Papierloses Büro Ideensammlung

[halwe]

Wie gesagt, ich habe einen Brother AIO. Konkret einen MFC J4710DW. Der kann Stapelscannen und hat eine Doppelscaneinheit fürs schnelle Duplexscannen (und Kopieren). Liefert recht kompakte s/w-Scan-pdf Dateien inklusive durchsuchbarem Text. Leerseiten (z. B. leere Rückseiten) können automatisch aus der pdf entfernt werden. Außerdem A3-Druck einseitig und noch ein paar mehr Features. Hat vor 3 Jahren 200 € gekostet.
Das Nachfolgemodell (mir fällt jetzt der Typ nicht ein) kann wohl auch A3-Scan und A3-Duplexdruck, ist aber etwas größer. Ansonsten sind die Brothers für einen A3-Drucker sehr kompakt auf Grund des Querdrucks. Nur wenn Fotodruck das Ziel ist, haben wahrscheinlich Modelle mit Fototinte mehr Qualität. Beim Brother müsstest du darauf achten, dass dem Modell Paperport beigelegt ist, dann sollte auch OCR beim Scannen klappen.
Bei den Scannern kann ich keinen Tipp abgeben, du dürftest aber mit einem professionellen Scanner noch etwas schneller beim Stapelscannen sein.

 

[nissl]

So hier ein neuer Zwischenstand.
Ein Arbeitskollege von mir ist schon wesentlich weiter und hat die erste "entwicklingsphase" schon hinter sich.
Er hat mir folgendes Setup empfohlen:

- Kodak Scan Station 500 (welche ich gebraucht mit einem kleinen Mangel bekommen habe [Farbscan hat einen rosa und blaustich aber Graustufen sieht gut aus und reicht mir für den einstieg.])
- Fileee (Analysiert die files und stellt sie in einer Cloud* bereit)

*: Deutscher anbieter, Server in Deutschland, untersteht deutschen Datenschutzrichtlinien.

Was haltet ihr von dieser Lösung? Wie ist das mit der Cloud aus Sicht der Aluhutfraktion ?
Es ist für mich absolut unverzichtbar, die Daten durchsuchbar in einem Cloudartigen speicher zu haben. Aber zum selbsthosten habe ich noch nichts gefunden, was annähernd so gut mit den Files umgeht wie fileee. Denn auch wenn sie Files nicht mit OCR gescanned wurden, kann Fileee diese analysieren und entsprechend durchsuchbar machen.
Des weiteren kann Fileee "lernen" und Dokumente nach einem bestimmten gelernten Muster dann automatisch Sortieren und taggen.

Wenn das mal nicht genial ist.
Eine selbst gehostete Lösung die das halbwegs so umfangreich kann ist mir noch nicht untergekommen.

Liesse sich da aus der mischung mit deutschen Servern und Datenschutzbestimmungen ein Kompromiss machen ?
Oder ist das Cloud Thema dennoch nach wie vor ein no go ?

 

[halwe]

Für mich wäre ist gesagt eine offline Lösung alternativlos. Nicht nur wegen Datenschutz, sondern auch, weil ein Cloud-Anbieter mich immer irgendwie abhängig macht. Regelmäßig seine erneuerten Datenschutzbestimmungen und Indizierungsmaßgaben lesen, Meldungen hinsichtlich gehackter Server verfolgen, Preismodelle vergleichen, nee das ist nichts für mich. Deshalb mache ich das mit einem Offline-Sync zum Handy.

Fileee klingt interessant. Ich wünschte mir auch manchmal, dass ich, wenn ich eine Rechnung einscanne, nicht erst das Datum manuell in den Dateinamen schreiben müsste. Nur, ich kann mir nicht vorstellen, dass Fileee das ohne eine umständlichen und letztlich fragilen Anlernprozess dauerhaft kann. Ich glaube, ein bisschen Handarbeit ist immer notwendig. Und da ich ja ohnehin manuell umbenenne und einsortiere bin ich froh, wenn das OCR gleich beim Scan passiert.

