Leserartikel [Projekt, Worklog, HowTo] Server in Eigenregie

[slsHyde]

Die Belege müssen dafür direkt und in unveränderlicher Weise mit den Buchungssätzen verbunden werden. Diese Funktionalität hast Du zum Beispiel bei Datev oder Simba bzw. kannst es modular dazu kaufen, was wegen der Abby-Lizenzen nicht billig ist. Wahrscheinlich gibt es auch noch andere Buchhaltungssoftware, mit der das geht. Früher oder später wird das mit allen gehen.

Ansonsten gilt ja, dass man bei elektronischen Belegen wir PDFs ebenfalls wieder 10 Jahre Aufbewahrungspflicht hat (Beginn im Folgejahr des Jahres, in dem die letzte Änderung an der Buchhaltung erfolgte), wobei die Aufgbewahrung in einer Form zu erfolgen hat, dass die Belege unveränderbei sind. Wenn also Belege, die nur als pdf existieren (Telefonrechnungen zum Beispiel), direkt in ein entsprechendes Archiv wandern, ist das absolut in Ordnung bzw. Pflicht. Das PDF bleibt ja sowieso das Original, der Ausdruck des PDFs hat keine Beweiskraft, der Prüfer hat das Maul zu halten.

Geht das dann wie oben beschrieben in die Buchhaltung ein, wird auch das eingescannte Dokument zu einer Art Original. Die tatsächlichen Originalbelege bräuchten nicht mehr aufgehoben zu werden. Sofern die Software die rechtlichen Vorschriften berücksichtigt, was Unveränderbarkeit angeht. Allerdings gilt derzeit noch die Empfehlung, es nicht darauf ankommen zu lassen und die originalen Papierbelege vorläufig noch aufzuheben.

 

[ZFS]

Welche Buchhaltung verwendet ihr? Ich frag nur deshalb, weil mich der Belegscan + Schrifterkennung + Buchungsvorschlag sehr interessiert. Zum leidigen Thema Prüfer. Unser erkennt PDF Belege (z. B. Rechnungen per Mail) von freien Mitarbeitern einfach nicht an. Reichen wir die Belege nicht in Papierform nach, wird eine Nachzahlung von "zu viel gezogener" Vorsteuer fällig, obwohl der f. Mitarbeiter auch eine Steuernummer hat und sich eh alles elektronisch abgleichen lässt. Nein, Papier bitte. Wehe aber ich sende denen die Buchungsdaten nicht im gewünschten Format (GDPdU), dann ist Polen offen. Ich hoffe hier auf Besserung durch den Gesetzgeber.

 

[slsHyde]

Die GoBD sind da eindeutig. Das elektonische Original ist und bleibt das Original. Aber: dieses Original muss in einer unveränderbaren Form gespeichert werden, sonst ist es gar nichts. Man braucht also für solche PDFs eine Art Tresorsoftware. Sonst gilt das nicht. Ersatzweise kann bzw. muss dann ein Ausdruck der PDF herangezogen werden, was vom FA (noch) akzeptiert wird.

Ich denke mal, dass bei Euch keine solche Software vorliegt. Dann hat der Prüfer Recht.

Das muss keine Buchhaltungssoftware sein, es reicht eine Art Archivierungssoftware, innerhalb derer die dort gelagerten Dokumente unveränderbar sind. Im Zusammenhang mit einer Buchhaltungssoftware passiert zunächst das Gleiche. Das PDF wird in einer unveränderbaren Form gespeichert - aber zusätzlich mit dem Buchungssatz verknüpft. Nach der Journalisierung ist dann beides unveränderbar.

Das FA will diese Form der digitalen Buchhaltung, um leichter prüfen zu können. Daher wollen die das in Zukunft auch verbindlich machen.

Wie gesagt: Datev oder Simba sind Beispiele, mit denen das geht.

 

[ZFS]

Die GoBD sind da eindeutig. ... .

