Papierloses Büro - Eure Erfahrungen

[halwe]

Um wie viele Rechnungen pro Tag geht es denn?

 

[pleuel]

Mache das wöchentlich, ca 60-80.

 

[halwe]

Oh, dann kann ich wohl nicht helfen. Bei meinen kleineren Zahlen (ca. 10 Rechnungen pro Woche) sind viele der Konzepte nicht hilfreich.
E-Mail-Anhänge würde ich z. B. nicht automatisiert von der Mail trennen, weil das Anschreiben nun mal den entscheidenden Kontext zu den zahlreichen Mails liefert, die über die Einkaufs-Mailadresse kommen. Es kommt ja nicht pro Lieferant nur jeweils eine Datei. Eine automatisierte Erkennung von rechnungsrelevanten Inhalten der pdfs funktioniert nur mit viel Aufwand und wird auch in großen Organisationen nur selten systematisch praktiziert.
Und insgesamt ist auch ein DMS nicht in jedem Fall besser als die normale Windows Dateiablage, die ja schon zig entsprechende Funktionen mitliefert, von der Vorschau bis zur automatisierten Indizierung selbst bei zip-Dateien. nur wenn du systematisch ins Archiv reinsignieren willst, kommst du um ein entsprechendes DMS nicht herum.

 

[pleuel]

Das Abtrennen von email Anhängen bezieht exclusiv nur auf Rechnungen. Da ist die email nur Transporter für den Anhang. Deswegen habe ich dafür ein extra Postfach eingerichtet, welches den Lieferanten für emails mit Rechnungen vorgegeben ist. Sonst läßt sich das nicht auseinander halten. Große Firmen geben den Lieferanten sogar vor an welcher Position im Beleg welche Schlüsselworte zu stehen haben. Würde ich auch gern
Da wo es noch nicht funktioniert muß ich per Regel, oder händisch, in das Postfach verschieben.
Die Anhänge werden als Pdf in ein Verzeichnis gespeichert und von dort nach bestimmten Kriterien automatisch umbenannt im Zielverzeichnis gespeichert. Das alles automatisch, erspart mir Stunden sinnloser Arbeit. Leider hat man erst einmal richtig Arbeit, man muss ja je Lieferant 2 Profile erstellen. Das was dann, was sich nicht pauschlieren läßt bzw kein regelmäßiger Lieferant ist bleibt dann für den händischwen Bereich übrig.
Vorteil bei dem Dms ist das die Datein nochmal in einer Sql Datenbank gespeichert wird. Insofern lass ich das parallel laufen Ordnerstruktur und Dms. Für die Indexsuche ist z.B. Everything auch noch ein kleines Tool für Windows.
Das nächste Projekt ist sowas für den Papierkram.
Theoretisch könnte man ja per Stapelscan zumindelst gleichartige Dokumente scannen Ocr erkennen auslesen und nach bestimmten Schlüsselworten umbenennen und im Ziel speichern. Alles in einem Rutsch und automatisch. Die Tücke liegt wie immer im Detail. Sobald der Text im Dokument unterschiedlich ausgerichtet ist kommt es schon zu Fehlern. An sich sollte es ja eine automatische Korrektur für die Ausrichtung geben. Habe bisher noch nicht vernünftiges gefunden.

 

[halwe]

Also ich nutze eine extra Adresse für die Lieferanten, aber da kommt eben alles rein. Testrechnungen ("Dies ist nur vorab, bitte prüfen"), Angebote, Vertragstexte, Rückfragen mit Bildern, Werbung. Ich habe dann auch gar nicht erst versucht, den Lieferanten zwei verschiedene E-Mail-Adressen beizubringen.
Und Inhaltsindex kann Windows wie gesagt auch selbst, wenn man es richtig einstellt. Zur Not kann man auch per Acrobat Reader durchsuchen. Nichts wofür ich ein extra Tool nehmen würde.

Bei automatisierten Benennen der Scans bin ich auf deine Erfahrungen gespannt. Ich mache es aktuell so, dass ich mit einem eigenen Tool beim Speichern unter - Dialog automatisch das Verzeichnis und den Dateinamen (samt Rechnungsdatum) vorschlage, das erfolgt allein auf Grund des jeweiligen E-Mail-Kontexts.

In unserem kleinen Büro muss ich aber auch immer daran denken, dass ich, welche Tools auch immer ich einsetzen und was auch immer ich konfiguriere, ich das irgendwann mal jemanden übergeben muss.