 

[nissl]

Ja ich hab auch ein schlechtes gefühl damit solche daten in ne cloud zu stellen, auch wenn es wirklich komfortabel ist...

mist ich werde wohl noch ein bisschen drüber schlafen müssen

 

[Tandeki]

Hallo nissl,

auch ich arbeite schon lange an der geeigneten Lösung für das papierlose Büro. Deshalb hatte ich unter anderem auch mal hier einen Thread eröffnet, der ähnlich wie Deiner mit etwas merkwürdigen Antworten gestartet ist:

https://www.computerbase.de/forum/threads/rechnungen-einscannen.1624515/

Im Gegensatz zu Dir will ich die Papierversionen der Unterlagen nicht aufbewahren, d.h. Du hast eigentlich nur zwei Aufgaben vor Dir:

1. Digitalisierung
2. Zugriff

Für die Digitalisierung verwende ich einen Multifunktionsdrucker Epson XP-820: https://www.epson.de/products/printers/inkjet-printers/consumer/expression-premium-xp-820

Mit dem ADF scanne ich sogar ganze Dokumentenstapel ein, auf Wunsch sogar beidseitig. Das Scannen selbst erfolgt durch Adobe Acrobat XI Standard. Ich habe über Jahre so ziemlich jedes PDF-Programm und jede OCR-Engine ausprobiert. Acrobat liefert noch immer die besten Ergebnisse. Für mich ist hier die zuverlässige OCR-Erkennung wichtig, sowie ein gutes Verhältnis aus Dateigröße und Qualität.

In Acrobat habe ich einen Scanbutton vorkonfiguriert, der einscannt, abspeichert, optimiert und OCR durchführt.

Das Ergebnis speichere ich auf einem NAS (momentan noch ein Synology), auf dem ich für die gescannten Dokumente eine Freigabe eingerichtet habe. Als Ordnerstruktur verwende ich eine ähnlichem wie Du sie vorgeschlagen hast, also Banken, Versicherungen, Miete etc.

Da Windows sich aber mit Netzwerkfreigaben etwas schwer tut, habe ich noch Copernic Desktop Search im Einsatz:

https://www.copernic.com/

Damit kann man nicht nur in Windeseile Suchen, sondern auch sofort in die Ergebnisse schauen, ohne die Dateien über den Explorer öffnen zu müssen.

Zur Sicherheit werden meine gescannten Dokumente dann noch in ein deutsches Rechenzentrum übertragen, das über jegliche denkbaren Datenschutzzertifikate verfügt. Hier kann ich im Notfall remote auf die Daten zugreifen.

 

[halwe]

@Tandeki:
Danke für deinen Erfahrungsbericht. Es macht wohl Sinn, ab und zu auch mal in dieses andere Unterforum zu schauen.
Die Gesetzesgrundlage, die du dort suchst, ist übrigens GoBD
Eine Dateivorschau kannst du übrigens auch bequem mit dem Dateiexplorer einstellen.

 

[Tandeki]

Vielen Dank für den Link. Ich kenne viele Richtlinien dieser Art, die alle an einer Sache kränkeln: Interpretierbarkeit. Zum Beispiel Sätze wie dieser machen mich immer irre:

Auch an die DV-gestützte Buchführung wird die Anforderung gestellt, dass Geschäftsvorfälle für die Dauer der Aufbewahrungsfrist retrograd und progressiv prüfbar bleiben müssen

Ja schon, nur wie genau? Hier verzettelt sich der deutsche Staat wie fast immer in fehlerhafter Kommunikation. Firmen wie Otto haben vor Jahren schon eine Kommunikationsrichtlinie herausgegeben, die Sätze wie "Ihre Anfrage kann aktuell aufgrund eines Systemfehlers nicht bearbeitet werden" in "Dass Ihre Bestellung noch nicht ausgeliefert werden konnte, tut uns leid. Wir werden uns bemühen, Ihnen die bestellte Ware bis spätestens [Datum] zukommen zu lassen." umwandelt. Das ist wie die digitale Signatur, für die vor Jahren viel Geld ausgegeben wurde, die bis heute aber kaum jemand nutzt. Warum? Weil die Verantwortlichen es nicht geschafft haben, einfach Schritt für Schritt zu sagen, was gemacht werden muss, um ein gewisses Ziel (papierloses Büro, digitale Signatur etc.) zu erreichen.

