Wieso bürdest du dir das Problem auf? Das ist Aufgabe der IT, bzw. des Dienstleisters, wenn der das nicht in den Griff bekommt, muss man sich einen anderen suchen, der fähiger ist.
Outlook ist auch nur das "Frontend" für die E-Mail Verwaltung, das Herz des ganzen schlägt dahinter, das wäre auch das interessante, ist es Exchange, MDaemon, MS 365 ..
Ich würde es einfach nach oben weiter geben, dass es massive Probleme gibt und man so nicht effektiv arbeiten kann, der Chef muss dann sehen wie er damit umgeht, bzw. es behebt.