Dokumentenmanagementsystem gesucht

[petzi]

Ja, wieder einer, der in den vielen Themen hier und nicht mal per tagelangen Googeln fündig wurde.

Ich wurde hier darauf hingewiesen, dass der Win-Explorer für tief verschachtelte und zu komplizierte verknüpfte Dateiablage-Strukturen zu unflexibel ist, u.a. weil allein jedes Umbenennen/Verschieben ein Beziehungs-Chaos auslöst.
Als Ordnungssüchtiger habe ich das aber seit Win 95 so angelegt. Okay, blitzschnelles switchen zwischen Ordnern, welche irgendwie eine Beziehung haben sollten, selbst wenn sie am entgegengesetzten Ende der Platten liegen, ist schon sehr bequem.


Im oben genannten Thema wurde mir nahegelegt, mir ein DMS zu suchen. Ja stimmt, und so schloss ich das Thema mit dieser Erkenntnis ab.
Wie dort und eingangs erwähnt, habe ich wieder mal lange gesucht, viel getestet - aber noch nicht das richtige Tool gefunden.

Hier nochmals die Kriterien für ein DMS:

• Einfaches Setup (keine 99 Kommandozeilen OPs und Github Puzzleteile sammeln ++)
• DE-Oberfläche (+ wenn möglich, DE-Hilfe/Support)
• Desktop-Anwendung, Server/DB auch nur am lokalen Rechner/im eigenen Netzwerk
• Vorwiegend private Verwendung
• Für den Einstieg sollte das Tool nicht zu teuer sein ...
• Schwerpunkt sollte das Verwalten sein; Die Erfassung ist obsolet, da 99,99 % digitalisiert ist

Heute habe ich eins gefunden, dass schon mal in die richtige Richtung geht: ecoDMS.
Leider ist es immer noch viel zu komplex für mich und die vorwiegend private Anwendung. Und: Leider funken manche Funktionen der riesigen Suite (> 3,45 GB(!)) nicht so wie im Handbuch. Das hemmt den Lernfortschritt enorm und so habe ich heute aufgegeben.

Die Richtung stimmt also, aber vllt. gibt es noch ähnliche, nur ein bisschen einfacher. Ein Tool, das auch ohne ein 364-seitiges Handbuch zu verstehen und bedienen ist.

Danke im Voraus für Tipps - bis später!

 

[madmax2010]

1.Antwort im besagten Thread:

Habe nicht das gefühl alles verstanden zu haben was du ausdrücken möchtest, aber kennst du paperless-ngx?

Von allen DMS mit Abstand das beste,das ich je angefasst habe.

Server/DB auch nur am lokalen Rechner/im eigenen Netzwerk

das wird es halt brauchen

 

[Bohnenhans]

Hmm ich nutze das inzwischen echt leider richtig alte Paperport Pro in Win 11 - ich finde das trotzdem noch klasse. Ist halt PDF basiert und Verzeichnisbasiert - somit ist man nicht auf das Programm angewiesen um an die Scans ranzukommen.

Ich habe privat so im Monat ~ 2000 Seiten - deshalb auch einen "echten" Dokuscanner (fi 7030) der voll in Paperport auch unterstützt wird - das saust angenehm schnell durch.

Super ist halt es erzeugt "Fotos" der PDFs mit dem OCR Text dahinter - man hat also das "Originaldokument" kann aber trotzdem darin markieren und Texte kopieren / suchen etc.

Man kann auch PDFs neu zusammenstellen umsortieren - halt komplett bearbeiten und PDF intern umsortieren.

Da in CH scanne ich viel in Deutsch Französisch und Englisch - auch der Sprachmix funktioniert problemlos.

 

[halwe]

Fürs pdf-Handling nutze ich auch Paperport, allerdings in der mit dem Drucker mitgelieferten Variante PaperPortSE (Keine Ahnung, worauf ich da verzichte). Ansonsten reicht mir der Windows Explorer völlig aus. Da gibt's indexierte Suche, Vorschau, gruppierte Darstellung, Verknüpfungen.
Und zur Not habe ich noch ein paar Tools zum komplexen Umbenennen von Dateien, letztlich ist der Dateiname ja auch immer ein wichtiges Ordnungskriterium. So kann ich z. B. Verzeichnisnamen mit dem Jahreszeittraum der enthaltenen Dokumente versehen.