 

[woerli]

Ich hatte mit ecoDMS angefangen, die ganze Mühe Bereiche auf verschiedenen Dokumenten manuell zuzuweisen und am Ende wird es doch nie wirklich richtig erkannt... habe das über den Haufen geworfen.

Für mich ist die einfachste Lösung Paperless. Das lernt mit und legt auch automatisch Ordnerstrukturen etc. an. Ich muss nicht wirklich viel vorkonfigurieren, allerdings verwende ich es auch nur privat und muss keine Rechnungsfelder auswerten.

Kosten tut es nix. Aus dem Scannerordner einfach in einen inbox-Ordner ziehen und die Dokumente werden automatisch klassifiziert. Vergibt man einen "inbox"-Tag, wird der gesetzt und man kann recht schnell alle neuen Dokumente durchklicken und (anfangs) Kernfelder manuell zuweisen, Paperless lernt dann mit und füllt es zunehmend alles automatsich aus.

Das ganze läuft kostenlos im Docker auf einer Synology DS 923+.

 

[pleuel]

Also ich bin mittlerer Weile ein Fan von dem email und Pdf Prozessor. Brauche eigentlich nur noch kontrollieren ob alles abelegt wurde und hie und da kleine Korrekturen. Läuft ansonsten vollautomatisch. Anhänge werden wie vorgeben nach Datum Absender ReNr Inhalt und Betrag benannt und im richtigen Verzeichnis gespeichert.
Bei noch vorhandenen kryptischen Pdf HAlden kann man auch schnell Übersicht schaffen, PRofil erstellen und durlaufen lassen.

 

[Drölfzehn]

@pleuel

Wenn ich richtig informiert bin, ist der Unterschied zwischen Paperstream Capture und Paperstream Capture Pro nur der, dass die Pro-Version ein paar zusätzliche Features hat, wie zum Beispiel erweiterte Möglichkeiten, Daten zu extrahieren und diese als Metadaten in die Datei einzubetten. Für mich zumindest sind diese Funktionen irrelevant.

Hier noch ein paar weitere Unterschiede:

https://www.pfu-emea.ricoh.com/de-de/software/paperstream/ps-capture-pro

Die Korrektur für den schiefen Einzug passiert, wenn ich mich nicht irre, automatisch über die Einzugsrollen. Im Treiber selbst kannst du die Dokumentenausrichtung auf „automatisch korrigieren“ stellen. Vielleicht hängt dein Problem damit zusammen. Hier der Link zur Hilfedatei, vielleicht hilft dir das ja weiter:

file:///C:/Program%20Files%20(x86)/fiScanner/PaperStream%20Capture/Help/de/PSC_UG/PSC_UG/topic/index.html

Zum Thema APP und AEP:

Ich habe noch nicht so recht verstanden, weshalb du zwei Profile für die Lieferanten verwendest? Du kannst ja sowohl beim E-Mail- als auch beim PDF-Prozessor allerhand Listen anlegen, anhand derer du die Zielordner, Lieferanten, Dokumententypen, Kunden, Mitarbeiter etc. bestimmen kannst.

AEP: Menü -> Optionen -> CSV-Zuordnungen

Ich habe beispielsweise eine Liste mit dem Namen „Lieferanten“ angelegt und dort alle E-Mail-Adressen der Lieferanten in eine Spalte und die Namen der Ordner, die später erstellt werden, in eine andere Spalte eingetragen.

Beispiel:

Max Mustermann GmbH -> noreply@maxmustermann-verleih.de
Max Mustermann GmbH -> debitoren@maxmustermann-verleih.de
Boels GmbH & Co. KG -> info@boels.com
Hygi GmbH & Co. KG -> ...

So spielt es auch überhaupt keine Rolle, wenn ein Lieferant/Kunde mehrere Adressen hat. Du musst halt nur darauf achten, keine Tippfehler zu machen. Einen Riesen Vorteil hat das Ganze: Ich benötige nur ein Profil.

APP:

Beim PDF-Prozessor kannst du Ähnliches machen, ebenfalls über das Menü -> Optionen -> Benutzerdefinierte Listen. Du kannst aber auch eine separate Liste in jedem Profil bei der Datenextrahierung hinterlegen: -> „Datentyp (Text, Datum, Zahl, Abfragen, …)“ -> Abfrage mit Liste.

