Dokumentenscanner

[fantozzi]

Hallo zusammen,

ich plane in Zukunft meine ganzen Verträge etc. zu digitalisieren, und möchte mir folglich einen Dokumentenscanner zulegen. Bis dato scanne ich meine Dokumente noch mit einem Epson WF-4630. Ich habe zwar bereits einiges über die Funktionsweise eines Dokumentenscanners gelesen, aber mir ist noch nicht ganz klar, wie die Datei abgelegt wird, wenn ich z.B. 30 Dokumente in einem Rutsch einscanne. Erhalte ich dann eine PDF (enthalten mit allen 30 eingescannten Seiten)?

 

[hendrik.]

Von welchen Budget reden wir hier?
Wie hoch ist das ~ Scanvolumen?
Hast du weiter Anforderungen, wie Ultraschallsensor, Netzwerkanschluss, etc.?

Wie schon erwähnt gibt es sehr gute Modelle von Fujitsu mit der ScanSnap-Reihe:
https://www.scansnapit.com/de/

Oder von Brother mit der ADS-Reihe:
https://www.brother.de/scanner/dokumentenscanner

Ggf. reicht dir auch sowas schon aus?
Canon DR-F120

 

[simoron]

Scanprogramme können PDFs erstellen und die eingescannten Dokumente einfach hinterinander hängen und in einer PDF speichern.
Beispiel: Ich mache alles mit einem einfachen Flachbettscanner für 50 € von Epson und der dazugehörigen Software.

 

[Korben2206]

Ich denke mal das ist von Gerät zu Gerät unterschiedlich. Bei manchen (z.B. Epson) kann man über eingebettete Barcodes oder leere Seiten trennen.

Einach mal bei einem interessanten Gerät auf die Supportseite gehen und in die Anleitung gucken.

 

[Don_2020]

Ein Übersicht zu Dokumentenscanner kann man gut auf Druckerchannel.de finden.

Folgende Fragen stellen sich:

• Scan to Netzwerk (Gerät speicher Scans direkt in ein Netzwerkvezeichnis - PC wird nicht gebraucht).
• Schnittstelle (die ScanSnap-Reihe scant nur über die Fujitsu-Cloud)
• Auf einen Ultrschallsensor solllte nicht verzeichtet werden.

 

[xxMuahdibxx]

@simoron du hast gesehen was der TE schon nutzen tut ?

was bringt es jetzt da über einen Flachbrettscanner zu reden ?

 

[sikarr]

wie die Datei abgelegt wird, wenn ich z.B. 30 Dokumente in einem Rutsch einscanne. Erhalte ich dann eine PDF (enthalten mit allen 30 eingescannten Seiten)?

Das kommt drauf an was du willst
Wenn du alle 30 Dokumente als ein PDF willst ja, wenn du aber jede Seite einzeln willst geht das auch.
Ansonsten gibt es Software die sowas managen kann.

 

[joel]

Bei Kauf eines Dokumentenscanners ist meist die Software zur Archivierung inbegriffen.

 

[thealex]

Scanprogramme können PDFs erstellen und die eingescannten Dokumente einfach hinterinander hängen und in einer PDF speichern. Ich mache alles mit einem einfachen Flachbettscanner für 50 € von Epson und der dazugehörigen Software.

Na dann viel Spaß, wenn du erstmal mehrere hundert Seiten Papier digitalisieren möchtest. Da hast du dann ja gut zu tun.

@fantozzi
Ich nutze einen ScanSnap iX1600. Zusammen mit der Scansnap Software klappt das massenhafte archivieren sehr gut. Grundeinstellungen einmal gemacht und Schnellwahl-Buttons auf dem Scanner erleichtern das tägliche scannen sehr. Kann ich, je nach Budget, schon eine Empfehlung für aussprechen.

 

[Rollensatz]

Nutze ebenfalls den ScanSnap iX1600 - klasse Teil, einfach zu bedienen, sehr schnell. Da muss man aber auch was zum scannen haben. Wer mal was scannen will, sollte sich kleinere Modelle anschauen.

 

[Bohnenhans]

Also ich nutze Paperport 14.7 und archiviere in PDF mit einem Fujitsu Dokuscanner 7030 - Ich habe so im Schnitt 250 Seiten / Tag.

Die Software hat automatisches OCR wo dann der Text im "Foto" PDF integriert ist - finde ich super.

Und natürlich auch alle möglichen PDF Editierfunktonen etc und finde die Software auch recht günstig.

Mit Programmen wie Paperport ist das egal was der Scanner kann, der muss nur Bilder scannen, den Rest macht die Software - so will ich das zumindest - "doofer" Scanner + intelligente Software - Scannerwechsel ist damit egal.

Software macht auch "nur" PDFs in Ordnerstruktur => auch komplett unabhängig vom Hersteller.

 

[ThomasK_7]

@TE
Dein Gerät kann mit der beigelegten Epson-Software bereits alles, was Du möchtest.
Arbeite Dich darin ein und erst wenn die Ergebnisse nicht mehr ausreichen, solltest Du an ein neues Gerät denken. In das neue Gerät musst Du Dich nämlich auch erst einarbeiten.

 

[fantozzi]

Du meinst die Software "Dokument Capture Pro"?

Nehmen wir als Beispiel ich habe 30 Dokumente, und diese scanne ich in einem Rutsch. Ich möchte letztlich aber nicht, dass eine PDF erzeugt wird sondern 30 PDFs, worüber dann im besten Falle noch ein OCR Programm läuft. Dafür verantwortlich ist also vielmehr die Software, die hierfür eingesetzt wird?