 

[petzi]

Paperport Pro

Bitte um die offizielle Site


Was ich vergaß zu sagen:
Das Thema Scannen ist für uns/mich wenig relevant, es gibt hier und privat kein einziges Dokument, welches nicht bereits als PDF vorliegt. Es sind auch einige Tools zum erweiterten PDF-Handling vorhanden.
Es geht also nicht so sehr um das Erfassen, sondern mehr um eine flexible Ordnung des vorhandenen Datenkrams.

Ansonsten reicht mir der Windows Explorer völlig aus. Da gibt's indexierte Suche, Vorschau, gruppierte Darstellung, Verknüpfungen.

Schon. Nur sind es grade die von mir so gerne genutzten Verknüpfungen, welche Segen und Fluch zugleich sind. Einerseits superschnelle Verbindungen zwischen den relevanten Orten - Andererseits: Sobald man was umbenennen oder verschieben muss (weil sich z.B. irgendeine Institution 3x pro Jahr umbenannt hat (ist in AT üblich)), dann ist das alles kaputt, unerreichbar.

Selbst wenn sich nur ein Buchstabe ändert. Z.B. "ÖGK" zu "OGK". Hier ist der Explorer aus dem Rennen, weil es eben namentlich zwei völlig verschiedene Pfade/Orte sind. Es gibt keine unveränderbare
Verknüpfungsbasis und auch keine Suchlogik, welche mit dem Google-Jargon kommt: "Meinten sie ... ?".

Die Win Suche, ja ok, die ist seit Win 10 viel besser als vorher. Doch auch nicht perfekt.

Tools zum komplexen Umbenennen von Dateien

Das ist interessant!
Bei den Suchen stolperte ich auch über solche Tools.
Doch ob jetzt ganzer Explorer-"Ersatz" oder spezielle Sachen, ich war bin mir nicht sicher, ob mir da was helfen kann.
(Was ich seit sehr langer Zeit nutze, ist der Attribute Changer.)

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Ab hier geht's ein bissl in Richtung OT:

Paperless, Paperless-ng, Paperless-ngx, und wie sie alle heißen mögen sind absolut keine Option.
So wie im Pkt. 1 der Kriterien genannt, mag ich es überhaupt nicht, wenn:

1. man die Quellen irgendwo im Netz suchen muss, weil man als Normal-Anwender die offiziellen Anbieter-Seiten nicht kennt. (So passieren auch viele IT-Unfälle bei uns Laien, weil man vllt. aufgrund eines Begriffes auf den erstbesten SERP Eintrag klickt)
2. ... Github-Links genannt werden. Dieser fremdsprachige Irrgarten stellt für Laien ein Puzzlespiel dar. Ich sehe da einen Haufen Dateien und Ordner, oft eine Menge Techno-Textwüsten, aber nirgendwo einen Hinweis: "Wie fange ich an?". Was alles braucht man aus diesem "Github" (Bei früheren Gelegenheiten habe ich hier intensiv nachgebohrt, nie nachvollziehbare Hinweise erhalten und heute tue ich mir es nicht mehr an, etwas von dort zu laden um dann nichts zu erreichen)
3. ... es sich dann um Tools handelt, welche man nur mit guten IT-Kenntnissen und Kommandozeilen laden, installieren, konfigurieren ... kann. Wenn nicht gar erst noch dekompilieren oder wie das heißt. Natürlich alles in fremdsprachigen Expertendialekt beschrieben.

Noch mehr OT - Geschwafel:

Das mag alles für Profis, Nerds, digital Natives anziehend sein, leicht verständliche Alltags-Arbeit oder Spielerei sein. Für uns steinalten Menschen, welche in analogen Zeiten aufgewachsen sind, ist das auch bei größter Aufgeschlossenheit irgendwann nicht mehr zu stemmen.

Als ich im vermutlichen Durchschnittsalter der meisten Foristen war, wurde grade JS, PHP & Co bekannt.
Damals habe ich es noch als Abenteuer angesehen, mir all die Bauteile für einen lokalen Serverbetrieb aus dem Netz zu holen. Das waren aber noch die Pionierzeiten, wo man mit daran beteiligt war, einfachere Wege für künftige Anwender zu ebnen.