Vor allem sind sie keine gesetzliche Regelung, sondern lediglich ein Leitfaden vom Bundesfinanzministerium für den Betriebsprüfer. Was wird der Prüfer immer pampig, wenn ich dies auch nur andeute. Einerseits fordert die GoBD für jeden Pups eine Verfahrensdokumentation und möchte alles nach GoBD zertifiziert sehen, andererseits wird in genau dieser GoBD eine Bindewirkung für nach GoBD zertifizierter Hard- & Software ausgeschlossen.
Der Prüfer würde die PDF Belege (in unserem Fall) auch dann nicht anerkennen, wenn wir sie in einer revisionssicheren Archivierung aufbewahren. Fair, dass er das wenigstens vorher sagt. Seine Ansage: per Email gesendete PDFs erfüllen die Belegfunktion nicht und Punkt. Aber das ist unser Problem. Danke für die Infos und weiterhin viel Erfolg mit deinem Projekt!

 

[slsHyde]

Naja, das kann schlecht sein. Wie soll man denn sonst digitale Belege bekommen? Die Telekom schickt Rechnungen ja auch so - meist werden die dann ausgedruckt, sind aber im Ursprung per eMail eingegangen. Das Argument würde dann auf recht große Teile aller Belege in allen Unternehmen angewendet werden müssen. Das ist also Unfug, was der erzählt. Ob ein Rechtssterit deswegen lohnt, ist eine andere Sache. Insofern man aber die digitale Belegfunktion einführt und der Prüfer dann im Nachgang die Vorsteuer wieder abzieht, wäre Widerspruch einzulegen - und schwer vorstellbar, dass dies nicht durchkommt.

Ansonsten hast Du Recht. Die Rechtslage ist unbefriedigend, da das FA tatsächlich ja nichts zertifiziert. Gilt ja auch für Kassen. Die müssen ja jetzt neue Anforderungen erfüllen, die das FA auch benennt. Aber das FA bleibt eine Auskunft schuldig, bei welchen Kassensystemen das erfüllt sei. Es gibt also keine Rechtsssicherheit sondern Willkür. Allerdings wird sich das wohl auch noch weiterentwickeln.

 

[boffystar]

Hallo,

ich muss sagen ein wirklich sehr Interessanter Beitrag. Es macht wirklich Spaß ihn zu Lesen.
Es wurde hier wirklich an alles gedacht, besonderes Augenmerk wurde der Kühlung gewidmet, was ich persönlich besonders gut finde.
Bei einigen meinen Servereigenbau Projekten, hätte ich diese nach Fertigstellung wohl etwas intensiver getestet, (prime, etc.) hätte ich um einiges Stress weniger gehabt...aber naja...

Ich habe eine Frage zu deiner Raid Konfiguration.

Wieso hast du dich für ein RAID 5 entschieden? Doch wohl nicht aus wirtschaftlichen Gründen oder?
Ist hier ein RAID 10 nicht performanter in Verbindung mit Datenbankanwendungen?

Des Weiteren setzt ihr bei einem >11 Man Unternehmen einen eigenen Exchange Server ein?
In welcher Version? Doch kein Small Business Mist Server oder?
Der ist doch Preislich total unattraktiv für KMU´s!!

In dem Unternehmen in dem ich seit fast 2 Jahren tätig bin ( >100 Mitarbeiter) sind mehrere David FX 12 Mailserver im Einsatz =>Freudenschrei!

Ich hätte hier zwecks Synchronisierung gern einen Exchange. 

Wir setzen auch einen Terminal Server ein (2012R2) und nutzen die RemoteAPP funktion. auch eine Feine sache und funktioniert tadellos! Wir setzen seit 01.01.16 Datev DMS ein und ich kenne sehr gut das Drama mit den Digitalen Belegen. Sehr Interessant fand ich auch den Part den du beschrieben hast mit den Aufbewahrungsrichtlinien => wieder was gelernt!

