@7hyrael
Du sprachst davon, dass es einen Unterschied anhand der Menge oder der Art des Artikels gibt. Das ist nicht korrekt, ich habs auch aus erster Hand, anwaltlich abgeknickt. Ebenso das es in deinem Beispiel unterschiedliche Speicherdauer gibt, ebenfalls aufgrund Anzahl und Art des Artikels. Auch das ist falsch. Es gibt unterschiedliche Zeiträume, was wie lange gespeichert werden muss. Das ist richtig. Und ebenso, dass es derzeit keine automatisierte Lösung gibt, die das 100% genau erkennt. Das weiß allerdings auch die Rechtsprechung. Zudem betrifft dies nur die Archive, die die aktiven Arbeitsumgebungen. Man darf getrost davon ausgehen, dass niemand, schon gar nicht kleine Betrieb, dazu gezwungen wird, seine Mail- und Geschäftsarchive manuell nach den Daten zu durchforsten, ob da manches vll. doch bereits nach 6 Jahren weg könnt statt nach den üblicheren 10 Jahren und dafür Strafen verhängen. Sofern erkennbar ist, und hier spricht die DSGVO auch von Verhältnismäßigkeit, dass entsprechende Maßnahmen getroffen wurden, der DSGVO sorge zu tragen in seinen Archiven, wird dies ausreichend sein. Das heißt, solange keine automatisierten Lösungen existent sind für Archivprogramme und die Daten nach 10 Jahren vernichtet werden, ist man dem möglichen nachgekommen.
Gibt es dann Möglichkeiten aber die Software plus Migration sprengt den Rahmen, was bei kleineren Unternehmen durchaus aus sein kann, auch dann ist man safe. Den die DSGVO besagt klar, dass die Kosten im Verhältnis für das Unternehmen tragbar sein müssen. Das heißt klipp und klar, niemand muss eine Lösung implementieren, die ihn von den Kosten her ruiniert und ebenso werden andere Maßstäbe an Facebook und Co gelegt als an den Mittelstand aus deinem Industriegebiet.
Vll solltest du erstmal die DSGVO mit Anmerkungen lesen und verstehen statt dich auf dein Halbwissen zu verlassen, weil dir irgendwer sagt, welche Logiken du irgendwo einbauen musst...
Davon abgesehen gibt es für Geschäftsunterlagen weitgehend nur 2 Fristen: 6 und 10 Jahre. Quelle: PDF der Handelskammer Hamburg "Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen". Und diese beiden Fristen lassen sich ziemlich gut trennen, wenn man es von Beginn an macht. Sprich die Archive werden sich darauf anpassen, für bestehende Archive ist eine Differenzierung automatisierter Art nahezu unmöglich, daher ist fraglich, ob hier je ein Verfahren gegen irgendwen eröffnet wird.