PDF Online (Telefonliste) gemeinsam ausfüllen

[PatrickTVP]

Hallo liebes Forum.

Ich bin mit meinem eigenen Latein am Ende und brauche daher nun mal eure Hilfe und Schwarmwissen
ich möchte für unsere Schulklasse eine Telefonliste zur Verfügung stellen, in der alle Eltern ihre Kontaktdaten eingeben können.
Diese soll natürlich Passwortgeschützt sein (z.B über Dropbox).

Nun habe ich aber noch keinen Weg gefunden, wie jeder seine individuellen Daten eintragen kann, ohne dass er diese downloaded, bei sich speichert und ausfüllt - und mir diese dann wieder nur mit seinem eigenen Eintrag schickt. So müsste ich später alle Adressen manuell übernehmen, was unnötig viel Arbeit macht.

Ich bräuchte also sowas wie eine online-ausführbare PDF-Datei. Das PDF zum Ausfüllen habe ich bereits erstellt, die Felder sind alle vorhanden. Nun fehlt mir nur noch die Lösung die es umzusetzen.

Danke schon mal im voraus für eure Hilfe
Patrick TVP

 

[floxorius]

Eine PDF ist hier vlt. nicht das beste Format. Ich würde dir Google Sheets oder Excel via Office Online empfehlen dann kann dann jeder direkt reinschreiben und auch hier kannst du den Zugriff per Passwort regeln.

 

[0xtapi]

Was floxorius sagt. Falls es aus irgendeinem Grund unbedingt PDF sein muss, kannst du die fertig ausgefüllte Google Sheets-Tabelle auch als PDF speichern und dann anderen zur Verfügung stellen (falls das wichtig ist).

 

[PatrickTVP]

Verdammt und ich hab die Exceltabelle grad ins PDF umgewandelt, weil ich dachte DAS wäre besser 😆

Das heißt ich lade die erstellte Excel in Google DRIVE hoch, lege ein Passwort fest und dann können ALLE das unabhängig voneinander ausfüllen?
Hab das schon gemacht gehabt, hielt das aber für nicht die beste Idee...😅 offensichtlich war sie das doch

Da Office Online dürfte ja kosteflichtig sein, daher lieber Google Sheets, richtig?!

 

[zazie]

Das ist eine Standardanwendung des Adobe Acrobat (also nicht des Readers). Hier ist es beschrieben. Falls du selbst suchen willst: "Interaktives Textfeld" hilft dir weiter.

 

[PatrickTVP]

@zazie: Ah okay, ich habe nur eine alte Version von Acrobat Pro (Acrobat DC). Muss aber vermutlich eine neue (cloudbasierte) Variante sein, oder?!

 

[tollertyp]

Früher mit Zettel und Stift war es irgendwie fast einfacher...

Was floxorius sagt. Falls es aus irgendeinem Grund unbedingt PDF sein muss, kannst du die fertig ausgefüllte Google Sheets-Tabelle

Da ist dann die Frage bzgl. Datenschutz? Generell sollte man sich die Frage stellen bei solchen Listen.

 

[Incanus]

Welchen Sinn hat denn diese Liste? Ist gewährleistet, dass alle damit einverstanden sind, dass ihre Daten dort auftauchen? Im Sinne der DSGVO halte ich es für ein wenig fragwürdig, eine Liste zur allgemeinen Einsicht und Bearbeitung zu veröffentlichen.

 

[AI-Nadja]

Wenn es kostenlos sein soll:

• Google Forms erstellen
• Google Forms mit Google Sheets verknüpfen
• Copy & Paste in Excel

 

[Drewkev]

lege ein Passwort fest und dann können ALLE das unabhängig voneinander ausfüllen?

Wenn du damit meinst, dass keiner die Daten des anderen sieht: nein.

Alternative: Google Formulare

 

[PatrickTVP]

BOAAAA echt jetzt? SO einfach ist das? und ich war schon auf dem richtigen Weg...

Gut, besten Dank für die schnellen Antworten, Sheets hat gewonnen, das klappt wie geplant.

