Funktionsweise Email / Exchange Server

[AnnAluna90]

Guten abend
ich hätte mal eine Frage, ich versuche gerade mir diesen Zusammenhang zu erklären und möchte das gerne verstehen. Folgendes Szenario:

Ein kleiner Betrieb setzt an 5 Arbeitsplätzen Outlook ein für Gruppenfunktionen und Email. Der Betrieb betreibt einen eigenen Exchange Server. Weiter hat der Betrieb für seine Homepage eine Domain bei einem externen Hoster gemietet.

Fragen:
-Die mailadresse der Mitarbeiter lautet nameXY@domain.de, die mails von aussen werden also in die Mailpostfächer beim Domainhoster geschickt?
-Welche Instanz ruft die mails der Mitarbeiter beim Domainhoster ab, macht das der lokal installierte Outlook-Client auf den Mitarbeier-PCs, oder macht das der Exchange-Server?
-Wenn das der lokal installierte Outlok-Client macht, bedeutet das, dass die mails des Betriebs gar nicht zentral auf dem Exchange-Server gespeichert werden?

Danke im Voraus :-)

 

[arktom]

Wieso sollten die Mails bei dem Provider auflaufen? Kann sein, aber eher nicht.

Informiere dich mal über MX-Einträge.
Natürlich läuft das zentral am Exchange auf.

Wieso interessiert dich das denn? Das interessiert wiederum mich.

Ergänzung (7. April 2019)

Wenn es die Outlook-Clients autark abfangen, kannst du dir den Exchange sparen. Aber ja, das würde es dann bedeuten.

Die Zeiten von Popcon pp. sind länger vorbei.
Daher: Direktzustellung.

 

[Voltago]

domain.de braucht MX Records

Die MX Records geben an, wohin E-Mails für domain.de gesendet werden sollen.

Der MX kann auf einen externen Dienstleister (bspw. Spamschutz), auf den Hoster oder direkt auf den Exchange Server zeigen.
Hinterlegt werden Hostnamen, welche wiederum im DNS einen A Record haben müssen. Optional zusätzlich AAAA Records für IPv6.

In weiterer Folge muss der Exchange Server (bzw jeder Mail / SMTP Server, der E-Mails direkt entgegen nehmen soll) über Port 25 (SMTP) öffentlich ansprechbar sein.
IdR bedeutet das Port Forwarding am Router bzw. Firewall.

Damit das ordentlich funktioniert, ist eine statische IP notwendig, welche üblicherweise nur bei Business Anschlüssen zu haben sind.

Beispiel: (einfachste Variante)

Exchange Server ist über Port Forwarding unter der IP 11.22.33.44 auf Port 25 aus dem Internet erreichbar.

DNS:
A Record für bspw. mail.domain.de auf 11.22.33.44
MX Record auf mail.domain.de

Der Server des Absenders fragt nun seinen DNS Server nach dem MX Record für domain.de und sendet das E-Mail anschließend an mail.domain.de. Der Exchange Server nimmt das E-Mail an (gültige Empfängeradresse vorausgesetzt) und stellt es in die Mailbox des Empfängers zu.

Das sind die Grundprinzipien hinter 'E-Mail'.

Über Drittanbietersoftware ist es möglich, Mails von einem POP-Postfach abzurufen, sollte eine Direktzustellung nicht möglich / gewünscht sein. (Beides heutzutage eher selten anzutreffen)

Heutzutage hat sich E-Mail AdministratorIn auch mit SPF, DKIM und DMARC zu beschäftigen. Zudem sollte E-Mail AdministratorIn Verständnis von Blacklists und IP Reputation haben, sonst kommen E-Mails von domain.de nicht bei den jeweiligen Empfängern an (sofern dessen Administrator sein Handwerk versteht).

 

[AnnAluna90]

Hallo und danke. Wieso ich das wissen will? weil ich mir dieses Wissen für die Arbeit aneignen will.
Also ich bin kein ITler und wir haben auch keine entsprechende Abteilung, mir geht es nur darum, das ganze grob nachvollziehen zu können und zu lernen, was nötig ist, damit ein "E-Mail-System" aus Domain, Exchange-Server und Outlook-Clients funktioniert.

