von Pop3 zu IMAP Konto / lokale pst Datei integrieren / Backup vom IMAP Konto

[Hechizo]

Hallo,
ich benutze Outlook 2016 für meinen email Verkehr und habe nun mein System neu aufgesetzt und wollte nun zu einem IMAP Konto wechseln. Vorher hat das irgendwie nie so richtig funktioniert mit IMAP, deshalb hatte ich immer Pop3.
Da mir wichtig ist alle Mails zu erhalten habe ich mir vor dem neu aufsetzen die pst Datei gesichert. Dann bin ich folgender Reihenfolge vorgegangen:

IMAP Konto angelegt
Backup Ordner angelegt
Den Ordner Backup markiert -> "Datei" -> "öffnen und exportieren" -> "Importieren/Exportieren" -> "Aus anderen Programmen oder Dateien importieren" -> "Outlook Datendatei .pst" und meine lokale Datei ausgewählt -> "Elemente in den aktuellen Ordner importieren" -> "Keine Duplikate zulassen"


Dann hat Outlook ewig Syncronisiert.

Mir stellt sich nun die Frage ob ich so richtig vorgegangen bin und ob noch irgendwas fehlt an Schritten die ich machen muss, nicht das ich letztendlich nicht alle Mails habe. Habe jetzt einmal den Ordner "Gesendet" und einmal "Gesendete Elemente" die halt unterschiedlich sind. Im "Gesendet" Ordner sind nur die Mails drin die ich vom Server meines Providers gesendet habe, also über das Portal. Kann ich jetzt einfach die Mails aus dem "Gesendete Elemente" einfach in den aktuellen "Gesendet" Ordner reinschieben?

Vielleicht gibt es noch eine andere sinnvolle Vorgehensweise das ganze zu Händeln.

Ich habe zwar bei meinem Provider ein Postfach von 5 GB und zurzeit sind ca. 2,5 GB davon verbraucht, möchte aber eine Lösung zum lokalen Speichern wie bei einem Pop3 Konto, ist dies so möglich das man auch eine Datei anlegen kann wie eine *.pst Datei beim Pop3 Konto?

Edit: ist es vielleicht sinnvoll zwei Konten anzulegen, einmal IMAP und einmal POP3 und zieht z.B. wöchentlich die neuen Mails vom IMAP zum POP3 Konto und somit in die *.pst Datei die Outlook anlegt.

Sage schon mal Danke vorab.

VG
Stefan

 

[daniel_m]

Ob alles da ist, was du zuvor in der PST-Datei hattest kannst du am einfachsten prüfen indem du dich in die Weboberfläche deines E-Mail Providers einloggst und dort nachsiehst. Kannst du dort alle Mails sehen und öffnen, hast du alles richtig importiert.

Die verschiedenen Ordner die du meinst werden von unterschiedlichen Systemen angelegt, erfüllen aber immer den gleichen Zweck. Outlook nennt den Ordner "Gesendete Elemente", während der Ordner mit der gleichen Funktion woanders "Sent" heißen kann. Analog dazu gibt es noch Ordner für den Posteingang, Entwürfe, Spam und gelöschte Mails.

Jedes System nennt die anders, aber meistens kann man auch einstellen welcher Ordner für den jeweiligen Zweck genutzt werden soll. Schau am besten wo alle von dir genutzten Programme die jeweiligen Mails ablegen und konfiguriere alle so dass sie die gleichen Ordner nutzen.

Und ja, du kannst die Mails einfach vom einen in den anderen Ordner verschieben und so erstmal aufräumen und alles anpassen. Bei Outlook geht das in den Kontoeinstellungen und dann "Weitere Einstellungen":



Das ist Outlook 2010, müsste aber bei 2016 noch so ähnlich aussehen.

Zum Backup: Da empfehle ich immer MailStore Home. Das habe ich letztens noch in einem anderen Thread hier beschrieben: https://www.computerbase.de/forum/threads/gmx-e-mails-archivieren-speichern.1730238/

Edit:
Ich habe gerade noch den Satz bezüglich der zwei Konten, POP3 und IMAP, gesehen. Es macht keinen Sinn mittels POP3 und IMAP auf das gleiche E-Mail Konto zuzugreifen. Es handelt sich dabei nämlich um zwei verschiedene Protokolle die sich in der Art des Zugriffs unterscheiden. Outlook legt auch für IMAP Konten eine PST-Datei an damit man auf die Mails zugreifen kann falls man mal offline ist.

 

[Hechizo]

Hallo,
danke erstmal für die Antwort. Solch eine Einstellung kann ich nicht finden. Ich hab da nur folgende Einstellungen:



Also könnte ich jetzt aus dem Pop3 Konto die mir fehlenden Mails in das IMAP Konto kopieren und hinterher das Pop3 Konto wieder löschen. Somit werden dann ja wenn ich das richtig sehe, die fehlenden Mails auf den Server geschoben.

Das IMAP Konto legt eine Datei an mit der Endung *.ost. Ist das das gleiche wie die *.pst Datei? Also wenn ich das System neu aufsetze kopiere ich einfach die *.ost Datei in den passenden Ordner? .../AppData/Local/Microsoft/Outlook/MeineEmailAdresse.ost)

Die genannte Software schaue ich mir noch an.

 

[daniel_m]

Ja, genau. Kopiere alle Mails in die neue Ordnerstruktur des IMAP-Kontos, lösche danach das POP3-Konto und greife nur noch per IMAP auf dein Postfach zu.

Hmm, dann ist die Einstellung bei Outlook 2016 vllt. doch an einer anderen Stelle. Aber irgendwo müsste es sie für IMAP Konten eigentlich geben. Und mit den OST-Dateien scheint Outlook 2016 wohl auch einen anderen Dateityp zu verwenden als es die Vorgänger mit PST-Dateien tun...