Besten Dank und schönes WE an alle

 

[tollertyp]

So lange der Datenschutz nicht der Verlierer ist

 

[zazie]

Nur der Vollständigkeit halber: Nein, das sollte auch eine ältere Version des Acrobat Pro können ( kann man ja nötigenfalls updaten ).
Zum Datenschutz: Du hast ja SchülerInnen und Eltern informiert (eventuell kam der Wunsch sogar von dieser Seite). Beim Versand des Sheets/PDF schreibst du dazu, dass jeder sich mit dem Eintrag seiner Daten damit einverstanden erklärt, dass diese Daten für die andern Betroffenen (und niemanden sonst) sichtbar sind. Andernfalls nur - ins betreffende Feld eintragen.
Damit bist du auf der sicheren Seite.

 

[tollertyp]

Die sind auch nicht für Google sichtbar?

Ich meine warum gibt es immer die Diskussionen mit Microsoft 365 und DSGVO - ist doch alles kein Problem...

 

[ropf]

DAS Tool schlechthin, wenn es um GEMEINSAMES Verfassen von Irgendwas geht, ist Etherpad:
https://etherpad.org/

Es gibt viele öffentliche Instanzen davon, die man "einfach so" benutzen kann. Man legt ein Pad an, erzeugt einen Link darauf den man weitergeben kann, was auch den Zugriff regelt:
https://github.com/ether/etherpad-lite/wiki/Sites-That-Run-Etherpad

Gibt es besondere Anforderungen an den Datenschutz, lässt sich etherpad auch recht einfach selber hosten - als fertiges Docker-Image ist es zB auf einem NAS schnell aufgesetzt.

Export gibts per default nur als HTML (und von da nach PDF). Weitere Im-/Exportfilter lassen sich durch Openoffice oder Abiword nachrüsten - aber das macht deutlich mehr Arbeit.

 

[Simonte]

Hallo liebes Forum.

Ich bin mit meinem eigenen Latein am Ende und brauche daher nun mal eure Hilfe und Schwarmwissen
ich möchte für unsere Schulklasse eine Telefonliste zur Verfügung stellen, in der alle Eltern ihre Kontaktdaten eingeben können.
Diese soll natürlich Passwortgeschützt sein (z.B über Dropbox).

Einfach gemeinsam über den Teams Account der Schüler?
Viele Schulen haben 365 Education für ihre Schüler und nutzen Teams als zentrale Plattform.
Dann kann man gemeinsam in einer Excel oder Word arbeiten.
Oder gleich ein eigenes Team aufmachen.

 

[xxMuahdibxx]

Ehrlich wer es will macht eine WhatsApp Gruppe... Elternbasis

Wenn das aber als Lehrer oder Schule macht muss ganz anders da rangehen..

Schoolfox z.b.

Tante Edith sagt... Je nach Schule auch webuntis oder anderes..

 

[zazie]

Ohne Grundsatzdiskussion: Eine WhatsApp-Gruppe ist datenschutzmässig ein ganz anderes Kaliber als ein eigenhändig ausgefülltes PDF. Zudem gibt's unter Eltern kategorische Verweigerer von Software des Meta-Konzerns (ich weiss, wovon ich rede ).
Ich kann noch ergänzen, dass so ein interaktiv ausgefülltes PDF in einem Verfahren in der Schweiz Bestand hatte (deshalb oben der Hinweis der impliziten Zustimmung). Das muss aber für DE nichts heissen.
Aber der Threadersteller will ja offenbar auf Sheets setzen.

 

[tollertyp]

Und es gibt auch Verweigerer von Google-Software...

 

[xxMuahdibxx]

Oder Totalverweigerer..

Oder Personen die erst später sich wegen Unstimmigkeiten quer stellen... Was eher das Problem ist.

Aber wohl eh egal der TE hat eine Lösung und wir diskutieren für uns.

P.S. am Ende sind es die Eltern die immer meckern das sie dies oder jenes nicht gewusst hätten ... Oder die nicht wissen welche Hausaufgaben ihr Kind vergessen hat.