Zur Sache: wenn der Exchange Server gemietet wird, müsste man dem bereitstellenden Dienstleister also lediglich sagen: bitte richte den Server und die MX records unserer Domain so ein, dass die mails auf dem Exchange Server landen? Seitens der Domain würden die mails dann "aktiv" an den den Exchange-Server weitergegeben werden, es wäre also kein Prozess á la "Exchange-Server lädt sich mails runter"?

Und die Outlook-Clients würde man dann selbst mit dem Exchange-Server abstimmen?

 

[snaxilian]

Bei so einem kleinen Betrieb wäre es eine Überlegung, ob ihr nicht zu office365 wechseln wollt. Ist auf jeden Fall hochverfügbarer als ein einzelner lokal vorgehaltener Exchange Server. Ob es auch günstiger ist als ein gemieteter Exchange müsste man mal durchrechnen.

Ansonsten ja: Wenn MX Records passen und der Exchange Server fertig konfiguriert ist dann nimmst dein Outlook, sagst neues Konto, gibst im besten Fall nur die Emailadresse ein und klickst 2-3mal auf weiter. Setzt aber voraus, dass beim Echange das Thema Autodiscovery korrekt eingerichtet ist.

 

[arktom]

Außerdem brauchst du dann für externen Zugriff eine Firewall, z. B. die Webserver Protection von Sophos, wenn ihr es lokal hostet. Das geht mit Exchange 2019 auch nur noch als Volumenvertrag, also Open License oder Open Value.
Per DNAT ist das zu unsicher.

So wie du das mit dem Exchange online beschrieben hast, stimmt es. Nur das Outlook richtest du kurz ein, mehr aber auch nicht, das läuft inzwischen ausschließlich per Autodiscover, anders geht das nicht mehr (bei Exchange).

Ich denke auch, bei eurer Größe ist Office 365 eine Idee. Und - sorry - ein Dienstleister, der sich damit auskennt.
Sowas kann jeder mal für zu Hause basteln, sobald es ums Geschäft, damit um Geld geht, sollte das jemand professionell machen.

 

[h00bi]

Zur Sache: wenn der Exchange Server gemietet wird, müsste man dem bereitstellenden Dienstleister also lediglich sagen: bitte richte den Server und die MX records unserer Domain so ein, dass die mails auf dem Exchange Server landen?

Nicht ganz. Die MX Settings macht man beim anbieter der Domäne, das ist richtig.
Wenn der Mailserver oder das Mailgateway (s.u.) bei einem anderen Anbieter liegt muss man diese erfragen und dem Domainbetreiber übermitteln bzw. dort selbst einstellen.

I.d.R. empfängt man die Mails aber mit einem Mailgateway, welches dem Mailserver vorgelagert ist.
Das Mailgateway übernimmt in der Praxis auch Dinge wie SPAM und AV Check.
Zum einen will man Schadcode nicht sofort auf dem Exchange haben, zum anderen ist eine "normale" Business-Internetleitung nicht zuverlässig genug um reibungslosen Emailempfang zu gewährleisten.
Das Mailgateway dient auch gleichzeitig als Cache für ankommende Mails, wenn der Mailserver grade nicht erreichbar ist.

Das Gateway hostet man oftmals in einem hochverfügbaren Rechenzentrum oder kauft es als externen Service ein.

Seitens der Domain würden die mails dann "aktiv" an den den Exchange-Server weitergegeben werden, es wäre also kein Prozess á la "Exchange-Server lädt sich mails runter"?

Richtig, ein Mailserver "holt" keine Mails ab, er bekommt sie direkt zugestellt. Deswegen ist eine hohe Verfügbarkeit auch so wichtig.

Und die Outlook-Clients würde man dann selbst mit dem Exchange-Server abstimmen?