Mein Aufwand an Dokumenten ist derzeit noch überschaubar. Früher oder später wäre das Thema "Papierloses Büro" interessant, mit der Option die digitalisierten Dokumente auf einer NAS abzulegen. Aber zunächst einmal möchte ich eher "klein" anfangen und den Workflow verstehen lernen.

 

[xxMuahdibxx]

Dafür verantwortlich ist also vielmehr die Software, die hierfür eingesetzt wird?

Was sonst... Der Scanner kann doch nix anderes als scannen... Die Software muss trennen oder du halt.

Wann soll die Hardware aka der Scanner erkennen wann ein neues Dokument vorliegt bei 30 Seiten an Stück?

 

[fantozzi]

Ich glaube ich habe mich da falsch ausgedrückt. Mit der beigefügten Epson Scan Software kann ich lediglich ganz normal scannen. Da gibt es nicht viele Einstellmöglichkeiten. Folglich benötige ich dafür eine spezielle Software?

 

[xxMuahdibxx]

Ist z.b. Abby fine Reader mit bei der Software dabei

https://support.epson-europe.com/onlineguides/de/v30/html/projs_8.htm

Kostenlose weitere Software für OCR..

https://www.easepdf.com/de/topics/top-free-ocr-software.html

Musst einfach das passende finden

 

[sikarr]

Mein Aufwand an Dokumenten ist derzeit noch überschaubar. Früher oder später wäre das Thema "Papierloses Büro" interessant, mit der Option die digitalisierten Dokumente auf einer NAS abzulegen. Aber zunächst einmal möchte ich eher "klein" anfangen und den Workflow verstehen lernen.

Dann sei dir geraten in einen kleinen tischscanner zu investieren, wurde ja hier auch schon mehrfach genannt. Die sind nicht nur schneller als die MFP Dinger sondern haben auch noch Features wie Doppelblatterkennung und solche Späße.

Was sonst... Der Scanner kann doch nix anderes als scannen... Die Software muss trennen oder du halt.

Das stimmt so nicht, die größeren geräte können schon Dokumente anhand verschiedenster Kategorie trennen, selbst das Gerät. Wir haben in der Produktion "Patch Blätter" die werden von der Machine direkt interpretiert. Trennen auf Barcode, Leerseite oder Anzahl ist auch möglich.

Folglich benötige ich dafür eine spezielle Software?

Ja, die kommt bei den Scannern aber meist mit und kann das was du willst.

 

[Bohnenhans]

Aber wenn man dann den Scanner und Hersteller irgendwann mal wechseln will muss das halt offene Software sein

Ich nutze z.B. Dokumentensysteme seit so 8 Jahren und mit 3 verschiedenen Scannern inkl versch Herstellern xD

Wenn die Herstellersoftware irgendwas eigenes nutzt ist es halt evtl schwer dann das umziehen - nutzt die PDF und Ordner und keine DB dann natürlich nicht.

Ich kann halt nur von meiner Dokusoftware reden, da kann man wenn man 30 am Stück scannt später einfach immer die PDFs beliebig splitten - auch natürlich in 30 Einzelpdfs und die dann wieder beliebig kombinieren, sortieren, drehen bearbeiten usw usw denke dass das sicher praktisch alle Dokusoftwares können.

PDF als Basisformat inkl Text dahinter finde ich optimal, weil das halt sehr portabel ist und das Originaldokument "1:1" archiviert - Man kann aber trotzdem im "Foto" PDF auch einfach Text markieren und rauskopieren etc.

Ich zumindest würde bei Dokumanagement nie auf eine DB setzen - maximal bei einer opensource Lösung - einfach weil sobald man papierlos geht irgendwann Sachen hat die 10 oder später evtl 20 Jahre oder noch viel älter sind.

 

[sikarr]

Aber wenn man dann den Scanner und Hersteller irgendwann mal wechseln will muss das halt offene Software sein

Ich nutze z.B. Dokumentensysteme seit so 8 Jahren und mit 3 verschiedenen Scannern inkl versch Herstellern xD

Für sowas gibt es TWAIN, dann hat man auch Ruhe. Aber davon abgesehen wenn man nach 8 Jahren die Software mal wechseln muss ist das verschmerzbar. Dann ist es fraglich ob die Hersteller überhaupt solange die "Beigaben" Supporten. Und Open Source ist nicht immer gut. Die Kommerziellen Produkte laufen oft besser gerade was Einrichtung, Workflow und Wartung angeht.

PDF als Basisformat inkl Text dahinter finde ich optimal, weil das halt sehr portabel ist und das Originaldokument "1:1" archiviert - Man kann aber trotzdem im "Foto" PDF auch einfach Text markieren und rauskopieren etc.

Auch da muss man aufpassen, wenn man was Rechtssicheres haben will. 1. Sollten PDFs als PDF-A abgespeichert werden (das A steht nicht für Archiv ), das soll eine Langzeit Unterstützung ermöglichen. Auch sollte man nie immer gleich die höchstmögliche PDF-A Version wählen. PDF/A-1a unterstützt z.B. nur jpg Kompression und sollte auch immer OCR beinhalten um Konform zu sein. 2a und 3a erweitert den Standard nur um Jpeg2000 Kompression und Anhänge. Bei Jpeg 2000 muss man aufpassen da hier auch JBIG unterstützt wird, das sorgt zwar für superkleine Dateien aber ist eine starke Bildmanipulation die auch zu Problemen führen kann.

 

[fantozzi]

Also ich habe die Software "Document Capture Pro" installiert. Aber irgendwie finde ich die Einstellung nicht, wo ich angeben kann, dass z.B. 10 Dokumente, die ich einscannen möchte in 10 PDFs abgespeichert werden.