[I]Ansonsten gilt ja, dass man bei elektronischen Belegen wir PDFs ebenfalls wieder 10 Jahre Aufbewahrungspflicht hat (Beginn im Folgejahr des Jahres, in dem die letzte Änderung an der Buchhaltung erfolgte), wobei die Aufgbewahrung in einer Form zu erfolgen hat, dass die Belege unveränderbei sind. Wenn also Belege, die nur als pdf existieren (Telefonrechnungen zum Beispiel), direkt in ein entsprechendes Archiv wandern, ist das absolut in Ordnung bzw. Pflicht. Das PDF bleibt ja sowieso das Original, der Ausdruck des PDFs hat keine Beweiskraft, der Prüfer hat das Maul zu halten.[/I]

 

[slsHyde]

Danke, freut mich, das es für Dich gut zu lesen war. Da hatte ich etwas Sorge, ist ja ein trockenes Thema :-)

Ein Raid 10 wäre tatsächlich schneller, theoretisch. In der Praxis macht es aber keinen Unterschied hier, da der RAID 5 definitiv schnell genug ist. Für einen RAID10 hätte ich größere SSDs nehmen müssen und eine schlechtere Erweiterbarkeit gehabt. Es wäre also nicht billiger geworden, spätestens nach hinten heraus eher teurer. Wenn wir dann zum Beispiel die 2 Server des anderen Unternehmens mit hier aufnehmen, brauche ich nur eine SSD zusätzlich rein zu nehmen und gut ist. Da der Server ja für 10 Jahre angedacht ist, ist auch in diesem Sinne diese Konfiguration nach hinten heraus wahrscheinlich besser. Aber klar, da hatte ich auch hin- und her überlegt, hätte mir ja den Hardwarecontroller sparen können.

Derzeit haben wir einen Exchange Server 2010. Warum der hier eingeführt wurde, weiß ich nicht, war schon da, als ich hier anfing. Ich denke mal auch wegen Einbindung von Smartphones sowie besserer Kommunikation untereinander auch bei der Terminplanung sowie Ressourcennutzung. David FX 12 kenne ich praktisch nicht. Positiv am Exchangeserver sehe ich halt auch wieder, analog zur Linux-Thematrik, dass es eine reine Windowsgeschichte bleibt (bzw. noch wird). Im Ergebnis wird die Installation wenig Qualifikation zur Systembetreuung benötigen. Das halte ich für sehr wichtig. Zielsetzung ist absolute Unabhängigkeit von Personen und Firmen sowie leichte Administration. Insofern das bei einzelnen Bestandteilen dadurch teurer wird (siehe Windows-Lizenzen bei den ThinClients), bleibt es im Gesamten und über die Zeit damit kostengünstiger und sicherer.

Ergänzung (11. November 2016)

Ach so, noch zur Ergänzung bzgl. RAID:

Sowohl der Onboard-Controller (RAID1) als auch der LSI-Controller (RAID5) behandeln lesend das jeweilige Array offenbar wie oder ähnlich einem RAID0, jedenfalls habe ich die dazu passenden Messergebnisse. Und der lesende Zugriff ist hier wichtiger.

 

[pgene]

Ich bin gerade zufällig hier rüber gestolpert und frage mich so einiges...

- Warum keinen Server von der Stange genommen, mit bsp. 5 Jahren Garantie und mit einem Ersatzteilservice für den Folgetag. Ich will nicht wissen was du machst wenn dir mal ein MB, oder der Controller flöten geht.

- Es würde mich sehr wundern wenn die SSDs nicht zu klein werden mit der Zeit.

- Wenn man glaubt man erhöht die Ausfallwahrscheinlichkeit des Servers mit einem redundanten Netzteil so irrt man gewaltig, man erhöht höchstens die Ausfallwahrscheinlichkeit eines der beiden NT"Module", aber eben nicht des Servers, an der Stelle sollte man sich fragen was einen die Ausfallzeit kosten wird.

- Filialenanbindung per VPN, auch da sollte man sich immer fragen, habe ich eine Backupleitung? Wenn nicht was kostet die, oder was kostet mich ein Ausfall. Ich habe es schon mehrfach erlebt das Netzbereiche mal zwei Wochen tot waren.

 

[slsHyde]

Hast wohl nicht alles gelesen ;-) ... aber klar, ist sehr textlastig.