Die Clients können entweder im online Modus (alles wird vom Exchange gelesen) betrieben werden oder im Exchange Cache Modus. Dabei werden die Mails auf dem Client in einer .ost Datei zwischengespeichert.


Grundsätzlich wäre für 5 User ohne IT Kompetenz im eigenen Haus ein Hosted Exchange besser geeignet als ein eigener Exchange.

 

[AnnAluna90]

Also ich glaube ich habe alles soweit verstanden, danke :-)

 

[AnnAluna90]

Hallo, mir sind über Nacht noch ein paar Sachen eingefallen:
-Jeder Mitarbeiter legt sich in seinem Outlook ja möglicherweise eine "Postfächerstruktur" an, zum Beispiel nach Kunden sortiert oder nach Aufgaben oder sonstwie, und lagert da möglicherweise mails drin.
Werden diese individuellen Postfachstrukturen in den Outlook Clients gespeichert oder sind die im Exchange Server?
Werden die mails selbst auf dem Exchange aufbewahrt?

Mir geht es um das Szenerio: Umzug von eigenem Exchange-Server zu gehostetem Exchange-Server. Muss ich die lokalen Clients bzw. Einstellungen irgenwie sichern, oder kann ich die ganz entspannt einfach neu installieren, weil die Daten alle ja auf dem alten Exchange Server sind, der auf den neuen Hosted Exchange migriert wird.

("Neu-Installieren", weil wir den Wechsel des Exchange Servers eventuell gleich mit dem Wechseln auf Windows 10 verbinden wollen).

 

[snaxilian]

Das kommt drauf an Für den unwahrscheinlichen Fall, dass ihr am Client (Outlook) Mails nur per POP3 abruft, dann liegt diese Struktur nur am Client vor.
Regulär (IMAP) bzw. bei Nutzung eines Exchange-Servers ist Outlook nur ein Anzeigeclient für eure Emails. Wenn du da jetzt eine bestimmte Ordnerstruktur aufbaust, dann ist diese innerhalb des Postfaches. Kannst du auch ganz einfach testen: Lege im Outlook deine Struktur an und melde dich dann an einem anderen PC an, richte dort Outlook ein, warte den ersten Sync/Verbidung ab und trommelwirbel Ansicht ist identisch. Gleiches gilt, wenn du anstatt einem zweiten Outlook dich per OWA (vereinfacht gesagt: Der webmailer von Exchange, sofern korrekt konfiguriert und erreichbar) anmeldest. Auch dort siehst du dann die entsprechende Struktur. Heißt aber auch: Löscht du eine Mail in Outlook, dann ist die Mail auch im Exchange bzw. dem Postfach weg.
Gibt natürlich den Papierkorb und die gelöschten Elemente und im besten Fall hat man ggf. eine Mailarchivierung oder ist je nach Gewerbe auch erforderlich.

Auch ob und wie viel du migrieren musst hängt vom Einzelfall ab. In der Regel musst du aber jede Mailbox migrieren. Wenn(!) die Mailboxen direkt migriert werden und sich an der Domain und Domäne (das sind zwei verschiedene Dinge bzw. können es sein!) nix ändert, bekommen sogar deine Clients davon nix mit. Hängt aber ganz klar davon ab wie die Migration gemacht wird.
Das ist aber auch etwas, das man nicht in zwei Nachmittagen lernt und dann mal eben nebenbei machen kann.

Auf die Gefahr hin mich zu wiederholen: Warum einen hosted Exchange und nicht direkt office365?

 

[AnnAluna90]

Gut. Wenn die .ost Datei meines Postfaches auf meinem Rechner liegt (was sie tut, im Appdata-ordner) bedeutet es wohl, dass die clients die mails per pop3 beim Exchangeserver abholen, ja? Also müsste vor der Migration wohl erstmal umkonfiguriert werden.
Naja derjenige, der sich auch schon jetzt um den Exchange kümmert, würde das schon hinkriegen, ich wollte mich nur über die Hintergründe informieren.

