Kaufberatung Workflow Management Software

[Vladdo]

Hallo,

für unseren Betrieb bin ich auf der Suche nach einer Workflow-Management-Software und hoffe, dass mir hier geholfen werden kann.

Unser Betrieb hat nun eine Größe erreicht in der wir auf neue Kommunikationsmittel angewiesen sind. Ich bin nun auf der Suche nach einer Software mit der man bestimmte Arbeitsprozesse "variantenreich" verwalten kann. Folgendes soll ddas Programm können:

- übersichtliche Oberfläche
- deutschsprachig
- Arbeitsprozess-Verwaltung in einem Team
- Benachrichtigung per Microsoft Outlook
- Anlegen von Teamleitern
- Echtzeit Statistiken/-Berichte zu allen Prozessen
- Sicherheit: Kontrolle der Zugänge
- Desktopfähig als auch für mobile Geräte

Falls sich jemand damit auskennt und mir paar Tipps geben kann, wäre ich sehr dankbar! Da der Preis eher eine untergeordnete Rolle spielt, ist uns die Qualität wichtig.

LG Vladdo

 

[fljufko]

Microsoft Project?
Ist das erste Programm, welches mir in den Sinn kam. Bin mir jedoch nicht sicher, ob das all deine Anforderungen erfüllt.

 

[YforU]

Ich kann dir nur nahelegen die Anforderungen sehr viel detaillierter auszuarbeiten und auf dessen Basis ein "Pflichtenheft" zu erstellen. Ansonsten rauscht ihr mit hoher Wahrscheinlichkeit früher oder später in eine Katastrophe.

Hierbei müssen die Prozesse, Automatisierungen, Rechtemanagement etc. bis ins letzte Detail beschrieben werden. Zusätzlich ist es in jedem Fall nötig sich Gedanken über das gewünschte Erweiterungspotential (wie Buchhaltung, Lager, Zeiterfassung, Kundenmanagement, Dokumentenmanagement, Projektmanagement etc.) zu machen.

Das ist selbst bei sehr kleinen Unternehmen eine Aufgabe welche richtig zeitaufwendig ist und sehr gründlich erledigt werden muss. Damit kannst du dich dann an (ERP) Anbieter bzw. deren Vertrieb wenden und dir Angebote+Präsentationen für Minimalversion geben lassen welche deine heutigen Anforderungen exakt erfüllen und mit zukünftigen Anforderungen skalieren.

Danach schaut man sich die Software bei Referenzkunden der Anbieter vor Ort im produktiven Einsatz an. Aufgrund des Zeitaufwandes ist eine Vorauswahl an Anbietern zwingend nötig. Diese sollten über 5 Jahre am Markt sein und einen möglichst breiten Kundenstamm haben. Für die Endauswahl sollten zwei bis drei Anbieter ausreichen denn alles andere ist zeitlich kaum umsetzbar. Aus persönlicher Erfahrung macht es wenig Sinn sich mit Anbietern zu beschäftigen welche über keine Kunden in der Branche des "eigenen" Unternehmens verfügen.


Alles was der Entwickler/Anbieter der Software nicht selbst als (optionales) Modul bzw. Schnittstelle anbietet aber trotzdem zu einen späteren Zeitpunkt benötigt wird kostet Unsummen (typischer Tagessatz in diesem Bereich: 1000€). Zusätzlich führt es recht häufig zur Inkompatibilität mit dem Entwicklungsstrang des ERP Anbieters womit dann eine Versorgung mit Updates nicht mehr gegeben ist. Das macht früher oder später entweder eine eigene (Software) Entwicklung oder eine Migration auf ein anders System unumgänglich. Natürlich verbunden mit Kosten und Ausfällen im produktiven Bereich welche selbst bei größeren Unternehmen an die Substanz gehen können. Die Wahl und Einführung einer Unternehmenssoftware gehört heute zu den folgenreichsten Aufgaben und Entscheidungen überhaupt.


PS.: Pauschal kann ich von jedweder Microsoft ERP/CRM Lösung nur abraten. Gleiches gilt für die mir bekannten echten Open Source Systeme (wie Open ERP). Ein paar Anbieter mit guten Lösungen für den Mittelstand: Canias, Oxaion, Step Ahead.
Alle drei hatte ich in Auswahlverfahren, haben jeweils etwas unterschiedliche Ansätze sowie Schwerpunkte und bieten solide Lösungen. Bezogen auf die Qualität und Professionalität der Beratungen/Präsentationen war Canias mehrfach in einer eigenen Liga. Ob das dann gekauft wird steht immer auf einem anderen Blatt aber die sind in jedem Fall gut zum Augen öffnen in der Geschäftsleitung - die gehört bei sowas immer mit einbezogen

 

[Vladdo]

Hallo,

vielen Dank für die sehr ausführliche Antwort! An Deiner Antwort ist was Wahres dran... An das Rechtemanagement habe ich noch garnicht gedacht! Die Verwaltung ist teilweise komplex und nicht allzu leicht in einem Forum zu beschreiben. Jedenfalls sind wir gerade dabei die Software von Comindware Workflow Managment zu testen und sind damit bisher sehr zufrieden. Bisher scheint die Software all das zu können, was wir für unsere Workflows benötigen. Zudem ist die Oberfläche in Deutsch.

Comindware ist bisher unser klarer Favorit. Falls jemand noch seinen Senf dazu geben möchte, gerne her damit!

LG Vladdo