Dokumentenverwaltung Linux/Windows/OSS

[Mickey Cohen]

Hallo,

ich suche eine Dokumentenverwaltungssoftware oder ein Datenbankformat zu Dokumentenverwaltung mit folgenden Eigenschaften:

• Die Datenbank muss Open Source sein. Kein Vendor-Lock-in!
• Es muss Software für Linux und Windows geben
• Sync-Möglichkeit (d.h., wenn die Datenbank bspw. 1GB groß wird und ich ändere etwas, dann wird nicht die ganze Datei neu in die cloud hochgeladen)

Es geht primär garnicht darum, besonders mit gescannten Dokumente umzugehen. OCR und so zeugs ist ein nettes feature, aber kein muss. Vielmehr geht es mir darum, Dokumente zu sortieren, zu taggen und zu verknüpfen.

Beispielsweise habe ich eine Rechnung von einer Versicherung als pdf-Datei. Ich möchte dann zB. in ein Feld eintragen können, wann ich die Rechnung erhalten habe, auf welches Datum die Rechnung datiert ist, eine Anmerkung an die Datei schreiben wie zB. "bezahlt" und die Tags "Allianz, Haftpflicht" anfügen können und die Datei am besten noch irgendwie mit dem zugrunde liegenden Vertragsdokument verknüpfen.

Eigentlich sollte im Jahr 2024 ein Dateisystem so etwas beherrschen würde man meinen, dem ist aber nicht so. Insbesondere da Windows beim Kopieren von Dateien das "date created" feld mit dem Kopierzeitpunkt überschreibt ist Windows zur Dokumentenablage ungeignet (Das mag in bestimmten Fällen so Sinn ergeben, wie gesagt, für die Dokumentenablage nicht).

Vielen Dank!

 

[CrazyT]

paperless-ngx

 

[DiedMatrix]

MS Office Dateien können doch Tags (in EXCEL--->Datei-->Informationen) oder werden die nicht bei Suchen berücksichtigt? Bei PDFs kenn ich den Standard nicht gut genug, kann dort bei mir in PDF-XCHANGE Editor aber auch Schlüsselwörter oder Schlagwörter und sonstige Metadaten hinterlegen.

 

[honky-tonk]

+1 für paperless... was du da beschreibst ist 1:1 paperless-ngx

 

[Don_2020]

Für eine Volltestsuche gibt es recoll.

 

[Mickey Cohen]

puuhh ist es wirklich nötig, für das bisschen features eine virtuelle machine zu am laufen zu halten, auf der dann der paperless ngx server läuft? das scheint mir ein bisschen overkill zu sein...

 

[CrazyT]

Ja, was nun? Willst du was du suchst oder willste das nicht?

Paperless-NGX läuft auch auf nem raspi, in nem docker und es erfüllt all deine kriterien...
Vorallem "das bisschen" features umfasst einen OCR scan, stichwortvergabe usw. usf.

Dann kannst du das zur not auch händisch machen wenn dir das dann zu viel ist.
Bedarf dann 3 Hauptordner:
"To-Do"
"In bearbeitung"
"Erledigt"
Alles andere nach anbieter in unterordner packen und schon brauchst du gar nix dafür!

Sorry aber irgendwie verstehe ich dich nicht ganz, du willst was, was dir viel arbeit abnimmt du beschreibst mit deinen anforderungen quasi paperless-ngx und dann isses dir zu viel...

 

[Mickey Cohen]

ja ich lass doch für sowas nicht ne VM laufen...das ist doch wahnsinn

für ein paar tags, datumsfelder, annotations und links...

 

[CrazyT]

Hast du nen raspberry-pi oder ein nas? Dann lass es dort im docker container laufen...

Du willst ja am ende eine lokale verwaltung, die erfordert das software einmal lokal irgendwo dauerhaft läuft sonst verheddert sich das über kurz oder lang.

 

[Mickey Cohen]

ich hab nen raspi, aber den verwende ich dafür nicht, weil ich den nicht ins offene netz stelle. (ich will das ja mit meinem laptop unterwegs auch verwenden)

paperless scheint mir eher für einen server gemacht zu sein, dafür ist es sicher ein richtig gutes programm, aber ich suche eher nach einer client-lösung. die dateien selbst werden mit einer hosted-nextcloud-instanz synchronisiert und die datenbank soll auch über diese hosted nextcloud instanz synchronisiert werden.

 

[CrazyT]

Aber dann deine dokumente in eine cloud feuern?

Jetzt mal im ernst, dann mach das lieber manuell von hand und mach einen ordnersync per batch wenn du im heimischen netz bist...
Ggf. freefilesync dafür nutzen, kann nämlich nur abgeänderte dateien berücksichtigen, so mach ich das 1x im monat mit meinem nas auf 2 externe datenträger

Zumal von letzterem hier nie die rede war.

 

[Mickey Cohen]

ich will halt ganz einfach keinen vom internet aus erreichbaren server selbst betreiben, das widerspricht sich jetzt nicht unbedingt damit, dass man daten in eine cloud legt, in der sich hoffentlich ein professioneller IT-ler um den server kümmert?

für viele IT-ler hier ist das natürlich ein klacks, ich bin aber keiner. also sehe es mir nach, dass paperless ngx einfach massiver overkill ist für mich

was meinst du konkret mit manuell per hand machen?

 

[CrazyT]

Erstell dir wie oben genannt hauptordner, darin unterordner mit "versicherung" o.ä. und dann am ende lass die daten daheim synchronisieren, das ist glaube ich die simpleste variante.

Ansonsten sind deine dinge immer mit nem gewissen aufwand verknüpft... theoratisch, setz doch den server auf und verweis den ordner quasi auf deinen cloudanbieter.
Das sollte auch gehen, legst quasi einen pfad lokal an der mit der cloud synchronisiert wird. Vereinfacht gesprochen bin da auch fern ab von "profi"

 

[honky-tonk]

für sowas nicht ne VM laufen

musst du nicht es langt auch wenn du das lokal auf dem laptop via docker installierst, dann muss es auch nicht aus dem netz erreichbar sein.

 

[plain.text]

Kann nicht sagen, ob das Deine Featureliste erfüllt - aber evtl. mal ansehen: https://www.openpaper.work/de/

 

[Das MatZe]

+1 für Paperless-NGX.
Und was das Thema Erreichbarkeit angeht - dafür gibt's VPN.
Von meinen Maschinen hängt keine öffentlich im Netz. Wenn ich da dran muss, mach ich eben VPN an (Wireguard von der Fritte) und gut ist.

 

[charmin]

Bin mitleser und wollte mich bedanken für den Tipp mit paperless-ngx. Genau das was ich gesucht habe. Jetzt fehlt nur noch der Scanner um dem Papierkram einhalt zu gebieten.

 

[CrazyT]

Jetzt fehlt nur noch der Scanner um dem Papierkram einhalt zu gebieten.

Ideal wäre ein scanner mit Automatischer papierzufuhr und Duplex-scan der scan to network kann