Heute sollte uns die IT mittels einfachen Setup zur Verfügung stehen. Die Anwendungen selbst sind ja oft noch komplex genug, es muss nicht auch noch die Installation mit solchen Verrenkungen kommen.

Aber ich habe den Eindruck, dass sich die Zugänge immer weiter teilen.

• Auf der einen Seite haben wir damals mitgeholfen, den Zugang zum Netz zu vereinfachen und es jedem zu ermöglichen, mit 2 Klicks Blogger, Influencer usw. zu sein.
• Auf der anderen Seite aber sterben die megaumständlichen Frickel-Tools nicht aus - Warum?

Ist es heute nicht zigfach einfacher, ein Paket mit moderner, internationaler Setup-Routine zu machen, als in den 90er Jahren, wo sogar ich schon sehr gute Installer-Tools für meine ersten selbstgestrickten Programme hatte?

OT - Ende
---

 

[halwe]

Das Problem mit den Verlinkungen hängt natürlich davon ab, wie du es nutzt. Geht es um Ordnerlinks, so könntest du ggf. den alten Ordner (alter Name) als symbolischen Link stehen und auf den neuen Ordner verweisen lassen. Aber ich verstehe, das das unübersichtlich werden kann. Ordnerlinks bzw. Links auf ganze Dokumentenbündel sind ja auch mit einem DMS nicht trivial umzusetzen.

Ausgehend von meiner Arbeitsweise hätte ich zwei Tipps:
1. Vielleicht sind Ordnerlinks nicht das ganz große Problem. Falls du einen veralteten Link anklickst, merkst du das und kannst ihn korrigieren.
2. Es gibt sicher Tools, um auch alle .lnk-Dateien in einem Verzeichnisbaum zu korrigieren.
Meine Tools sind selbstgeschrieben (mit AHK), wären die Links ein größeres Problem, würde ich mir da auch schnell ein Tool schreiben. Aber sicher gibt's dafür auch fertige Tools.

 

[petzi]

ggf. den alten Ordner (alter Name) als symbolischen Link stehen und auf den neuen Ordner verweisen lassen

Das machte ich eh.

verstehe, das das unübersichtlich werden kann.

So isses ...

Ordnerlinks bzw. Links auf ganze Dokumentenbündel sind ja auch mit einem DMS nicht trivial umzusetzen.

Schade, dachte, damit würde genau das vereinfacht, bzw. flexibler.
Aber ja, bei den bisher getesteten System artete das (nach dem Lernen auch noch) in Arbeit aus.

Falls du einen veralteten Link anklickst, merkst du das und kannst ihn korrigieren.

Schon. Aber das ärgert mich immer. Weil eigentlich sollte man gleich nach dem man irgendwas umbenennt/verschiebt alle Verweise dorthin ändern, um später keine Überraschung zu erleben.
Bloß: Wo finde ich alle Verknüpfungen zu dem eben veränderten Ordner? Ein paar hat man im Brain.exe, einige nicht. Also kommt im ungünstigsten Moment die beliebte Not found Meldung ...

2. Es gibt sicher Tools, um auch alle .lnk-Dateien in einem Verzeichnisbaum zu korrigieren.

Echt!? Wo?

Meine Tools sind selbstgeschrieben (mit AHK),

Ach so. (was ist AHK?)

wären die Links ein größeres Problem, würde ich mir da auch schnell ein Tool schreiben. Aber sicher gibt's dafür auch fertige Tools.

Solltest sowas haben oder verkaufen, bitte um Nachricht. Denn die Idee hatte ich auch schon, bloß nie umzusetzen versucht.

PS: Nach ein bissl googeln fand ich ein paar Interessante Sachen z.T. *.lnk bearbeiten:
https://www.andysblog.de/windows-lnk-dateien-verknuepfungen-bearbeiten
https://www.magnetforensics.com/de/blog/forensische-analyse-von-lnk-dateien/
https://www.computerbase.de/forum/t...n-lnk-dateien-windows-verknuepfungen.1874960/

Hätte ich mehr Zeit, würde ich das vertiefen. Bloß ich verbrate zu viel Zeit mit Geschwafel und Theorie ...

Danke mal, bis dann!

