Outlook - Alte E-Mails von Server löschen & zuvor (durchsehbar) sichern

[---Daniel---]

Hallo miteinander,

ich möchte gerne unseren shared Account etwas aufräumen und alle alten E-Mails bis vor 2 Jahren löschen (zu 95% werden die ohnehin nicht mehr gebraucht).
Gibt es eine Möglichkeit diese vorher irgendwie zu speichern und zwar in einem Format, dass sich auch in Outlook betrachten lässt, ohne dass man eine Outlook Datendatei einlesen muss?

BG Daniel

 

[kartoffelpü]

Jede Email als .msg speichern, kann per Drag/Drop auch mit mehrere Mails gleichzeitig gemacht werden.
Sonst wüsste ich nur die von dir nicht gewünschte PST...

 

[chb@]

Wieso nicht einfach archivieren? Räumt das Postfach auf und man kann die archivierten Emails in Outlook suchen.

 

[Incanus]

Alternativ: Mailstore Home. Das ist ein fürs Archivieren von Mails allgemein empfohlenes Tool.

 

[Autokiller677]

Ich hab auch lange wie @Incanus sagt MailStore Home benutzt.

Wenn mehrere Personen Zugriff haben sollen, wäre sowas hier vielleicht besser geeignet: https://github.com/ax-meyer/SimpleMailArchive
Erfordert aber etwas Know-How zum Betrieb (docker container laufen lassen)

 

[Wilhelm14]

Neulich an anderer Stelle schon gesagt. Ich habe einen lokalen IMAP-Server auf dem NAS. Im E-Mail Programm ziehe ich einfach die E-Mails von den Postfächern im Internet ins Postfach vom NAS. Vorteil ist, dass man die E-Mails einfach mit Outlook, Thunderbird,... betrachtet und sortiert.

 

[---Daniel---]

Wieso nicht einfach archivieren? Räumt das Postfach auf und man kann die archivierten Emails in Outlook suchen.

Zusätzliches Problem ist, dass nun auch Personen Zugriff bekommen sollen, die eigentlich auf den Mailverkehr auf höherer Ebene keinen Zugriff haben sollen - dementsprechend fällt archivieren leider raus und ich möchte ungerne durchforsten, was freigabefähig ist und was nicht.

Jede Email als .msg speichern, kann per Drag/Drop auch mit mehrere Mails gleichzeitig gemacht werden.
Sonst wüsste ich nur die von dir nicht gewünschte PST...

Kann ich die PST Datei auch in ein anderem Mailaccount bei Bedarf einlesen und dann wieder löschen?

@Wilhelm14 ich habe noch einen weiteren semi-offiziellen Mail Account - kann ich die E-Mails einfach dahin kopieren?

 

[---Daniel---]

Jede Email als .msg speichern, kann per Drag/Drop auch mit mehrere Mails gleichzeitig gemacht werden.
Sonst wüsste ich nur die von dir nicht gewünschte PST...

Ich habe es nun bei einem anderen Mail Account über die PST Datei gemacht und die PST gerade eingelesen, weil ich ein paar alte E-Mails brauchte.

Leider steht nun an allen E-Mails "Synchronisierungsfehler" und alle meine E-Mails sind weg :/

 

[Wilhelm14]

Was genau heißt "über die PST gemacht"? E-Mails sind ursprünglich auf dem Server. Eine PST kann Outlook aus diesen E-Mails erstellen, ja. Wo wurde eine PST eingelesen und wo kam die PST her? Die E-Mails an sich müssten eigentlich noch auf dem Server sein. Und wo steht Synchronisierungsfehler, wer meldet das? Wenn ein E-Mail Programm sich nicht synchronisieren kann, sieht man nur keine E-Mails, weg sollten die aber nicht sein, da immer noch auf dem Server.

 

[---Daniel---]

Ich hatte eine PST erstellt und darin alles exportiert, die PST hatte ich auf der Festplatte abgespeichert. Einige Zeit später habe ich dann versucht die PST mit Outlook zu öffnen und da kamen die Fehlermeldungen.

Der Server existiert mittlerweile nicht mehr, dementsprechend kann ich davon auch keine E-Mails auslesen. Ich dachte die wären in der PST oder nicht?

 

[Wilhelm14]

Mmh, "Synchronisierungsfehler" dürfte eigentlich nur bei Serververbindungen kommen, nicht bei der lokalen pst. Die pst importierst du, Öffnen/Exportieren, Import/Export, Aus anderen Programmen..., pst. Du gibst deine pst an. Danach wird gefragt, "wohin" die pst importiert werden soll. Und auch was aus der pst. Da muss mindestens E-Mail angehakt sein.
Sonst mach einen Screenshot von der Fehlermeldung.
Du kannst auch das oben empfohlene probieren, um die pst auszulesen.
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/

 

[Autokiller677]

Hast du nach dem Export mal probiert, ob es funktioniert?

Vielleicht hat Outlook einfach beim Export Mist gebaut und die Datei war von Anfang an kaputt.