Office 365 ist mir als (wer hätte das gedacht? <gg>) Office-Lösung ein Begriff. Du meinst, als Groupware wäre es auch eine Option? Nun wollen wir aber eigentlich nicht unseren übrigen Word/Powerpoint/Excell-Krams in die Cloud verlagern, und ob wir unsere mails von MS hosten lassen wollen, weiß ich auch nicht so genau.
Outlook hingegen (mit Exchange und Clients) ist bereits eingerichtet und wir haben unsere Kunde in den Kontakten und viele Mailvorlagen, die wir benötigen.

 

[arktom]

Nein, heißt es nicht. Wenn da OSTs sind, ist es IMAP/EAS, kein POP. Dann wären es PSTs.
Das wird nur lokal abgelegt, um das Scrollen pp. schneller zu machen. So passiert es auch beim Cache Modus beim Exchange. Wenn du den aus hast und dann z. B. Ordner XY im Unterordner Z des Posteingangs aufmachst, dauert es. Weil für den Schritt erst der Server kontaktiert werden muss, und nichts mehr offline liegt.
Verbraucht Platz (gerade bei Terminalservern ein Faktor), bringt aber auch recht viel Komfort, der es den allermeisten wert ist.

Office 365 bedeutet nicht, dass ihr alles in die Cloud legt. Für euch interessant ist dann in erster Linie Business Premium, oder, ohne Office (Achtung, das sind trotzdem Versionen, die du offline installieren kannst!) Business Essentials.
https://products.office.com/de-de/compare-all-microsoft-office-products?tab=2

Da ist der Online Exchange gleich bei.

Ansonsten kannst du auch einen Online Exchange anderer Anbieter nehmen. Wenn es euch nur auf die Kernfunktionen des Exchange ankommt und z. B. Azure für euch gar kein Faktor ist, spricht da eigentlich auch nicht viel gegen.

Edit: Aber jetzt mal eine doofe Frage: ihr habt jetzt schon einen Exchange?

 

[AnnAluna90]

Edit: Aber jetzt mal eine doofe Frage: ihr habt jetzt schon einen Exchange?

Ja, und auch jemanden, der den (nebenbei) betreut, das know-how für einen Umzug zum hosted Exchange sollte grundsätzlich da sein. Ich vermute mal, wenn uns ein Hoster als Kunde gewinnen will, bekommen wir auch von dem im Zweifelsfall Unterstützung bei der Migration.

Wieso hosted Exchange? Weil wir uns in dem Sinne professionalisieren wollen, dass wir uns den eigenen Server, dessen Betrieb weder unser Kerngeschäft noch unsere Kernkompetenz ist, nicht mehr ans Bein binden.

Office 365: okay wenn ihr das alle meint, sehe ich mir das mal genauer an bzw. spreche die Option an.

Danke für die Hilfe... :-)

 

[h00bi]

Office 365: okay wenn ihr das alle meint, sehe ich mir das mal genauer an bzw. spreche die Option an.

Das richtige Produkt für euch wäre vermutlich Office 365 Business Premium (10,50€/Monat).
Wenn ihr einen Terminalserver nutzt braucht ihr aber mindestens die E3 (19,70€/Monat).

Wenn da OSTs sind, ist es IMAP/EAS, kein POP

Als kleine Ergänzung:
EAS steht für Exchange Active Sync, oftmals auch nur Active Sync genannt und ist eigentlich der Standard wenn man einen MS Exchange mit Outlook nutzt.

 

[AnnAluna90]

Okay ich hole den thread nochmal hoch. Habe etwas recherchiert und gemerkt, dass Exchange Postfächer, wenn man 3 bis 4 braucht, schon eine mittlere dreistellige Summe im Jahr an Kosten verursachen.

Deswegen sehe ich mir die anderen Vorschläge nochmal genauer an. Wir benötigen gemeinsamen Kalender und und gemeinsame Kontakte. Optimal wäre, wenn sich die Groupware-Funktionalität unter Outlook realisieren ließe.
Domain und Mail-Postfächer sind ja durch die meisten Webhoster (wo zukünftig unsere Website gehostet wird), bereits abgedeckt.

