MS365 Business für kleines Unternehmen?

[matze787]

Moin zusammen!

Ein Bekannter hat eine Garten- und Landschaftsbaufirma, eine kleine Internetpräsenz und nutzt ein normales IMAP-Postfach.

Nun besteht der (verständliche) Wunsch, dass sein Mitarbeiter von unterwegs Zugriff auf Mails, Kalender und Dateien nehmen kann. Ich dachte da spontan an Microsoft 365 in der Business-Variante. Oder ist das mit Kanonen auf Spatzen schießen?

Im Grunde will er ja nur Zugriff auf Mail, Kalender und Dateien vom Büro sowie von unterwegs nehmen können.

Was würdet Ihr empfehlen?

Besten Dank im Voraus!

 

[Rickmer]

MS365 ist eine gute Option. Das bietet die meisten Funktionen die man als Kleinunternehmen brauchen könnte ohne (in einer Minimal-Konfiguration) allzu kompliziert zu sein oder hohe Vorab-Investitionen zu benötigen.

Das ist dann auch in Zukunft deutlich einfacher skalierbar als 'IMAP Postfach'.


Mit Kanon auf Spatzen wäre für 2-3 Leute einen on-premise Mailserver und Cloud-Dienst einzurichten. Das kostet so manche Techniker-Stunde, benötigt Server-Hardware sowie einen teuren Business-Vertrag fürs Internet und muss dann auch noch regelmäßig gewartet werden.

 

[Fard Dwalling]

Wo liegt das IMAP Postfach denn? Einfach über webclient oder Mailclient auf dem Handy ..

 

[matze787]

Wo liegt das IMAP Postfach denn? Einfach über webclient oder Mailclient auf dem Handy ..

Die Domain wird bei Domainfactory gehostet. Aber es ist halt nur Mail, sie wollen auch Dateiaustausch und einen Kalender...

 

[Jokeboy]

E-Mail ruft man wie gewohnt über der Mail App eurer Wahl auf dem Smartphone ab, da bedarf es keiner zusätzlichen einrichtung.

Für Dateien/Kalender würde ich Nextcloud einrichten. Auf die Dateien greift man dann über die Nextcloud App (gibts für Android und Iphone) zu, die Kalender synchronisiert man dann mittels CalDav. Auf Android z.B. mit davx5 (auf F-Droid kostenlos, im Google Play Store kostenpflichtig), Iphone kann soweit ich weiß CalDav von Haus aus.

Dafür bräuchte er 2 bzw. 3 Server. Je nachdem wieviele Daten sind auf dem ersten Server Nextcloud + Daten sowie ein zweiter Server (vorzugsweise anderer Provider damit nicht gleicher Standort) wo das Backup draufgespielt wird. Falls es VIELE Daten sind, ein Server für Nextcloud allein, ein zweiter für die Daten und ein dritter für das Backup.

Müsste ein IT-ler bzw. Webdev euch einrichten und ab und an müsste er auch wieder eingeschalten werden um updates/backups auszuführen.

Oder er nimmt wie du schon erwähnt hast Microsoft 365 Business Standard. Bekommt Exchange Server für E-Mails und Kalender, 1 TB Speicherplatz und MS Office - kostet ihm dann 10,50€ pro Monat pro User.

 

[Fard Dwalling]

Bei Hosteurope konnte man eine Zusatzoption für Kalender und Kontakte sync dazu buchen.
Dateiaustausch käme jetzt auf die Dateien an und auf die zu nutzenden Geräte.

 

[Rickmer]

Oder er nimmt wie du schon erwähnt hast Microsoft 365 Business Standard. Bekommt Exchange Server für E-Mails und Kalender, 1 TB Speicherplatz und MS Office - kostet ihm dann 10,50€ pro Monat pro User.

Im Vergleich zu der Kompetenz eine NextCloud Instanz sicher (!) zu betreiben und regelmäßig zu warten für 2-3 User spottbillig

 

[Fard Dwalling]

Seh ich ganz genau so. Für jemand ambitionierten vielleicht nett, aber nicht für ein Gewerbe wo es einfach laufen muss.
Es sei denn, man ist richtig tief drin und fit was Nextcloud angeht. Da sollte jedes Problem, ohne vorher Googeln zu müssen, in 5 min erledigt werden können. Inkl Restore auf Datenbankebene...

 

[snaxilian]

Einfach über webclient

Kurzer Realitätscheck in die unzähligen deutschen KMUs, v.a. im Handwerk:
Mail ist eine t-online.de Adresse und Kalender und Kontakte liegen lokal in einer (veralteten?) Outlook Installation auf dem PC in der Firma (ungesichert und ohne aktuelle Backups).

