Papierloses Büro?

[AgentHawk]

Hi

ich bin am überlegen komplett auf Digital zu wechseln und alle Ordner zu Digitalisieren. Nun ist das eine menge Arbeit und ich bin mir noch nicht sicher ob sich der Aufwand lohnt.

• Gibt es spezielle Programme womit ich einen ganzen Ordner der bei mir im Schrank steht als eine PDF speichern kann und diese dann am besten auch noch durchsuchbar ist?
  
  
• Hat wer von euch vllt schon auf Papier verzichtet und kann mir evtl gute Tipps geben?
  
  
• Mein Scanner packt zum Glück nen halben Ordner auf einmal - sollte ich diesen schon direkt mit der Bild zu Text Funktion Scannen oder gibt es dafür bessere Programme die dann der Rechner/Server erledigt?

Wie ihr seht, steh ich noch komplett am Anfang - finde die Idee aber einfach Klasse. Statt teils lange nach einem bestimmten Papier zu suchen - einfach per Tags nach suchen etc.

Grüße

 

[Cookieforaday]

Ich kann dir leider nicht helfen, aber wenn alles gut sortiert ist, sollte das suchen doch schnell vonstatten gehen.

 

[xvaranx]

Was für einen Scanner hast Du?

 

[Candy_Cloud]

PDF Dateien können Inhaltsverzeichnisse haben. Diese kann auch von einer Archivierungssoftware erstellt werden.
Aber besser keinen alten Xerox Kopierer dazu nutzen

Ich kann auf Papier nicht verzichten. Da es Sachen gibt die heute immer noch unterschrieben sein müssen vor dem Faxen. Allerdings druck ich sonst wirklich nichts mehr aus. Also wenn man digital signiert dann geht das schon.

Was du jedenfalls brauchst ist eine Software die deine Scans in editierbaren Text umwandelt. Wie gesagt das Stichwort ist Archivierung.

 

[Benjamin6972]

Hallo,

ich kann dir sagen, dass es unter Linux möglich ist ein Dokument als ganzes zu speichern, d. h. beim scannen wird eine Seite zu der nächsten Seite hinzugefügt.

Geht zügig, ist aber dennoch ein Aufwand.

 

[xvaranx]

Hallo,

ich kann dir sagen, dass es unter Linux möglich ist ein Dokument als ganzes zu speichern, d. h. beim scannen wird eine Seite zu der nächsten Seite hinzugefügt.

Geht zügig, ist aber dennoch ein Aufwand.

Um welches Linux-Programm handelt es sich denn?

 

[Benjamin6972]

@xvaranx: "simple scan"

 

[Snooty]

Klingt so, als hast du einen Einzugsscanner; würde mich wundern, wenn der nicht automatisch ein PDF daraus erstellen kann. Evtl. auch mit Texterkennung (OCR).

Guck doch mal, ob's beim Hersteller Software zum Download gibt.

 

[Seiyaru2208]

Die ganze Nummer steht und fällt mit einem anständigen Scanner, sprich er muss einen automatischen Einzug haben und sollte nicht ewig für 1 Seite benötigen.

Software gibt es ja im Grunde wie Sand am mehr.

Aus eigener Erfahrung macht es auch Sinn, sich mal über ein Tablet mit guten Stift Gedanken zu machen, damit deine Notizen sich direkt digital vorliegen und archiviert werden können.

Am Ende wird es einiges an Zeit und auch an Geld kosten diesen Weg zu beschreiten aber er lohnt sich.

 

[AgentHawk]

Klar kann das mein Scanner Nur geht es mir ja nicht um die Funktion PDF sondern eher das richtige Archivieren und umgehen mit diesen Dateien.

Aktuell ist es so - ich brauche eine Rechnung xy und weiß dann es ist in dem Ordner xy unter abc. Da blätter ich mich dann durch und habe sie dann. Wie löse ich das aber am besten mit den PDFs?
Ich kann ja schlecht zu jeder Seite mehrere Schlagwörter schreiben etc. Da brauche ich halt eine Lösung womit ich das am besten ablegen kann.

Ich glaube das Stichwort von @Candy_Cloud war da schon ganz gut. Habe da jetzt schon einiges an Software gefunden.

 

[xvaranx]

Danke für den Tipp. Simple Scan benutze ich auch kombiniert mit einem hp-Drucker, wusste aber von der Sortierung nichts.

 

[Radde]

Es kommt wohl darauf an, wie fein die Suche nach den einzelnen Dokumenten sein soll.
Wenn du je Ordner eine einzelne PDF-Datei machst und dann mittels Texterkennung im Ordner suchen willst, dann geht das auf jeden Fall. Was natürlich problematisch ist, ist wenn sich an dem Ordner-PDF etwas ändert und du z. B. in der Mitte eine Seite hinzufügen willst.