- Ich habe doch den Server quasi baugleich an nicht kritischer Stelle eingesetzt (produktives Ersatzteillager). Das ist billiger und bietet gleichzeitig mehr Nutzen. Geht was kaputt, brauche ich keine 24 Stunden warten und die Verfügbarkeit von Ersatzhardware ist unbegrenzt - hier sind ja 10 Jahre Einsatzdauer geplant.

- Klar werden die SSDs zu klein werden. Der RAID5 wird dann erweitert - oder zusätzliche Arrays geschaffen, je nach Bedarf. Die SSDs sind ja auch mehrfach noch mal an nicht kritischer Stelle im Einsatz, also ebenfalls langfristig verfügbar.

- Ausfallzeit, solange nicht der ganze Tag betroffen ist, kostet hier quasi nichts. Alle Mitarbeiter können begrenzte Zeit anderweitig nutzen.

- Die VPN-Einbindung des zweiten Unternehmens würde dadurch abgesichert, dass unser derzeitiger Sicherungsserver zur anderen Firma wanderte (Sicherungen sind damit immer auch Außerhaussicherungen). Sollte ein längerer Ausfall entstehen, könnten die Virtualisierungen dort einfach lokal gestartet werden, der reicht dafür aus. Im Weiteren kann es sein, dass es hier zu einer Hauskooperative kommt, die dann unter anderem zusätzliche Redundanzen schaffen würde. Unser Server könnte leicht für mehreren anderen Unternehmen im Hause Ressourcen für deren Virtualisierungen bieten.

 

[pgene]

- Den (P)DC wirst du ganz sicher nicht einfach mal wo anders virtuell starten, da bräuchtest du schon einen SDC.

- Ein Raid 5 "unendlich" erweitern ist keine gute Idee, erstens werden die Rebuiltzeiten damit immer größer (das heißt auch Performaceverlust für die Zeit) und die Ausfallwahrscheinlichkeit steigt auch mit jeder HDD.

Du willst mir sagen das die Hardware zwei mal biliger wäre als einmal mit anständigem Support? Dann hoffe ich du hast auch nicht zwei mal einen gleichartigen Defekt. Zudem sollte man ja auch immer daran denken das du auch mal Urlaub hast, krank bist etc., es ist also ein entscheidender Vorteil wenn man einen externen Dienstleister hat der ggf. schnell eingreifen kann.

 

[slsHyde]

Insgesamt ist die Hardware hier sogar nur 1/3 der üblichen Preise über übliche Wege, wenn nicht weniger.

Wir haben ja zwei externe Dienstleister. Das eine hat ja mit dem anderen nichts zu tun. Unabhängigkeit, sowohl von einem Dienstleister als auch von internen Personen, in dem Fall von mir, steht ausdrücklich im Anforderungsprofil. Gilt letztlich für jedes Unternehmen, nur dass sich viele darüber nicht klar sind.

Ich sehe keinen Grund, warum ich den DC nicht woanders starten sollte? Ich muss ja nur darauf achten, dass ich den nicht gleichzeitig im gleichen Netzt starte, wo er schon läuft.

Wir haben jetzt 4 SSDs im RAID 5. Ich denke, mehr als 5 werden es eher nicht und wenn dann erst sehr spät binnen der angedachten Laufzeit. Separate Arrays kann ich ja auch jederzeit eröffnen, drei Controller stehen dafür bereit, Platz für weitere Controller dito. Raid 5 aus 3, 5 oder 9 Laufwerken ist für Performance optimal.

 

[Gulp]

Das Problem der Hardwareverfügbarkeit wäre mir persönlich etwas zu heikel, auch wenn Du einen Ersatz geparkt hast. Gerade bei RAID Controllern habe ich die leidvolle Erfahrung machen dürfen, dass nach 3 Jahren kein baugleicher Controller mehr lieferbar war und somit mangels kompatiblem Controller das RAID nicht mehr in Betrieb zu nehmen war, beim Server von der Stange war der Controller halt am nächsten Tag da. Das war allerdings auch kein virtualisierter Serverpark und damit dann fatal.

Hier ist das ja im Grunde egal, das schlimmste Szenario sollte dann sein den Virtualisierer neu aufsetzen zu müssen und dann sollten sich die VM's auch zurücksichern (nie das Ausprobieren vergessen - ganz wichtig - sonst steht man im Fehlerfall schön da, wenn man feststellt, dass irgendwas hakt) lassen.