Office 365 Business Premium klingt ganz gut. Würdet ihr empfehlen?

 

[snaxilian]

Microsoft liebt seine proprietären Protokolle. Buchst du "Groupware" bei einem Webhoster erhälst du u.U. IMAP und einen Caldav & Carddav Server für Mails, Kalender und Kontakte. Damit kann man recht gut arbeiten aber eben nicht mit Outlook sondern mit anderen Clients oder im Browser. Outlook kann diese offenen Protokolle und Standards von Haus aus nicht nutzen, nur mit Drittmitteln und Tools.

Office365 hingegen basiert auf Exchange und arbeitet damit sehr gut mit Outlook zusammen. Outlook und Exchange sind auch keine schlechten Produkte, solange man eben in dieser Welt bleibt und nicht mit anderen Protokollen es erzwingen will.

 

[arktom]

Du darfst natürlich nicht vergessen, dass ein lokaler Exchange auch zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet, der - um das sicher zu betreiben - nicht unterschätzt werden darf. Und da ist dann auch die Frage, wer und ob das jemand bei euch machen kann, oder ihr euch einen Dienstleister sucht. Und da seid ihr - je nach Region - bei ca. 120 - 160 € die Stunde.

 

[h00bi]

Das Hauptproblem ist eigentlich eher die Erreichbarkeit.
Hast du den Exchange lokal stehen und das 60€ Business VDSL ist gestört kommen auch keine emails rein. Im besten Fall bekommt der Absender eine NDR Nachricht, im schlimmsten Fall wird die Mail komplett verschluckt. Du weißt nicht Bescheid und der Kunde wartet auf Antwort.

Mit einer normalen Business Leitung würde ich daher niemals einen Exchange hosten.

Wenn ihr mit Outlook arbeiten wollt ist Exchange schon die richtige Wahl und o365 BP ist auch ein rundes Paket.
Eine andere Option ist NUR die Postfächer zu mieten (Exchange online, 3,40€ pro User https://products.office.com/de-de/exchange/exchange-online ) und das Office getrennt zu lizensieren.
Sachen wie OneDrive oder Sharepoint fallen dann natürlich raus.
Wenn du jetzt auf Office 2019 gehst bist du auch erstmal mehrere Jahre save.
Kannst du ja mal durchrechnen ob du Office lieber so kaufen willst oder übers o365 für +7€ im Monat.
Insbesondere wenn 1 User mehrere Geräte hat (PC in der Firma, Notebook, Home Office, Mac!, Handy, Tablet) dann ist die Lizenzierung über o365 besser, da du das Office pro User auf 5 Geräten installieren darfst.
Hast du viele Teilzeitkräfte die eigene Accounts haben, aber sich Systeme teilen ist Office zu kaufen vermutlich günstiger.

Wir hatten seit der o365 Migration keinen einzigen E-Mailausfall mehr, ich kanns nur empfehlen. Das einzig nervige ist, dass wir wegen dem Terminalserver eben leider das doppelte zahlen müssen wie von den Paketen her notwendig wäre.

 

[AnnAluna90]

Sorry ich kapiers nicht. Ich dachte, Exchange/Outlook wäre eine Alternative zu Office365.

Wir wollen keinen eigenen Exchange Server (mehr).

Welche Optionen/Alternativen gibt es?
Ich dachte:
1) Exchange Postfächer mieten (Mail und Groupware über Outlook-Clients)
2) Office365 (keine Ahnung, wie der Hoster mail und Groupware realisiert)

falsch gedacht?

 

[h00bi]

"Exchange Online" ist ein gemieteter Exchange-Dienst. Mircosoft kümmert sich um den Betrieb, du legst nur die Adressen und so an.
In Office 365 Business Premium ist Exchange Online enthalten, man kann Exchange Online aber auch separat bestellen.