Wir benutzen in der Firma Windream. Dabei kannst du die Dokumente 1. durchsuchbar machen, 2. mit Indexinformationen (Datum, Absender, Empfänger, Stichworte, ...) versehen und 3. in deiner Ordnerstruktur ablegen.
Das schöne ist, dass man nach den Indices beliebig suchen kann. (Das geht natürlich nur für die Sachen in denen ein Index vorhanden ist). Man kann z. B. suchen nach:

• Datum: 01.09.2016 - 30.09.2016
• Stichwort: Rechnung
• Empfänger: Kunde_XY

Dir werden dann alle Dokumente angezeigt, auf die die Suche passt. Auch Emails werden über Windream abgelegt. Aus MS Outlook sind die Informationen Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit und Betreff automatisch hinterlegt.

Das System ist eigentlich ziemlich gut. Der einzige Haken ist, dass es nur wirklich gut ist, wenn man wirklich konsequent damit arbeitet - und zwar alle Mitarbeiter. Sonst muss man doch wieder händisch suchen.

Edit:
Windream sucht bei Bedarf natürlich auch im Volltext innerhalb von PDFs, docx, pptx, xlsx, ... .

 

[cumulonimbus8]

Hat wer von euch vllt schon auf Papier verzichtet und kann mir evtl gute Tipps geben?

ad 1 - es gibt Originale bei denen du auf Papier nicht verzichten kannst / darfst.

ad 2 - ich verzichte auf Papier weder in der Kaffeemaschine noch auf dem Örtchen!!

CN8

 

[RedAdair]

Hallo zusammen

ich stand vor nem Jahr vor dem gleichen "Problem" - Ich hatte die Ordner suche Satt - zumal der Rechner so oder so läuft - und die Suche über den PC deutlich angenehmer ist.

Ich habe vorher recht viel im Netz gelesen - da gibt es auch diverse (meist)kostenpflichtige Ansätze. Ich brauche das für einen kleinen 2-3 Personen Haushalt - also nix wildes.

Ich habe es folgendermaßen gemacht:

Alle post die Ankommt öffnen und wenn nötig reagieren.
Die Post landet in einer Schublade - diese wird 1x in der Woche "geleert".
D.H. Ab zum Schreibtisch - dort wird entsprechend sortiert.
Ich persönlich unterscheide die Post in 3 Arten
1- lesen und wegwerfen (Infobriefe / Werbebriefe meist freundlicherweise als Dialogpost gekennzeichnet - warum eigentlich dialog?
2- Lesen, einscannen und wegwerfen (Das muss jeder für sich selbst entscheiden - ich werfe mittlerweile bis auf Behörden schreiben bzw. Finanzamt so ziemlich alles weg.
3. Lesen, einscannen und Abheften. Dazu habe ich mir von Zweckform kleine Aufkleber ausgedruckt- mit meinem Kürzel, Jahr und einer laufenden Nummer (z.B. "Jo_2016_14") Vor dem Scannen wird auf jedes neue Dokument entsprechend ein Aufkleber gemacht - nach dem Scannen werden die Dokumente der Reihe nach Weggeheftet. Das kann man auch mit einem Paginierstempel machen der Kostet aber ab 50€

Die Gescannten Dokumente im durchsuchbaren pdf Format benenne ich noch nach einem entsprechenden Muster um (zb. 2016_10_08_Rechnung_Schreibtisch) und packe sie auf dem Rechner in eine Ordnerstruktur [2016] [Name] [Rechnungen]

Wenn ich dann etwas Suche öffne ich den Dokumentenordner und über die Suchfunktion komm ich dann super zurecht (da die Dateinamen einige Schlagworte enthalten). Sollte ich ein Dokument dann tatsächlich physikalisch suchen - habe ich das Jahr und die laufende Nummer - das ist dann total unproblematisch.

Ach ja - als tatsächliche Aufwendung habe ich mir einen vernünftigen Scanner gekauft (Duplexscan und automatisch durchsuchbare PDF usw) der hat mich als Rückläufer knapp 100€ gekostet - ist sein Geld aber echt wert (Fujitsu ScanSnap S1300i)

Das klingt vielleicht alles total aufwändig - aber wie schon geschrieben - in einem kleinen Haushalt mit "normalem Postaufkommen" problemlos zu bewältigen. Man muss halt tatsächlich dran bleiben und regelmäßig Scannen - dann ist das ne Sache von Minuten.

Ach ja - bis jetzt habe ich mich noch nicht überwunden meine alten Ordner zu Scannen - mache das "neue" System schon 1,5 Jahre und musste nur äußerst Sporadisch an die alten Ordner ran - glaub da steht der Nutzen zum Aufwand in keinem Verhältnis (zumindest für mich).

Ich hoffe ich konnte dir damit etwas helfen

Gruß RedAdair

 

[woodpeaker]

Im Privaten mag das gehen, obwohl auch da dann immer noch die Aufbewahrungspflicht für eingereichte Belege besteht.
Somit hat man doppelte Arbeit für die gleiche Sache und im gewerblichen Bereich macht das FA bis jetzt durch das Thema eh einen fetten Strich.
Verstehe also den Nutzen nicht so ganz. Und bei einem Hardwarecrash schaut man ganz tief ins Ofenrohr.