Aber prinzipiell ist es eigentlich auch egal, denn diese Dateien dienen nur der lokalen Speicherung der Postfachinhalte um auch offline darauf zugreifen zu können. Der Server auf dem dein Postfach liegt, hat aber das Hütchen auf was die Inhalte angeht. IMAP ist nur ein Protokoll um auf diese Inhalte zuzugreifen und der Charme daran ist, dass man mit mehreren verschiedenen Clients (PC, Notebook, Smartphone) und verschiedenen Programmen (Outlook, Thunderbird, etc.) immer den gleichen Inhalt sieht. Alles passiert dabei immer auf dem Server.

Vergleichbar mit mehreren Rechnern, die auf die gleichen NAS-Ordner zugreifen.

Und damit der Inhalt, also die Mails und Ordnerstrukturen, überall gleich aussehen, sollte jedes zugreifende Programm die gleichen Ordner nutzen für Posteingang, -ausgang, etc.

Und weil der Server als zentrale Instanz alle Mails als führendes System speichert, ist es auch nicht so wichtig die lokale Outlook OST-Datei zu sichern. Angenommen dir schmiert dein Rechner ab, dann kannst du ihn neu aufsetzen, in Outlook das Postfach wieder per IMAP einrichten und die OST-Datei mit dem ganzen Inhalt wird neu angelegt indem alle Mails und Ordner wieder vom Server geladen werden. Dauert ein wenig, ist aber sauberer als wenn man sich eine alte OST-Datei wieder in das Profil frickelt.

Dabei ist es aber wichtig zu berücksichtigen, dass dies KEIN Backup ist!

Dieser Mechanismus dient lediglich dem Komfort damit man auch mal offline auf die Mails zugreifen kann. Für ein Backup wiederum ist eine Software wie MailStore Home da, mit der man das ganze Postfach in eine lokale Datendatei sichern kann, die ziemlich unabhängig vom genutzten Mail-Client ist. Auf der MailStore Homepage steht auch welche Systeme damit kompatibel sind. Ganz im Gegensatz zu einer OST-Datei die man nur mit Outlook öffnen kann.

Die MailStore Datendateien müssen dann natürlich zusammen mit deinen ganzen anderen wichtigen Dokumenten mit dem regulären Backup gesichert werden.

 

[Hechizo]

Ei Super, nochmals Danke.

Wie schon gesagt werde ich mir die Software mal anschauen und ein Backup anlegen.

Der Ordner "Backup" kann ich ja dann im Prinzip auch wieder löschen den ich oben mit der Anleitung angelegt habe.

 

[daniel_m]

Na ja, wenn man sowas komplett umstellt, sollte man eher eine Sicherung zuviel als zu wenig haben.

Aber wenn dann alles läuft, alle Mails so da sind wie du es dir vorstellst und du ausschließlich per IMAP auf das Postfach zugreifst, kannst du als nächstes das Postfach-Backup sauber einrichten und dabei auch dann unnötige Sicherungen löschen um den Überblick zu behalten was wann wohin gesichert wird.

 

[Hechizo]

Eine Frage hätte ich noch. Wenn ich jetzt die emails aus dem angelegten POP3 Konto in das IMAP Konto kopiere, werden dann die Mails die schon vorhanden sind doppelt angelegt?

 

[daniel_m]

Gute Frage, habe ich noch nie versucht. Es könnte schon sein, dass eine Mail nochmal abgerufen wird wenn du sie aus der Outlook-Datendatei via IMAP wieder in den Posteingang kopierst und dann per POP3 einen Mail-Abruf startest.

Stelle Outlook doch so ein, dass während des Umzugs keine Mails via POP3 abgerufen werden. Also ein ggf. vorhandenes Zeitintervall ausschalten so dass der Abruf nur manuell stattfindet. Dann die Mails via IMAP zurück auf den Server, danach per Webclient des Anbieters kurz prüfen ob alles da ist und dann das POP3-Konto löschen damit alles weitere (also sortieren, aufräumen, etc.) nur noch per IMAP stattfindet.

Und wenn auch das erledigt ist, kannst du die lokale Datendatei auch aufräumen damit auch dort keine doppelten Mails sind.

 

[Hechizo]

Hallo,
habe jetzt soweit Outlook aufgeräumt und alle doppelten Einträge entfernt, System neu aufgesetzt und nur IMAP Konto angelegt. Mir ist jetzt aber aufgefallen das Outlook nicht alles synchronisiert sondern immer in Etappen, ist das normal?

Edit: Habe mich gerade beim Provider eingeloggt und habe gesehen das doch noch einige Mails doppelt und dreifach vorhanden sind.

Rein Informativ:
Wäre es auch möglich alle Nachrichten beim Provider zu löschen, ein Pop3 Konto anlegen in Outlook und die vorhandene pst Datei öffnen und wieder alle Mails in das IMAP Konto zu schieben, das ich da Ordnung rein bekomme. Allmählich verliere ich nämlich den Überblick.

 

[daniel_m]

Du musst nicht unbedingt ein POP3-Konto anlegen. Outlook kann die PST-Datei auf einfach so öffnen (Datei > Öffnen > Outlook Datendatei öffnen) und deren Inhalt anzeigen.

Dann kannst du die fehlenden Mails auch aus der PST-Datei in das IMAP-Konto kopieren.

Natürlich kannst du auch einzelne Mails oder sogar alle Ordner löschen wenn du willst. Das verhält sich eigentlich genau so wie eine Ordnerstruktur mit vielen Dateien darin. Wichtig dabei ist natürlich, dass du zum aufräumen nur löschst was du noch anderweitig gesichert hast und auch keine neu ankommenden Mails löschst, da die nicht mehr in der PST-Datei sein.