 

[Bohnenhans]

Naja wenn scannen eh nicht wichtig ist Paperport sowieso sicher nicht so sinnvoll, das ist mehr "Papier" in "Nicht Papierform" übertragen

 

[petzi]

wenn scannen eh nicht wichtig ist Paperport sowieso sicher nicht so sinnvoll

Ja, sorry, ich vergaß das als Kriterium zu nennen. (werde ich dann korrigieren).

Ergänzung (21. Februar 2024)

Na, da haben wir es schon wieder, das Problem Github:
Auf der Seite https://www.andysblog.de/windows-lnk-dateien-verknuepfungen-bearbeiten wird ein Tool genannt, welche ich gerne getestet hätte.
Aber: Ich stehe mit https://github.com/ElektroStudios/Easy-Link-File-Viewer wieder vor einer Menge an Ordnern, Dateien, ... welchen ich nur entnehmen kann, dass das Ding 5 Jahr nicht mehr gepflegt wurde.
Aber selbst wenn ich es testen wollte: Was denn nun laden?

So, jetzt aber echt Pause. danke mal bis später

 

[halwe]

Ich werde mal seh'n, ob ich mein "Dateien per RegEx umbenennen" Tool nicht im einer "Link Adressen einschließen" Option ergänze... Melde mich dann hier, kostet bei Erfolg ein großes Guinness pro Nachnutzer...🍻

Ergänzung (21. Februar 2024)

Ist aber auch kein Zauberwerk, so was mit AHK selbst zu basteln...

 

[petzi]

"Dateien per RegEx umbenennen" Tool nicht im einer "Link Adressen einschließen" Option ergänze

Also könnte man das auch individuell, pro *.lnk per Reg machen? Ist da jede Verknüpfung nochmal drin?

kostet bei Erfolg

Na dann mal

mit AHK selbst zu basteln

?
habe ich nun gegoogelt und bin nun viel schlauer ...

 

[Hardkorn]

AHK = AutoHotkey

Aber ist zu kompliziert für dich.

 

[petzi]

AHK = AutoHotkey

Danke.
Dachte schon, es wären die Allgemeine Honorar-Kriterien (AHK) für eine Anhängerkupplung (AHK) für ihr Auto bei AHK - Die Deutschen Auslandshandelskammern

Aber ist zu kompliziert für dich.

Vielleicht. Aber vllt. auch nicht? Zumindest nicht komplizierter als PHP, JS oder so ...

Aber ja, nichts für mich, wo ich doch bloß ein einfaches DMS suche und dafür nix coden will.

 

[halwe]

Mein Umbenennungstool funktioniert so, dass ich ein Verzeichnis draufziehe und dann öffnet sich ein Dialog, welchen Text im Dateinamen ich durch einen anderen ersetzen will. Tippe ich dort etwas ein, kommt sofort die Vorschau auf die erste Ersetzung. Das Teil würde ich dann so umbauen, dass optional nicht nur die Dateinamen sondern auch die in .lnk-Dateien enthaltenen Linknamen mit erfasst würden.

Aber Autohotkey ist super, weil man selbst als Laie mit ein-zwei Zeilen Code viel Tipperei sparen kann.
Als Anregung zum Selbermachen: Hier der Link auf die deutsche AHK-Hilfe:
https://ahkde.github.io/docs/v1/index.htm

Für deine Zwecke bräuchtest du diesen Befehl:
https://ahkde.github.io/docs/v1/lib/FileGetShortcut.htm

 

[petzi]

Verstehe ...

Diese Site habe ich eh auch gefunden, daher ja meine große Klappe, dass das eh nicht so kompliziert aussieht.

FileGetShortcut.htm

Danke! Bloß weiß ich nicht, wie anfangen.
Es kommen auch mit dem einfachsten Anfängerscript von hier nur Fehler, sobald man die *.ahk doppelklickte.

Mal würde ein "Space" fehlen, oder doch Klammern; Dann wäre plötzlich eine andere Version (als v2) von AHK nötig - als ich die v1.1.37.01 dann nachinstallierte, kam was wie das eine ältere Version der Instanz noch läuft. Dann so eine Frage ob man diese Instanz ersetzen will? Klicke ich ja, kommt später, dass das nicht ginge ...

Wenn es dir/euch nicht zu sehr auf die Nerven geht, zeige ich die Screenshots der Meldungen und was sonst noch nötig sein könnte, um da einen Einstieg zu finden.

