Ich arbeite sowohl privat als auch geschäftlich größtenteils papierlos. Nur noch da wo es unumgänglich ist, fällt bei mir Papier an. Dinge wie beispielsweise Urkunden muss man weiterhin in Papierform aufbewahren. Alles andere wird umgehend digitalisiert und das Original vernichtet.
Von mir genutzte Programme:
- EcoDMS Client/Server via Docker Container (vorher EloOffice 11, das Programm wird zwar weiterhin verkauft, ist aber mittlerweile tot und wird nicht mehr weiterentwickelt)
- ABBYY FineReader 15 Corporate (zum bearbeiten und Auto OCR wir Hot Folder)
- Kofax Power PDF Advanced (automatisiert Formularfelder in gescannte Formulare erstellen)
- PDF-Exchange Pro (zum Ansehen, bearbeiten und zum versehen von nackten Dokumenten mit einem Logo via PDF-Tools)
- Automatic PDF Processor (APP) (automatisierte Umbenennung der Dateien anhand deren Inhalt)
- (weniger mächtige) Alternative zum APP -> FileJuggler, wird aber wohl nicht mehr weiterentwickelt.
- Automatic E-Mail Processor (AEP) (zum automatischen Speichern von Dateianhängen anhand ihrer Inhalte sortiert in bestimmte Ordner auf der SSD)
- Paperstream Capture
- GoodSync
Von mir genutzte Hardware:
- Fujitsu fi-7160
- QNAP TVS-h1688X
- Ideal Shredcat 8280 CC
Mein Arbeitsablauf:
Ich lasse mir, sofern möglich, alle Dokumente per E-Mail zukommen. Alle anderen Dokumente werden umgehend eingescannt. E-Mails werden von AEP analysiert und der Anhang wird automatisch im Ordner "F:\Dokumente\02 - E-Mails\<Absender>" gespeichert. Gescannten Dokumente landen bei mir im Ordner "P:\Scans\00 - RAW" und werden vom FineReader via Hotfolder automatisch OCR'ed und in den Ordner "F:\ Dokumente\Dokumente\01 - Scans" kopiert. Das ursprüngliche Dokument verbleibt im Ordner RAW - nur für den Fall der Fälle.
Beide Ordner "F:\Dokumente\02 - E-Mails\<Absender>" und "F:\ Dokumente\Dokumente\01 - Scans" werden im Anschluss von APP analysiert und anhand der Inhalte automatisch umbenannt (Beispiel: "2023-02-10 - ER - 00245871 (Belegnummer optional ) - Mustermann GmbH - Mahnung (Betreff optional)").
Das Dokument wird noch einmal geprüft, ob die Umbenennung korrekt durchgeführt wurde. Wenn ja, landen die Dokumente (manuell) in ecoDMS. Wenn nein, wird es vorher manuell umbenannt (meist nur kleine Korrekturen) und/oder APP wird weiter feinjustiert. Ich verschiebe das ganze manuell in ecoDMS, da ansonsten der Dateiname nicht automatisch in das Feld "Bemerkung" übernommen wird. Daher ist der ScanInput-Ordner für mich völlig nutzlos.
Was mir an ecoDMS gefällt ist, dass man die manuellen Eingaben erheblich reduzieren kann. Nach dem reinschieben, brauche ich zu 95 % nur noch "speichern und weiter" zu klicken und bin mit der Archivierung durch, da anhand der Vorlagen die korrekten Ordner bereits vorausgewählt und die Datenfelder vorausgefüllt werden. Die Möglichkeit Regex zu nutzen, erweitert die Möglichkeiten natürlich noch mal immens. Das ganze war mit EloOffice weitaus aufwendiger. Da konnte man zwar auch einiges automatisieren, aber für die meisten Dinge brauchte man kostenpflichtige Hilfe von außen (Programmieraufwand), was mitunter zu erheblichen Kosten führen konnte. Das geht mit ecoDMS weitaus einfacher. Die ECM-Suite von ELO ist hier für kleine Unternehmen kostentechnisch völliger Overkill (10 - 15k EUR Initialkosten) + jährliche Wartungskosten im vierstelligen Bereich + wenn ich mich nicht irre, jährliche Lizenzkosten im dreistelligen Bereich pro User/PC.
Ich habe mir auch Programme wie PaperOffice angeschaut, aber da waren die Möglichkeiten sehr limitiert, wenn es zum Beispiel darum ging, anhand des Inhalts automatisch den richtigen Ordner auszuwählen. Am Ende hat mir das alles viel zu lange gedauert und es waren zu viele manuelle Eingriffe nötig.
Was mir bei ecoDMS nicht gefällt ist hier tatsächlich der Support. User-Foren, die sich nur mit ecoDMS beschäftigen und Hilfestellungen geben könnten gibt es kaum bis gar keine. Im Zweifelsfall muss man sich eben einen Support-Zeitkontingent ab 15 Minuten (wenn ich mich nicht irre) buchen. Wenn man diesen am Ende nicht gebraucht hat bzw. nicht komplett aufgebraucht, dann verfällt dieser auch nach einem Jahr?. Generell sind die von ecoDMS auch nicht besonders schnell darin Bugs zu fixen.
Ich hatte mal ein Problem ab Version 21.06, dass dazu geführt hat, dass der Client "sich mit der Zeit selbst zerstört hat". D. h. erst kamen nach 10-20 Dokumenten beim Archivieren vereinzelt Fehler, dann immer mehr bis sich der Client gar nicht mehr starten ließ bzw. beim Start abstürzte. Auch das de- und neuinstallieren brachte nur zeitweise etwas, da dieser nach weiteren 30-40 Dokumenten wieder vollständig verabschiedet hat. Am Ende saß ich mit der Version 21.02 fest und konnte nicht updaten, bis der Bug dann endlich mit der letzten Version 22.08 gefixt wurde. Das ist für geschäftlich genutzte Programme meiner Meinung nach ein Unding. Aber alles in allem lässt sich mit ecoDMS ganz o. k. arbeiten.
Ansonsten:
Welchen Durchlauf an Dokumenten habt ihr pro Tag/Monat?
0 - 200 Dokumente, das kommt ganz auf den Tag an.
Wie sichert ihr die Daten?
Generell liegen die Dateien, mit denen ich täglich arbeite, auf SSDs. Das sind beispielsweise Vorlagen, Exceldateien etc. Die DMS selbst läuft als Container auf einem QNAP. EcoDMS macht täglich ein Backup, das wiederum mit allen anderen privaten und geschäftlichen Daten/Sicherungen am Abend inkrementell via GoodSync verschlüsselt (sowohl Dateiname, als auch die Datei selbst) auf 2 unterschiedliche Clouds hochgeladen und vorher als Kopie und unverschlüsselt auf dem NAS gespiegelt wird.
Ich hoffe das war jetzt nicht zu lang