 

[AgentHawk]

@RedAdair dank dir für die Super Antwort.


@woodpeaker Das ist m.M.n nicht ganz korrekt. Soweit ich das nachlesen konnte akzeptiert selbst das Finanzamt mittlerweile fast alles, wenn es vernünftig eingescannt ist. (Darf nicht veränderbar etc sein)

Und Daten werden natürlich mehr als einmal gesichert und das auch nicht nur an einem Ort.

 

[RedAdair]

Ja richtig- Eine Vernünftige Datensicherung setzt ich einfach mal voraus - so clever sollte jeder sein dass er nicht auf die idee kommt sämtliche Korrespondenz auf 1 Festplatte/Recher zu lagern.

Ich schrieb ja auch - für mich privat. Es ist echt lächerlich wenig was ich in der Zeit tatsächlich wegheften musste.

Ich hab das Rad ja auch nicht erfunden - hab mir ein paar systeme angeschaut und für mich entsprechend angepasst.

Was mir persönlich wichtig war - der Scanner. Habs ganz zu beginn mit dem AIO Gerät versucht. Bei jeder doppelseitig gedruckten Rechnung habe ich regelmässig einen Anfall bekommen. Jetzt dank Duplex Scan und Scan/sortier Software alles sehr problemlos.

 

[halwe]

Danke RedAdair auch meinerseits. Du hast eine praktikable Variante beschrieben.
Da mein Brother Drucker auch Duplex / OCR scannt und ich auch jetzt schon fast alles einscanne, hast du mich ermutigt, öfter auch mal Dokumente zu entsorgen.
Das einzige Problem, was ich sehe, ist die Bewältigung der Altdokumente. Was nützt mir die digitale Ablage, wenn wichtige Grundlagendokumente nach wie vor nur auf Papier vorliegen. Und, wie auch du festgestellt hast, ist das Nachscannen so eine Sache.

 

[RedAdair]

Ich verschaffe anderen gerne zusätzliche Arbeit

Ne quatsch - ich habe mir mal vorgenommen im nächsten Urlaub die alten Ordner durchzuarbeiten.
Die werde ich dann wahrscheinlich auch so strukturieren - nur ohne die Aufkleber. Das sind (zumindest bei mir) eine ziemlich überschaubare anzahl an "Zugriffen" auf das bestehende/alte.

Es weiß ja jeder selbst am besten wie viel und wie oft man auf die alten Dokumente zurückgreift. Dementsprechend würde ich da auch beim Scannen vorgehen.

Hab mir auch sehr lange schwer damit getan - und die ersten Wochen war es EXTREM komisch die Unterlagen zu schreddern - aber man gewöhnt sich sehr schnell dran. Wenn man dann noch aus der Ferne auf die Daten zugreifen kann - auch sehr schön. Hatte ich letztens bei der Arbeit erst wieder. Musste einen FoBi Antrag ausfüllen - musste das Datum der vorherigen angeben - kurz gesucht - angesehen und eingetragen.

 

[Lars_SHG]

.......halte ich für nicht sinnvoll.
Einfach mal nachgedacht, ich brauche ständig Akten die vielleicht auch mal älter als 15 Jahre sind - wie willst Du das mit PC realisieren bei den ständigen Formatwechseln und technischen Änderungen bei Hard- und Software?
Ich stelle jetzt schon fest, dass nach dem jüngst durchgeführten update auf Office 2016 und einem komplett neuen Restsystem einige Dateien nicht mehr ohne weiteres lesbar sind. Andere sind aus unerklärlichen Gründen in der Qualität nahezu unbrauchbar (meist Bilder oder Zeichnungen), trotz digitaler Lagerung!?!

Von den kleinen aber komplizierten Problemen noch gar nicht gesprochen - wir haben z. B. 3 Lieferanten, die Ihre Rechnungen nicht in A4 Form sondern in Überlänge senden. Viel Spaß beim scannen von Seiten die ~10 cm länger sind als A4.

Dann die Datensicherheit - einmal in den letzten 10 Jahren ist ein Netzteil derart durchgeknallt, dass es auch die Festplatten im Rechner mitgenommen hat! Theoretisch also 2 PC notwendig oder eben separate Sicherungsanlage mit mind. 3 unabhängigen Stufen.
Das wird aber sehr teuer, da man ja alle paar Jahre die Festplatten wechseln muss.

Ich habe es natürlich nicht durchgerechnet, aber ich denke die digitale Lagerung ist erheblich teurer und Ressourcen hungriger auf lange Sicht.

Am besten ist wohl eine Kombination. Alles wichtige wie auch Rechnungen, Inventuren etc. auch mind. 1x ausdrucken. Die alltägliche Post, Schriftverkehr, Werbung kann man natürlich sehr gut digital vornehmen.