Umsetzung Papierloses Büro

[neomuckel]

Guten Abend,

ich bin auf der Suche nach einer Lösung um mein Büro so weit es geht vom Papier zu befreien.
Da ich alleine schon mit jedem Besuch beim Fachhandel ein Lieferschein erhalte, explodiert förmlich mein Schreibtisch.

Meine Idee war einfach ein NAS Synology DS220+ zu kaufen und über mein Multidrucker die Blätter einzuscannen.

Da ich nicht in der Materie drin stecke , würde ich gerne auf eure Meinung, Erfahrung und Tipps zurückgreifen.


VG
Neo

 

[Cardhu]

Kann dein Multifunktionsgerät DuplexSCAN?
Wenn nein und du wirklich viel und oft scannst: Duplex Dokumentenscanner kaufen. Kosten paar Euro, ersparen dir aber viel Zeit.

Ich habe letztens alles was zu digitalisieren möglich war bei mir daheim digitalisiert. Das waren paar Ordner und ich hab kein Duplexscan. Ist definitiv ein gutes Stück mehr Arbeit das nachträglich zusammenzufügen, damit es in der richtigen Reihenfolge ist.

Wenn alle oder die meisten deiner Blätter einseitig bedruckt sind, ist es "egal". Dokumentenscanner sind allerdings etwas schneller in der Regel.

 

[YY247]

Datensicherung beachten. Daten min. 2x Auslagern im Falle eines Brandes etc.

 

[jodd2021]

Einen guten Scanner und ein DMS, alles andere endet im Frust.

 

[Rego]

Wenn es sich nicht nur um Privat handelt, dann definitiv wie meine Vorredner.

DMS + Dokumentenscanner. Bei den Scanner setzen wir primär Modelle von Fujitsu ein, die auch gleich OCR machen und Leerseiten entfernen.

 

[jodd2021]

setzen wir primär Modelle von Fujitsu ein

Ich borge mir alle paar Wochen einen Fujitsu fi-7160 auf Arbeit aus, ein feines Gerät und damit geht das erledigen des Papierkrams sauschnell. DMS bei mir -> ecoDMS.

 

[Smily]

Du kannst das so machen. Musst die dann nur so speichern, dass du sie auch wieder findest! Für ein paar Zettel geht das mit Ordnern.
Dabei helfen wird dir ein DMS System, wenn es mehr wird. Zum Beispiel kannst du die erstellten PDFs auch durch einen OCR Programm jagen, und sie somit durchsuchbar zu bekommen.
Leider kann ich dir kein System dafür empfehlen.

 

[Rego]

Den fi-7160 verwenden wir ebenfalls. Das Teil funktioniert sehr gut.

 

[jodd2021]

DMS:

Downloads & Support | bitfarm-Archiv

Software für Privatkunden (ecodms.de)

 

[neomuckel]

Vielen Dank für die zahlreichen Nachrichten
Ich erkundige mich mal nach dem fi-7160.
@jodd2021 das ecodms gibt es auch für Mac wenn ich das richtig erkannt habe, ist es problematisch die Software fürs Gewerbe zu nutzen?
Oder gibt es da noch andere alternativen die auf macOS laufen?

vg Neo


EDIT: sehe grad die haben es auch für Gewerbe

 

[jodd2021]

Ich nutze ecoDMS z. Z. nur auf meinen Windows PC. Mit DMS auf (M1) Mac hab ich mich noch nicht beschäftigt.

 

[derlorenz]

Wenn du dir dennoch ein nas (synology zb) zulegen möchtest, dann ist das hier vllt einen Blick wert:

https://stadt-bremerhaven.de/dokume...t-docker-auf-einem-synology-nas-installieren/

Eventuell ein bisschen aufwändiger… je nachdem.

 

[cumulonimbus8]

In mein Holzköpfchen wollen da zwei Dinge nicht rein…

Kein noch so toller Scanner mit noch so toller OCR weiß wo ich was einsortiere. Jedes Kind braucht einen Namen und eine Ablage.
Weiter wäre ich bei papierlosen Büros sehr vorsichtig und hätte immer eine Rolle in gut gesicherter Reserve

CN8

 

[Smily]

Kein noch so toller Scanner mit noch so toller OCR weiß wo ich was einsortiere

Nö, automatisch halt nicht. Aber den richtigen Ordner suchen muss ich mit Leitz Ordnern ja auch.
Nur das Finden wird dann schneller, über Volltextsuche oder so. Sonst hat man das selbe Problem, wie mit echten Ordnern. Eine Rechnung im falschen Ordner oder unterm falschen Buchstaben und man findet sie nie wieder.

 

[jodd2021]

@ cumulonimbus8

ecoDMS (burns) - Einstellungen zur Klassifizierung und Benennung von Dokumenten - YouTube

 

[Cardhu]

In mein Holzköpfchen wollen da zwei Dinge nicht rein…

Wie man einen Ordner beschriftet, hast du aber bestimmt irgendwann mal gelernt?

 

[cumulonimbus8]

ecoDMS (burns) - Einstellungen zur Klassifizierung und Benennung von Dokumenten - YouTube

8 Minuten Video sind mir zu lang…
Und mein o.g. Holzköpfchen bleibt dabei, dass nur ich solche Dateien sinnvoll benennen kann. Jeder mehrseitigen = mehrdateiigen Serie muss ich irgendeinen «Samen» geben.

Wie man einen Ordner beschriftet, hast du aber bestimmt irgendwann mal gelernt?

Leitz nehmen, Edding nehmen, Rücken verzieren 😁 (Dann Schnapsflasche im Regal damit kaschieren.)

Ich predige ja doch selbst, dass Ordner von Ordnung kommt 😉

CN8