Wenn ich jetzt eine neue Regel „Belegtyp“ anlege, kann ich mittels Abfrage mit Liste zum Beispiel abfragen:

Abfrage;Ergebnis

Angebot; <beliebiger Text>
Bestellbestätigung; <beliebiger Text>
Rechnung; <beliebiger Text>
Auftragsbestätigung; <beliebiger Text>
Lieferschein; <beliebiger Text>

Je nachdem, was davon im Dokument auftaucht, wird das, was nach dem Semikolon geschrieben steht, ausgegeben. Das wiederum kannst du dann in die Umbenennung der Datei einfließen lassen.

Die von dir angefertigten Listen kannst du übrigens auch als Filter für die PDF-Dateien (Profileinstellungen, Filter) verwenden.

Das Gute an APP ist auch, dass Du das gesuchte Relativ simpel anhand eines Schlüsselwortes finden und ausgeben kannst. Du musst lediglich angeben, ob der Wert, den du suchst, das Schlüsselwort selbst ist (Bereich der Fundstelle) oder ob sich der Wert über, unter, links oder rechts vom Schlüsselwort befindet. Alternativ kannst du auch einfach Regex nutzen. So st es dann auch weniger tragisch, wenn sich die Position des gesuchten Wertes leicht verändert.

 

[pleuel]

Danke für die Hinweise. Ich schaue mir das mal an.
Ich habe 2 Profile pro Lieferant 1 für AEP zum abtrennen und umbenennen des Anhangs nach Datum Betreff Anhangname. Also von invoice oä auf 2024_10_04 Dürkop Tvrg . Da AEP nicht den Inhaltdes Anhamg erkennt kommt das zweite Profil von APP das aus dem Ahang Daten entnimmt sodas z.B daraus 2024_10_04 Dürkop Tvrg 2058622104 Frontscheibe 1024,54€. Problem ist das ja jeder alles woanders in x bleliebigen Formaten schreibt und sich oft auch nicht immer an sein eignes Format hält, ist die Erkennung bzw Regeln dafür schwierig. Hoffen wir mal das das mit Zugpferd ein Ende hat.

Zu Papestream im Gegensatz zu Snapscan wo die autom. Bildkorrektur was Störungen wie auch Schräeinzugkorrektur sehr gut funktioniert haben kann selbiges von Paperstream nicht behaupten. Weder Störungenkorrektur z.B Faltkanten noch Schräglagenerkennung funktioniert bei mir.

 

[Drölfzehn]

@pleuel

Grundsätzlich kann ich nur empfehlen, nicht die vorgefertigten Profile zu verwenden, sondern beispielsweise das „bunte Profil“ zu kopieren, umzubenennen und anschließend an deine Bedürfnisse anzupassen. Der Vorteil von Profi-Equipment ist, dass du vieles auf deine Anforderungen einstellen kannst. Der Nachteil ist, dass es in der Regel kein "anschließen und loslegen" gibt. Ich habe dir mal meine Treiber-Einstellungen auf Bildern festgehalten und sie Dir als Zip beigelegt. Vielleicht hilft das weiter.

Du kannst dir auch mehrere Profile mit unterschiedlichen Einstellungen anlegen und einen fixen Namen hinterlegen. Beispiele:

Unterschiedliche Profile für verschiedene Zwecke:

Rechnungen: Wenn du das Profil „Rechnungen“ ausführst, werden die Dateien als „Datum-Rechnungen-Dateinummer“ benannt und gespeichert.
Tankbelege: Wenn du das Profil „Tankbelege“ ausführst, werden die Dateien als „Datum-Tankbelege-Dateinummer“ benannt und gespeichert.

So hättest du zumindest eine kleine "Vorsortierung", und den Rest würde dann APP erledigen.

Was APP angeht:

Die Lieferanten müssen sich ja nicht zwangsläufig an dasselbe "Format" halten. Du kannst das mit APP sehr gut kompensieren. Du hast sowohl die Möglichkeit, mit Schlüsselwörtern als auch mit Regex die gesuchten Werte zu finden. Außerdem kannst du mehrere gleiche Extraktionsfelder anlegen, die – falls das erste nicht gefunden wird – automatisch mit dem nächsten weitermachen. Kleines, banales Beispiel:

Ein Lieferant sendet Rechnungen. Die Rechnungen haben mal das Datumsformat TT.MM.JJJJ und mal TT.MM.JJ.

Die Lösung für dich wäre hier, einfach zweimal „Datum“ anzulegen. Die eine Regel findet das Format TT.MM.JJJJ und die andere das Format TT.MM.JJ. Je nach angelegter Reihenfolge wird erst das eine Datum bearbeitet, und falls dieses Format im Dokument nicht vorkommt, nimmt es automatisch das andere. Du kannst auch vier, fünf oder zehn Mal „Datum“ anlegen, und das Programm arbeitet dann von oben nach unten alles einmal ab.