Nein, ms365 ist nicht Kanonen auf Spatzen. Gibt noch Alternativen wie z.B. die Angebote von mailbox.org aber wenn die User Angst vor Veränderung haben (das haben wir früher schon so gemacht!) und du den Migrationsaufwand gering halten möchtest, nimm ms365.

Selbst hosten ohne entweder festen Admin oder entsprechender Freelancer/Systemhaus/etc, die sich um den Betrieb kümmern, willst du nicht selbst hosten, v.a. wenn es nicht deine Kernkompetenz ist und es "nur einfach funktionieren" soll.

Über wie viele Mailadressen und Postfächer reden wir letztendlich?
Über welche Datenmengen reden wir?
Wie viele Benutzer sollen zugreifen?

MS Office - kostet ihm dann 10,50€ pro Monat pro User.

Falls nicht sogar die Web-Varianten ausreichen sollten könnte man Business Basic nehmen, dann wäre man bei 4,20€ pro Person und pro Monat.

 

[Fard Dwalling]

Naja, die Infos, bei welchem Anbieter der Kunde ist, fehlen halt.
Ich wollt ja auch nur drauf hinweisen, das es ja sein kann, das der jeweilige Anbieter auch was in petto hat. :-)

 

[matze787]

Naja, die Infos, bei welchem Anbieter der Kunde ist, fehlen halt.
Ich wollt ja auch nur drauf hinweisen, das es ja sein kann, das der jeweilige Anbieter auch was in petto hat. :-)

Hatte ich das nicht geschrieben? Die Domain ist aktuell bei Domainfactory...

Ergänzung (14. Juni 2021)

Über wie viele Mailadressen und Postfächer reden wir letztendlich?
Über welche Datenmengen reden wir?
Wie viele Benutzer sollen zugreifen?

Mit Deinem Realitätscheck liegst Du sicherlich ziemlich zielsicher :-) Deswegen wollen wir ja ran da...

Wir reden über eine Mailadresse (info@domain.de) und 1-2 Benutzer. Reicht einer, wenn vom Büro aus zugegriffen wird und einer parallel vom Handy von unterwegs oder müsste man dafür zwingend 2 Nutzer lizensieren?

Datenmengen kann ich nicht einschätzen, ist aber vermutlich sehr übersichtlich.

 

[Fard Dwalling]

Die Domain hattest du geschrieben, liegt da auch das IMAP Konto?
Dann bietet sich bestimmt O365 an, musst dich nur ein bisschen einarbeiten was die Domainumstellungen angeht. Ansonsten läuft das da dann einfach. Und hast dann ja alles an einem Ort.

 

[matze787]

Die Domain hattest du geschrieben, liegt da auch das IMAP Konto?
Dann bietet sich bestimmt O365 an, musst dich nur ein bisschen einarbeiten was die Domainumstellungen angeht. Ansonsten läuft das da dann einfach. Und hast dann ja alles an einem Ort.

Je genau, das ist der Plan. Aktuell hadere ich, weil der Menüpunkt "MS365" im Kundenmenü de Domainfactory einfach nichts "bringt". Muss ich wohl erst wieder hinterherlaufen....

Und jupp, IMAP ist auch dort. Plan ist, das aktuelle Konto in Outlook als PST zu sichern und dann im neuen Umfeld wieder zu importieren.

 

[snaxilian]

müsste man dafür zwingend 2 Nutzer lizensieren?

Ja, da du Benutzer lizenzierst.

Das Lizenzmodell von MS sieht afaik so simple Situationen wie nur eine einzige nicht-personalisierte Mailadresse nicht vor.
Wenn zwei Personen zugreifen sollen, brauchst du zwei Lizenzen. Nicht-personalisierte Postfächer können kostenlos als Shared Mailbox angelegt werden und benötigen keine extra Lizenz, da ja die Benutzer lizenziert sind.
Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/mi...il/about-shared-mailboxes?view=o365-worldwide

Du bist also schon bei 2x 4,20€ * 12 Monate = jährliche laufende Kosten von 100,80€.
Hinzu kommen die laufenden Kosten für die eigene Domain, je nach Anbieter bist da nochmal mit ~5€ pro Jahr dabei.

Ja, es gibt günstigere Alternativen. Ja, bei diesen Alternativen zahlt man weniger an $Anbieter, hat aber ggf. mehr Aufwand bei der Einrichtung. Also du wirst den haben. Oder irgendwelche Komfortfunktionen funktionieren nicht.
Mir fallen da zum Beispiel eine managed mailcow ein oder mailbox.org. Die sind günstiger, betreffen aber wirklich nur den Serverpart und Web-Software. Wenn lokal installiertes Outlook, Excel, etc gewünscht ist, sind dies weitere Kosten.