Die virtuellen Maschinen helfen da natürlich, solange auch nur ein DC in Betrieb ist, klappt das mit Acronis und Konsorten auch recht zuverlässig.
Interessantes Projekt und sicher durchaus ein Ansatz bei den genannten Unternehmensgrößen, man sollte allerdings durchaus deutlich darauf hinweisen, dass sowas nie als Pauschalansatz taugt, da zum einen diverse Vorraussetzungen zutreffen müssen, die Ihr habt, anderen Unternehmen in der gleichen Situation aber fehlen.

Grüsse

Gulp

 

[slsHyde]

Genau, dass alles virtualisiert und damit hardwareunabhängig ist, erhöht die Handlungsfähigkeit enorm. Man kann da auch eine Strategie fahren, die darauf basiert, dass man im Notfall schnell zum nächsten PC-Laden rennt, einen geeigneten Rechner kauft und weiter geht's.

LSI-Controller, zumindest deren "Standardmodelle" sind eigentlich langfristig ganz gut beschaffbar. Verlassen tue ich mich darauf aber nicht, richtig.

Auf jeden Fall, Datensicherung testen. Steht hier bald an. Auch ein Vorteil der Virtualisierung: das Testen geht schnell und einfach.

Ansonsten: siehe 4.i

 

[Loadware]

Hast du nach über einem Jahr Updates für uns?

Ich habe mir dein HowTo bzw. Bericht angeschaut. Ich habe nicht alles gelesen, aber den Hauptteil. :-)

Ich bin sogar zur Nachahmung geneigt. Allerdings würde ich auf zwei redundante Netzteile setzen wollen. Die Frage ist nur, wie man das in so einem Setting realisiert bekommt? Hast Du da eine Idee?
Bei uns ist nicht immer ein Admin vor Ort am Firmenstandort bzw. er kann ja auch mal krank sein. Wenn dann bspw. das Netzteil sich verabschiedet wäre das ein Verlust der Firma. Einen IT-Dienstleister haben wir leider auch nicht. Das würde ich gerne ändern, aber leider weiß ich nicht wo ich suchen soll. Erfahrungsberichte sind rar gesät.

 

[slsHyde]

Hab das Ganze gerade erweitert. Der Server in der kleinen Firma wurde eingeführt und das Raid-Array erweitert.

Redundante Netzteile sind sehr laut. Ich sehe auch wenig Sinn darin. Mainboard & Co. sind ja auch nur 1 mal da. Und das Risiko ist gering. Auch ein redundantes Netzteil kann versagen.

Es gibt aber redundante Netzteile, die in einen ATX-Netzteilschacht passen.

 

[Toby-ch]

Hallo Zusammen

Es gibt aber redundante Netzteile, die in einen ATX-Netzteilschacht passen.

Ja aber wo liegt bei diesem Modell der Sinn:
Chieftec MRT-6320P, PC-Netzteil
Kein Getrennter Power Eingang somit ist es für mich keine Redundanz! Das ist Quatsch. Eine Richtige Redundanz ist Ein PSU USV Strom das andre PSU Netz Strom, und HotSwap..

Redundante Netzteile sind sehr laut.

Nja ein Server betreibt Mann ja eigentlich nicht im Büro sondern im Keller und da ist es egal wie laut das Teil ist. ( Ich habe mein Rack auch im Büro und es ist angenehm...) Grund dafür die kleinen Sch.... Lüfter die gehen auch sehr schnell Kaputt und dann muss das PSU getauscht werden..

Also ich habe bis jetzt noch nie bei einem Selbst gebauten "Server" mit Desktop HW ein PSU defekt gehabt. Einer lief Ca 4 - 5 Jahre Ein Hochwertiges PSU und eine USV dran und gut ist..

 

[slsHyde]

Nja ein Server betreibt Mann ja eigentlich nicht im Büro sondern im Keller und da ist es egal wie laut das Teil ist. ( Ich habe mein Rack auch im Büro und es ist angenehm...) Grund dafür die kleinen Sch.... Lüfter die gehen auch sehr schnell Kaputt und dann muss das PSU getauscht werden..