Ein anderes Beispiel:

Ein Lieferant sendet dir mehrere Rechnungen. In einer Rechnung steht „Endbetrag 1.299,50 EUR“ und in einer anderen Rechnung steht „Gesamtbetrag 1.299,50 EUR“. Dann legst du als Datenextraktion einfach zweimal „Rechnungsbetrag“ an, und gut ist.



Ich kann dir nur empfehlen, dich etwas tiefgreifender mit dem Programm auseinanderzusetzen. Schau dir einerseits die Online-Hilfe an und leg dir andererseits einfach mal einen Testordner an, in den du Dateien legst, um damit ein bisschen herumzuspielen. Ja, die Online-Hilfe und auch die PDF-Anleitung sind nicht vollständig. Mittlerweile sind einige Features hinzugekommen, die noch nicht dokumentiert wurden. Aber sobald du mal ein wenig damit gearbeitet hast, hast du den Dreh schnell raus.

Wenn du noch Fragen zu dem Programm hast, frag ruhig. Denke aber daran, mich anzupingen (@Drölfzehn), da ich nicht darauf achte, ob etwas Neues geschrieben wurde.

 

[pleuel]

Die Profile seh ich als eine positve Eigenschaft von Paperstream habe verschiedene angelegt. z.B. Fahrzeugschein da wird allerdings nur autom. der Kundenname ausgelesen und und damit in vorgegeben Ordner gespeichert. Allerdings scheint Paperstream nur Tiff zu kennen jpg öä kennt der nicht. Habe sowas auch für Rechnungen und Lieferscheine.
Mit dem Datum von AEP APP mache ich anders als, Platzhalter nehme ich nicht das kpl Datum, sondern 3 Platzhalter einmal yyyy, einmal mm, einmal dd. So ist das Usprungformat egal und ich kann das anordnen wie ich will. Die Schlüsselworte muß ich ja nicht mehrfach anlegen da reicht ja das logische | damit weitere Begriffe genutz werden. Das funktioniert aber nur für bestimmte Lieferanten, nehme ich alle wird nur ein Teil erkannt. Allerdings ist neben der Vielzahl der Schlüsslworte auch noch die Position variabel links rechts oben unten, ganz links und ganz rechts, Betrag eingebettet in Sonderzeichen in variabler Länge usw usw. Die festen Positionen wären gut würden die Lieferanten die Positionen einhalten, machne Sie aber nicht immer. Einzig mit Regex fühle ich mich etwas überfordert. Aber im Prinzip funktioniert das meiste so wie es soll, die meisten Daten landen in dem Format in den Ordnern wo Sie hin sollen. Habe mir das mit der csv Zuordnung mal angeschaut, bis auf das man für Absender und Ordner eine Exceltabelle nutzen kann, sehe ich kein großen Unterschied zu den Profilen. Empfinde die Einrichtung als etwas aufwendiger und der Vorteil dabei hat mir nocht recht erschlossen.. Bei den Profilen nehme ich ein vorhandenes passe das an und fertig.

 

[Drölfzehn]

Doch, Paperstream unterstützt selbstverständlich PDF-Dateien. Siehe Screenshot [31].



Ich meine, wenn du APP gekauft hast?!, warum versuchst du dann auf Biegen und Brechen, das mit Paperstream auf die Reihe zu bekommen, obwohl es mit APP viel einfacher geht? Am Ende des Tages kannst du das handhaben, wie du willst, aber du machst es dir nur unnötig schwer.

Das mit dem Datum war zwar nur ein simples Beispiel, aber auch hier machst du es dir unnötig schwer. Wenn du immer nur zwei bzw. vier Ziffern suchst, bist du daran gebunden, dass die gesuchte Information immer an derselben Stelle steht. Wenn du jedoch „Datum“ einstellst, sucht das Programm von oben nach unten und gibt dir das erste Datum aus, ganz egal, ob dein Lieferant das Datum an derselben Stelle geschrieben hat oder nicht.

Und genau für solche Fälle ist das mehrfache Anlegen der Extrahierungsregeln gedacht. Einmal steht die Rechnungsnummer unter „Rechnungsnummer:“, einmal rechts daneben, einmal rutscht sie in eine neue Zeile und steht über „Sehr geehrte...“. Das alles wirst du mit dem „oder“ alleine nicht kompensieren können.