PS: Ja ich weiß, ich rege mich über Tools auf, die man sich per Kommandos zusammenbasteln sollte und nun bastle ich da an was, wo schon @Hardkorn sagte: "Aber ist zu kompliziert für dich."
Wahrscheinlich hatte er recht ...
Dennoch: Dieses AHK Dingens ist auch ein Basteltool, ist auch (vllt.) vergleichbar mit PowerShell oder wie das heißt u.a. Helferlein. Das sind ja keine riesigen DMS Systeme wo man einen gewissen Komfort erwarten kann.

 

[Bohnenhans]

Ich sortiere halt einfach nach Ordnern -> Kategorie / Unterkategorie / Jahr und dann Dateiname mit vorangestelltem Datum

 

[halwe]

Wenn es dir/euch nicht zu sehr auf die Nerven geht, zeige ich die Screenshots der Meldungen und was sonst noch nötig sein könnte, um da einen Einstieg zu finden.

Also ich habe noch die Version 1.34. Leider kann ich dir bei Installationsproblemen kaum helfen, bei mir war das relativ problemlos und ich habe es vergessen. Ich installiere aber auch nur einmal in 5 Jahren eine neue Version nach, habe deshalb kaum Erfahrungen mit diesen Prozessen.
Aber wenn du den Start geschafft hast, sollte das Weitere kein Problem sein und eher Spaß machen.
Für alle Probleme rund um Autohotkey, auch und insbesondere die Installation bist du wahrscheinlich hier besser aufgehoben:
https://www.autohotkey.com/boards/viewforum.php?f=8

 

[petzi]

Installationsprobleme

AHK meckerte bloß, das die Version nicht passt und es bot an, eine ältere zu installieren. Nun habe ich zwei und könnte es mittels "Auto Hotkey Dash" > "Launch Settings" auch bestimmten, welcher Interpreter laufen soll oder ob der anhand des Scripts automatisch gewählt werden soll.

Das hier aber keine der Optionen was bringt und hpts. Scriptfehler anmeckert, denke ich eher, dass es auch solche sind.
Auch, wenn ich genau die Beispiele teste:

^j::
Send, Mein erstes Skript
return

kommt:

Aber wenn du den Start geschafft hast,

Das kann man so leider noch nicht sagen. Aber ich versuche es vllt. in deren Forum, falls ich das doch weiter probieren will.

---

Kategorie / Unterkategorie / Jahr und dann Dateiname mit vorangestelltem Datum

Mache ich auch oft so, wobei ich mit den Dateinamen mit dem vierstelligen Jahr beginne.
Doch Sortierung ist eine Sache - den Kram zwischen zig anderen Orten zu verknüpfen ein ganz andere ...

 

[halwe]

Ich denke, bei dir läuft der falsche Interpreter. Evtl. AHK v2, das kenne ich nicht.
Das Skript ist i.o. und würde bei mir laufen.
Evtl. alles Deinstallieren und darauf achten, dass du nicht V2 installierst. Aber wie gesagt, das gehört ins AHK Forum.

 

[petzi]

AHK 2 habe ich geladen, weil auf https://www.autohotkey.com/ bei V 1 (depraced) steht.
Aber ich hab jetzt nur mehr die v1.1.37.01 drauf und die Optionen vom "Auto Hotkey Dash" > "Launch Settings" auf "Auto".

Nun kommt bei MeinScript.ahk keine Fehlermeldung mehr, es tut aber auch nix. Weiß aber auch nicht, was das tun sollte, wohin es den Text senden soll.

Das "FileGetShortcut" Script, welches den Pfad einer gewählten Verknüpfung zeigt, funkt nun!
Hier habe ich den Fehler gemacht, #Requires AutoHotkey v2.0 oben einfügen zu lassen (das war irgendwo in den Optionen bei "New Script" > )
Klar, das der Interpreter dann V 2 wollte und ich es nachinstallierte, obwohl für dieses Script gar nicht nötig.
Hier könnte man also weiterbasteln, um die *.lnk dann auch zu bearbeiten und ...

Sorry, dass ich hier so nerve, aber ein paar kleine Fortschritte sind dank dir da; Die lt. Anleitung nötigen Belohnungssnacks weggefuttert und nun gebe ich mal Ruhe damit, weil ich auch andere Leute noch mit anderen Sachen nerven muss.

Danke!