat etwas mit 2FA zu tun, aber der Authenticator ist absolut still, wenn man versucht sich anzumelden.

Dann liegt die Lösung doch auf der Hand.
Diese Tools unterstützten entweder kein 2FA oder es muss erst aktiviert werden, damit eine Anfrage gesendet wird.

Alternativ kann man für solche Programme die 2FA ignorieren:
https://support.microsoft.com/en-us...fication-5896ed9b-4263-e681-128a-a6f2979a7944

1. Go to the Security basics page and sign in to your Microsoft account.
2. Select More security options.
3. Under App passwords, select Create a new app password. A new app password is generated and appears on your screen.
4. Enter this app password where you would enter your normal Microsoft account password in the application.

Beispiel:
Benutzername wäre: deineadresse@outlook.de
Passwort wäre: WieAuchImmerDasAppPasswortVonMicrosoftVorgegebenWird

Das Beispiel von @BlubbsDE ist unter anderem der Grund, warum man Thunderbird einfach ignorieren sollte.
Die App ist schon so lange auf dem Markt und bis heute hat es solche dummen Eigenheiten wie beschrieben.
Das war auch bei mir beim ersten Mal der größte Frustfaktor, weil die Entwickler die wichtigsten Optionen einfach sinnlos verstecken oder gar nicht erst einblenden.

Das nächste Problem würde man haben, wenn man plötzlich die Aliase eintragen möchte, denn die werden nicht mitübernommen.
Das vorherige Passwort wird auch nicht angenommen, also muss man abbrechen.
Wenn man abgebrochen hat, bekommt man wieder eine Meldung, dass die Adresse bereits verwendet wird (also ein für normale Nutzer unsichtbares Profil existiert). Und alles beginnt von vorne.

Die Lösung wäre:
Angelegte Profile verwalten / anzeigen oder löschen / Passwort ändern
(Bei den Thunderbird Entwicklern scheint es im Jahre 2022 aber noch nicht angekommen zu sein)

 

[BlubbsDE]

Das Beispiel von @BlubbsDE ist unter anderem der Grund, warum man Thunderbird einfach ignorieren sollte.
Die App ist schon so lange auf dem Markt und bis heute hat es solche dummen Eigenheiten wie beschrieben.

Und wie genau ist es bei dem Platzhirschen? Achja, genau so. Im Grunde absolut genau so. Nur bringt der einen Profilmanager mit, den man von der Systemsteuerung aus aufrufen kann.

Man muss halt wissen, wie man umzugehen hat mit der Software, die man nutzt.

 

[SI Sun]

Eine gute UI bedarf keiner Erklärung.
Und bei so simplen Programmen wie einem einfachen "E-Mail-Downloader" kann man durchaus nach fast 20 Jahren Entwicklung erwarten, eine so grundlegende Funktion zu integrieren.

Die Ersteinrichtung und die Basisfunktionen muss jeder Laie ohne Anleitung auf der Oberfläche schnellstens finden können. Das sind essenzielle Features...

Zumindest beim erwähnten Mail Store Home funktioniert das so, wie es bei halbwegs guter Software seit 20 Jahren funktionieren sollte:
Man gibt seine Daten ein und alle E-Mails inkl. aller Aliase werden 1:1 heruntergeladen und sortiert angezeigt.

 

[BlubbsDE]

Die Ersteinrichtung und die Basisfunktionen muss jeder Laie ohne Anleitung auf der Oberfläche schnellstens finden können. Das sind essenzielle Features...

Ist beim Thunderbird und auch dem Platzhirschen gegeben.

 

[SI Sun]

Dieses Forenthema beweist das Gegenteil und auch ich gehörte dazu, weil es total ungewöhnlich ist, dass bei der Falscheingabe eines Passwortes das gesamte Profil über die genannten Umwege erst gelöscht werden muss, damit es funktioniert.
Und die Fehlermeldungen sind so dumm geschrieben, dass es kein Laie versteht.

 

[UhrenPeter]

Mittlerweile nutze ich MailStore Home. Danke @Nilson für die Empfehlung und @SI Sun die Lösung des Problems.

Thundebird konnte man auf die selbe Weise einrichten, aber man muss jede angelegte Adresse nochmal extra einrichten und bei einem Fehler funktioniert es gar nicht mehr und ich musste neuinstallieren.
So eine dumme Software habe ich schon lange nicht mehr gesehen.