Zu AEP:

Der Vorteil ist, dass du nicht für jeden Lieferanten/Kunden ein eigenständiges Profil brauchst. Ich habe hier beispielsweise ein Profil für alle Lieferanten und ein Profil für unsere Kunden. Würde ich für jeden von ihnen ein eigenes Profil erstellen, hätte ich eine ziemlich volle Liste. Außerdem musst du bedenken, dass das auch ganz schön auf die Performance gehen kann. Ich weiß jetzt nicht, wie die Suche von AEP funktioniert, aber wenn pro Profil eine komplette Suche nach neuen E-Mails stattfindet und du, sagen wir mal, 60 Profile hast, dann würde AEP dein Postfach pro Durchlauf 60 Mal durchforsten müssen.

 

[pleuel]

Danke für deine Mühe aber ich habe ein wenig das Gefühl du hast einen falschen Eindruck von dem was ich tue.
Ich habe hier für diese Jahr allein für Eingangsrechnungen email und Papier über 2500 Dateien. Die Papier muß natürlich gescannt werden. Daher Paperstream ja teilweise für bestimmte Dinge kombiniere ich Paperstream und APP.
Das Paperrstream Pdf unterstützt ist unstrittig, wäre ja komisch wenn nicht, aber bei den Grafikformaten finde ich außer Tiff nicht viel, hätte aber gern jpg. ISt aber jetzt auch nicht so schlimm. Man muß nur leider immer das Grafikformat um stellen damit eine anderes Programm die Daten aus dem Fahrzeugschein übernimmt und in ein Werkstattprogramm übergibt. In der Praixs heiß das Fahrzeugschein in Scanner legen Paperstream Knöpfchen drücken und Kunden Name wird autom. erkannt, bestätigen, im Werkstattprogramm auf Kunden anlegen, Namen der Datei angeben, die Daten werden übernommen Kunde und Fahrzeug mit allesn Daten und Scheinkopie außer nat. Telnr sind angelegt.
Zum Datum bei APP, ja häufig reicht bei Datenextraktiondie,Allgemein, Angabe Datum. Aber eben nicht immer, manchmal reicht noch nicht mal das Schlüsselwort und oben unten usw man muß den Datenbereich erweitern. Oder gar die genaue Position weil sonst das Datum nicht erkannt wird. Habe manchmal für 80-100 ähnliche Dateien passt es, für 3-5 Dateien passt es nicht. dddd mmm yyyy nehme ich einzeln als Platzhalter für die Bennung der Datei nicht für die Suche, wozu auch . Wobei das Datum der größte gemeinsame Nenner ist.
Die größte Trefferquote habe ich eben wenn ich für meine Hauptlieferanten Profile anlege. Wenn du das schaftst für alle Dokumente mit einem Profil auszukommen, sage ich nur Hut ab. Kleines Beispiel aus meinen Koriositätenkabinett. Endbetrag ++++15,00++++,+++ 150,00++++ ,++ 1500,00++++. (Sternchen werden hier leider nicht Dargestellt html macht daraus Bold interessant daher *=+) Heißt mit jeder anderen anderen VorKommastelle und Sternchen passt das nicht mehr. Ich muß hier schon 5 Einträge in der Regel für Bereinigung machen damit das Berücksichtigt wird.
Zu Aep:
Grundsätzlich habe ich für Rechnungen ein eigenes Postfach dort landet ein Gro der Lieferanten die diees Postfach kennen. Hierr lasse ich die Anhänge abtrennen und als Pdf in den zum Liefranten zugeordneten Ordner speichern. Und dann Durch App mit entgültigen Dateinamen und im Bankeingangsordner speichern. Ist sicher auch möglich die Anhänge in einem Ordner zu speichern, allerdings zur Fehlersuche, sprich wenn man eine Mal oder Anhang sucht geht mein System einfacher. Im Prinzip ist ja die Einrichtung einmalig und ja ein ganz schöner Aufwand, danach braucht man nur kontrollieren und ggf korrrgieren. Wenn ich sehe was mir das an Zeit spart.
Ich werde jetzt auch nicht mehr zuviel Aufwand betreiben, funktioniert soweit ganz gut, da ja in ein paar Monaten Zugpferd kommt, dann hat das Drama hoffentlich ein Ende und ein Profil reicht dann. Bei Grillmeister haben die ja schon was dafür werde mir das mal anschauen. Ja und dann wäre noch die Baustelle Paperless Ngx oder Officemanager. Wobei bei Paperless ist genial das man das in einem Nascontainer installiert und von jeden Rechner ohne neue Installation darauf zugreifen kann.