"Verwaltungssoftware" für private Zwecke (MacOS)

[Keylen]

Hallo zusammen,

ich wollte hier mal Fragen ob jemand mit etwaiger Software gute Erfahrungen machen konnte. In Zukunft sieht es wohl so aus, dass ich für ein paar Verwandte, wegen deren hohen Alters, deren Verwaltung im Überblick behalten darf. Insgesamt wären es zusätzlich zu meiner Partnerin, den Kindern und mich, 3 weitere Personen.

Um über das ganze den Überblick zu behalten und nichts zu verlieren, dachte ich, ich frag mal hier - ob jemand für MacOS jemand Software/Systeme kennt, die einen das ganze vernünftig erleichtern?

Von meiner Arbeit her, kenne ich solche Systeme - gerade wenn man einzelne 'Fälle' dort auch mal anlegen kann. Nur für den Privatgebrauch ist mir so etwas vollkommen unbekannt.

 

[Jarhead91]

Hmm, ich benutze als tägliches Tool sowohl für Arbeit als auch Privat Asana.

Falls das den Zweck nicht erfüllen sollte, kannst du etwas genauer beschreiben was genau du benötigst?

 

[Keylen]

Danke für die schnelle Antwort.

Vieles mache ich, für mich selbst, normal mit meinem MacBook und ist auch alles lokal gespeichert.
Asana ist ja so ähnlich wie Notion? Da mache ich mir Gedanken über den Datenschutz? Gerade wenn dort auch private/sensible Dokumente hochgeladen werden. Auch wird Asana eher für Teamarbeiten genutzt? Ich glaube nicht, dass meine Eltern/Großeltern damit überhaupt was anfangen können.

Gern hätte ich es dann doch lieber 'lokal' auf meinem MacBook oder zumindest irgendwie, gefühlt, sicherer?


Vor allem geht es mir dort wohl um ein "Dokumentenverwaltungssystem" mit der Möglichkeit "Akten" anzulegen. (Was wohl auch an meinem Beruf liegt ^^")

Beispiel für mich wäre:

Ich habe z.B. meine Mutter. Wenn ich die Post dann von ihr erhalte, scanne ich die ein und füge die in allgemeine Ordner hinzu.
Wenn ich dann auch mal ein Schreiben anfertige, muss ich es danach ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und einfügen. Dabei sollte aber das 'eingescannte' Dokument das ursprüngliche Dokument überschreiben und als Primärversion gespeichert werden. Mit einzelnen "Notizen" die man rein schreiben könnte / oder das Dokument stempeln.

Ereignisse reinzupacken wäre auch ganz nützlich:
Beispiel z.B. "Handwerker am dd.mm.yyyy angerufen"

und dies chronologisch aufgeführt.
Notizen habe ich zwar in Apple Notes, diese kann ich aber nicht in einen "Ordner" verschieben und sie dann separat öffnen.

Aktuell erstelle ich für jede Kleinigkeit einen Ordner wo ich die Dokumente reinschiebe.

Dann auch mit der Möglichkeit bei Dokumenten mit "Eingangsdatum - Ausgangsdatum - Dokumentendatum", anstatt das ich alles nochmal handschriftlich irgendwo notieren muss. In Apple gibt es zwar Kommentare. Das reicht meist aber nicht ganz aus. Gerade wenn ich z.B. eine Sendungsnummer mit hinzufügen will.

Oder Anhänge zu den Dokumenten hinzufügen, damit dass ganze nicht komplett explodiert.

Mal ein imaginäres Beispiel bei einem Verkehrsschaden:

1.Mutter
1.1. Allgemein
1.2. Steuer
1.3. Kfz
1.3.1. Schaden v.
1.3.1.1. Schriftverkehr
-Anwalt am XX.XX.XXXX beauftragt-
2. Schreiben an Versicherung V1.pdf
1. Schreiben an Versicherung V1.pdf
Anlage 1
Anlage 2
Anlage 3
Anlage 4
1.3.1.2. Entwürfe
Schreiben an Versicherung V1.pages
1.3.1.3. Unterlagen
1.3.2. Haftpflicht

Das wird dann, wen ich mal irgend eine Datei bearbeite gern zerschossen (wg. Änderungsdatum) oder wenn das Erstelldatum weiter zurückliegt, es später erst versendet werden konnte, muss ich die Datei komplett neu erzeugen damit sie 'wieder oben' auftaucht.