Es gibt es eben oft nicht die Möglichkeit, den Server so aufzubauen, dass die Lautstärke egal ist. Hier war das ja auch so. Es gibt zwar einen extra Raum, aber die alten Server waren so laut, dass der gesamte Eingangsbereich und ein Arbeitsplatz akkustisch verseucht waren. Das ist eben der Mist mit den normalen Servern. Und genau - die Sch.... kleinen Lüfter. An dem hier genutzen Netzteil kann der Lüfter ruhig kaputt gehen, wenn er denn unbedingt will. Das funktioniert auch ohne :-)

Also ich habe bis jetzt noch nie bei einem Selbst gebauten "Server" mit Desktop HW ein PSU defekt gehabt. Einer lief Ca 4 - 5 Jahre Ein Hochwertiges PSU und eine USV dran und gut ist.

Genau! Seasonic.

 

[Spliffy83]

ein bisschen spät aber:
sehr interessanter Bericht und gut beschrieben!
Ich werde zwar selbst nie in eine solche Situationen kommen einen Server bauen zu müssen, trotzdem war es interessant die Gedanken zu den einzelnen Lösungen zu lesen.
Danke für den ausführlichen Bericht : )

 

[slsHyde]

Mal ein kleines Update hierzu:

Bisher ist alles gut gelaufen und wie geplant weiter umgesetzt worden. In beiden Unternehmen wurden unterwegs noch die (Thin-)Clients getauscht und neue Monitore eingesetzt. Mit denen sind wir sehr zufrieden.

Zotac ZBOX Pico PI335, Windows 10

Und die Monitore, jeweils 2 pro Arbeitsplatz, angebunden per DP Daisy Chain:

Dell UltraSharp U2415, 24.1"

Vorübergehend hatten wir ja Windows 10 als Host eingesetzt. Da hat dann ein Update für massive Performanceprobleme beim Festplattenzugriff gesorgt, es wurde arg langsam. Allerdings war der geplante Windows Server 2019 bis dahin bereits verfügbar, so dass wir den einfach als Hostsystem schon mal im Vorab installiert haben.

Aktuell läuft dann die geplante Umstellung auf Windows Server 2019 für die Virtualisierungen. Im kleinen Betrieb wurde die bereits umgesetzt und alles läuft. Virtualisierungen sind bei einer solchen Umstellung wirklich sehr hilfreich. Im größeren Betrieb bereiten wir jetzt den Umzug vor und werden diesen voraussichtlich jetzt im Oktober 2019 durchführen.

Im alten System des größeren Betriebes hat das Datenvolumen zugenommen, ws letztendlich noch das Ergebnis alter Fehler in den Installationen war, die nicht bereinigt werden konnten. Wir hatten wie beschrieben aber noch Baugleiche SSDs im Betrieb an unkritischer Stelle eingesetzt, so dass wir einfach noch erst eine, dann eine Zweite, in den RAID 5 nachgelegt haben. Kein Problem also auch hier, die Strategie hat sich wieder mal bewährt.

Bei der Umstellung des kleineren Betriebes auf Windows Server 2019 haben wir einen kompletten Neuanfang gemacht, also nicht einfach nur alles rübergeschoben. Besonders auch die Benutzerprofile runderneuert, die Daten neu sortiert, etc. Im Ergebnis ist das Volumen der neuen Installation um über ein Drittel gesunken. Beim anstehendem Umstieg auf Windows Server 2019 im größeren Betrieb steht gleiches zu erwarten. Dann können wir die nachgelegten SSDs auch wieder rausziehen und als Ersatz an unkritischer Stelle einsetzen.

Unsicherheit ist im Bezug auf den Speicherbedarf des ebenfalls erneuerten Exchange Servers entstanden. Den 2019 gibt Microsoft mit 128 GB RAM als Empfehlung an. Für 15 Postfächer ein wenig abenteuerlich. Wir werden den mit 16 GB ausstatten und ich habe eigentlich keine Zweifel, dass das funktioniert.