Eine Dateivorschau kannst du übrigens auch bequem mit dem Dateiexplorer einstellen.

Ach, eine Antwort zum Thema "Dateivorschau" hatte ich noch vergessen. Ja, die kann Windows 10 mittlerweile auch. Allerdings gefällt mir an der Suche in Copernic, dass der Suchbegriff in den gefundenen Stellen markiert wird. Man kann dann die Suchergebnisse einfach filtern und wenn man dann ein Ergebnis anklickt, springt die Vorschau direkt an die Stelle, an der das Suchwort erwähnt wird. Das Ganz ist fix und zuverlässig auf Dateien, Ordner, Bilder, E-Mails, Browserverläufe u.v.m. anwendbar und deshalb gerade in Telefonaten sehr hilfreich.

 

[halwe]

Ja, ich stecke berufsbedingt etwas tiefer in dieser Begrifflichkeit. Aber GoBD ist schon als Antwort auf all diese Fragen konzipiert.

Als Suche unter Windows 7 find ich die Indexfunktion schon recht praktisch und schnell. Wenn sie funktioniert natürlich. Die Verwendung der Betriebssystemfunktionen hat für mich den Vorteil, dass ich mich gefühlt nicht von einem Anbieter abhängig mache.

 

[Tandeki]

Welche Nachteile hat denn die von Dir gesehene Abhängigkeit? Copernic erstellt lediglich einen Index und nutzt diesen. Wenn Copernic mal nicht mehr existiert oder anderweitig nicht mehr in Frage kommt, dann kann man jederzeit auf ein anderes Programm oder den Windows-Index zurückgreifen. Sympathisch finde ich bei Einsatz eines externen Programms eben das Maß der Kontrolle, das ich über die Indexierung und die Suche habe. Auch wenn Windows den Desktopsearchengine-Markt mit der eigenen Suche vernichtet hat, an den Fragen in Foren zur fehlenden Indexierung von lokalen Dateien oder solchen im Netzwerk, der Einbindung von Dateihandlern usw. sehe ich noch deutliche Vorteile in eine gut gemachten Lösung. Leider existiert die Exalead Desktop-Suchmaschine nicht mehr. Für die hatte ich mal als Hobby die deutsche Übersetzung gemacht. Weil ich einfach fasziniert war, wie gut die Suche umgesetzt wurde. Manche umgekehrt inkrementelle Suchfunktionen sind bis heute von keinem anderen Anbieter realisiert worden. Jedenfalls nicht nach meinem letzten Kenntnisstand.

 

[halwe]

Na ja, wenn ein externes Dokumentenmanagement letztlich keine weiteren Verwaltungsinformationen außer dem Index liefert, entsteht natürlich keine Abhängigkeit. Das wäre dann auch für mich eine Alternative zu Windows, insbesondere da ich gegenüber der Windows-Indexierung doch etwas misstrauisch geworden bin, seit Cortana ins Spiel kam (die anscheinend selbst ausgeschaltet im Hintergrund noch werkelt).
Werde das also mit dem Umstieg auf Windows 10 mal erwägen.
Allerdings, wenn es um das Wiederfinden von Dokumenten geht, steht für mich nach wie vor eine gute Ordnerstruktur mit vielen Querverweisen und aussagekräftigen Dateinamen an erster Stelle. Leider sind gerade die langen Datei- und Verzeichnisnamen (ich schreibe z. B. bei einer Rechnung neben dem Datum und dem Aussteller auch schon mal den Betrag mit rein) manchmal ein Problem, wenn ich an die Synchronisierung und die Benutzung von NAS denke.

 

[Tandeki]

Ich hatte bisher noch keine Probleme mit langen Dateinamen oder tiefen Ordnerverschachtelungen. Letzteres versuche ich ohnehin zu vermeiden, aber meine Dateinamen bestehen meist aus dem Muster "YYYYMMDD - COMPANY - SUBJECT.pdf" und sind daher oftmals recht lang. Da Cloud Sync von Synology so einige Macken hat, überprüfe ich aktuell jeden Übertragungsvorgang. Bisher läuft es.