Das ganze wird in Summe dann doch recht viel und auch äußerst unübersichtlich und hat die Tendenz gut zu explodieren.

Für Finanzübersichten nutze ich da schon MoneyMoney und bin damit EIGENTLICH auch ganz zufrieden.

 

[moa]

Kannst dir ja mal Johnny Decimal anschauen. Dies ist ein System, wie man seine Dokumente, Notizen, Emails, ... sortieren und organisieren kann. Dies wird alles auf Dateisystem-Ebene als Dateien in einem Ordnersystem abgebildet (Backup, Verschlüsselung, ... - alles möglich) und funktioniert - grob beschrieben -folgendermaßen:
1. du teilst alles, was du verwalten und organisieren willst, in Bereiche (Areas) ein
-> Mutter
2. diese Bereiche bekommen einen 2-stelligen 10er-Block zugewiesen
-> 10-19 Mutter
3. innerhalb dieses Bereiches existiert dann die Gruppe "KFZ"
-> 13 KFZ
4. d.h., mit dieser oberen Ordnungszahl 13 ist alles Folgende und darunter abgelegte dem KFZ-Dingen deiner Mutter zugeordnet

... Moment, wird gleich deutlich was das soll ...

5. unter der Gruppe "13 KFZ können dann 00-99 Ordner angelegt werden
-> z.B. 13.10 Schäden
6. deine Ordner-Struktur könnte dann folgendermaßen aussehen:
10-19 Mutter
11 Allgemein
12 Steuer
12.23 Erklärung 2023
12.24 Erklärung 2024
13 Kfz
13.10 Schaden
-Anwalt am XX.XX.XXXX beauftragt-
2. Schreiben an Versicherung V1.pdf
...
13.12 Haftpflicht
7. und nur unter die letzten Kind-Ordner, also xx.yy, legst du Dateien ab

Der Vorteil ist nun:
Alles ist mit einer 4-stelligen Nummer identifizierbar. Alles deine Mutter betreffend befindet sich unter dem Ordner "10-19 Mutter". Für andere Bereiche ist das leicht erweiterbar. Nichts muss umkopiert oder verändert werden, wenn ein Topic dazu kommt oder eine weitere Person - dann unter einem anderen Ziffernbereich.

Struktur und Unterteilung kannst du noch individueller anpassen, lies die einfach mal die Seite durch.

Ich nutzte das ganze mit Obsidian um meine Notizen + Dokumente sowohl für privat also auch für meine Arbeit zu organisieren. Im Endeffekt kannst du auch deine Emails so sortieren. Einmal das Nummernschema überlegt und dann findet man alles leichter wieder.

 

[00Julius]

Schau dir mal Paperless ngx an.

 

[tic.tac]

Für ich hört sich das so an als würdest du eine Art CRM-System suchen.
Hilfreich wäre es zu wissen, was du aus der Arbeit für eine Software kennst.

Wenn es eine reine Dokumentenmanagement-Software sein soll ist paperless-ngx schon gut. Da müsstest du eben mit Tags (auch automatisiert) arbeiten aber alles was darüber hinaus geht wie z.B. deine Notizen (Anwalt verständigt, Handwerker am 31.03 bestellt...) ist da nicht vernünftig machbar. Dokumentenmanagementsysteme gibts genug.

Paperless-NGX, Eco-DMS, Mayan DMS, Papermerge etc.

Zwingend erforderlich ist eine vernünftige Datensicherung. Da du ja schon für mehrere Parteien sowas verwaltest, solltest du das unbedingt forcieren.