Programm für private Verwaltung

[Knuddelbearli]

Moin,
da mir langsam meine private Verwaltung über den Kopf wächst (hab Unselbständige Arbeit in Gleitzeit + private Arbeit + mehrere vermietete Wohnungen + Browsergame das mir gehört, dazu so Sachen wie private Haftpflicht für die Drohne usw) suche ich eine Möglichkeit mal meine ganze Zettelwirtschaft aufzuräumen.

Primär möchte ich einfach alles dort einscannen können, egal ob mit Scanner oder Handy (mit Korrektur), egal ob Rechnung (Strom, Gas Internet, Handy, Versicherung, Serverbetrieb, Gebäudeimmobiliensteuer, aber eventuell auch einfache Kassazettel für Garantie) Steuerbescheide, Lohnzettel usw ablegen.

Eine einfache Sicherung über einen eigenen Server oder einen Anbieter wäre ideal, dazu eine automatische Kategorisierung ( muss nicht perfekt sein aber grob)

Bevorzugt sollte es in einem offenem Format gespeichert werden, falls nicht zumindest auch auf Android funktionieren, eventuell einfach als stinknormale Ordnerstruktur, und keine Cloudlösung oder Aboservice sein.

Preislich keine Ahnung, nur 2 Stellig wäre schön, aber wird wohl unrealistisch sein wenn mir meine Daten wichtig sind?

 

[halwe]

Ich habe bei mir vor ca. 5 Jahren alles begonnen einzuscannen. Bislang kam ich mit einem lokalen NAS (das ich zur Not auch ins Netz bringen könnte) und pdf als Ablageformat zurecht.
Wichtiger war mir dann einfaches Scannen mit nur einer Taste, Scanner mit automatischer OCR-Funktion,Kennzeichnung aller gescannten Dokumente (samt Zuführung zu einer vereinfachten Ablage) sowie ein ordentlicher Druck-Scanner mit Stapeleinzug.
Was auch hilft, ist eine durchdachte Ordnerstruktur und die Arbeit mit Links bzw. Kopien der Dokumente.

 

[xxMuahdibxx]

https://www.computerbase.de/downloads/office/dateimanager/seafile/

sollte sowas können ..

 

[DJMadMax]

Nenn mich altmodisch, aber ich würde das in einem strikten "Datenverzeichnis" lösen, alles sauber nach Art und Chronologie sortiert. Falls du von unterwegs darauf zugreifen willst, gibt es ja unzählige Cloud-Dienste, die dir das ermöglichen.

Von irgendwelchen proprietären Verwaltungssoftwares halte ich nicht viel, ich hab das gern alles "in eigener Hand" - also z.B. über ein Excel (OpenOffice)-Sheet.

 

[halwe]

Genau meine Meinung. Dokumentmanagement-Systeme sind eben proprietär und allein schon der Windows Dateiexplorer und eine gute Indexierung sollten die Nutzung leicht ermöglichen.

 

[Knuddelbearli]

Naja da lande ich dann immer im Zuordnungswirrar wenn ich das nur über den Dateiname mache zB Oktober 2020 5 Gehaltszettel, udn schaffe das nie über mehrere Jahre konstant zu halten.
1.) der normale
2.) die Berichtigung der letzten Tage da wir das Gehalt+Gehaltszettel immer schon am 25 des Monats erhalten
3.) Abrechnung der Nächtigungen
4.) Corona Prämie
5.) kapiere ich selber nicht ^^


Hab gerade über ein eStunde gebraucht und nicthmal die Lohnzettel 2020 fertig

 

[KitKat::new()]

z.B. über ein Excel (OpenOffice)-Sheet.

würde da eher über mehrere Dateihierarchien mit Verknüpfungen oder eine Datenbank (Access) gehen.

Mit Access kann man die Dokumente dann super mit Attributen assoziieren und durch die Möglichkeit die Daten einfach zu verknüpfen findet man sehr schnell was man sucht und kann ggf. sogar Analysen darüber fahren.

 

[xxMuahdibxx]

Am Ende ist auch Seafile nix anderes wie ein Ordner nur mit dem Komfort das man mehrere Benutzer und deren Rechte einstellen kann.

Du wirst eh nicht umhinkommen mit Strukturen zu arbeiten ... oder du arbeitest dich in Datenbanken ein und nutzt so etwas ... kostet aber viel Zeit ...

Libre Office Base z.b. wäre da kostenlos.

 

[halwe]

Naja, oder einfach die Dateien intelligent benennen, z.B. 2020-02-01 Gehalt.pdf, 2020-02-06 Corona.pdf, 2020-03-04 Prämie.pdf usw. und dann mit der Suchleiste bzw. Filtern arbeiten. Die kann man unter Windows auch abspeichern, so dass dann trotz grundsätzlich chronologischer Reihenfolge ein Klick genügt, um zum Beispiel jahresübergreifend alle Prämien aufzulisten.

 

[snaxilian]

Zettelwirtschaft aufzuräumen

Eine analoge Zettelwirtschaft einfach 1:1 zu digitalisieren ist weiterhin eine unsortierte Zettelwirtschaft, nur halt nicht mehr auf Papier.

Was du suchst nennt sich ein DMS und steht für Dokumenten-Management-System und mindestens einmal pro Quartal wird danach gefragt, dein erster Anlaufpunkt sollte somit die Forensuche oder $Suchmaschine sein um dir selbst einen Überblick verschaffen zu können. Solche Software entsteht nicht über Nacht, daher dürften die Ergebnisse der letzten 2 Jahre vermutlich noch größtenteils Gültigkeit haben.

automatische Kategorisierung

DAS ist etwas wo du hoffentlich keine allzu falschen Wunschvorstellungen und Träumereien hast... Ein Automatismus ist natürlich möglich aber dafür muss der Sortieralgorithmus natürlich Kriterien haben anhand dessen er etwas sortieren und kategorisieren soll.
Diese Vorgaben musst aber in der Regel du vorgeben. Du müsstest der potentiellen Software also sagen können: Wenn auf dem Dokument/Scan das Wort 'Gehalt' vorkommt sowie ein Datum dann lege dies in der Kategorie "Gehaltszettel" ab und ergänze noch das Datum.

 

[omavoss]

Wenn auf dem Dokument/Scan das Wort 'Gehalt' vorkommt sowie ein Datum dann lege dies in der Kategorie "Gehaltszettel" ab und ergänze noch das Datum.

Das DMS nennt das "Verschlagwortung".

 

[Knuddelbearli]

@snaxilian Wenn man weiß wie es heißt dann kann ich jetzt danach suchen, aber wusste es eben nicht.

 

[halwe]

Ich denke, was Knuddelbär meint ist, dass die Verschlagwortung, selbst wenn wie von mir vorgeschlagen direkt im Dateinamen vorgenommen, voraussetzt, dass man eine Plan über Themen und Suchbegriffe, auch künftig, hat.

Ich denke, dass ist nicht das große Problem und würde hier eher auf ein Datei-Umbenennungstool setzen, mit dem man auch nachträglich Dateien im Stapel und über viele Verzeichnisse hinweg nach-umbenennen kann. Aber auch hier wäre für mich die erste Anlafstgelle die aus der Windows Suche generierte Dateiliste.